Liens

Comment ajouter des liens vers des pages Web dans le Centre de connaissances, les ouvrir, les assigner, puis les renommer, les modifier ou les supprimer.

Un lien est une ressource (tout élément que vous conservez dans le Centre de connaissances) qui pointe vers une page Web à l'extérieur de Joy. Grâce aux liens, vous pouvez garder des contenus Web utiles dans le Centre de connaissances, à côté de vos FlexDocs et de vos fichiers, pour que votre équipe trouve tout au même endroit. Vous pouvez par exemple ajouter un lien vers le portail de votre fournisseur d'avantages sociaux, une page gouvernementale sur la sécurité au travail ou un webinaire enregistré.

Comme les autres ressources, les liens sont rangés dans des dossiers, et vous pouvez assigner un lien aux membres de votre équipe pour qu'ils l'ouvrent dans le cadre de leurs tâches.

Joy enregistre le lien, et non la page Web elle-même. L'Assistant de connaissances, l'outil de conversation IA de Joy, ne peut donc pas répondre aux questions sur le contenu de la page liée. Si vous voulez que l'Assistant utilise ce contenu, ajoutez-le plutôt sous forme de fichier ou de FlexDoc.

Consulter un lien

Pour consulter un lien, suivez ces étapes.

Accédez au Centre de connaissances.

Trouvez le lien.

Vous pouvez parcourir les dossiers ou utiliser la barre Rechercher pour le chercher. Pour afficher seulement les liens, vous pouvez cliquer sur  Filtrer, puis sélectionner Lien sous Type.

Cliquez sur le lien.

Le panneau Lien s'ouvre.

Cliquez sur  Ouvrir le lien.

La page Web s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.

Vous pouvez aussi ouvrir la page Web en cliquant sur  Ouverte dans le panneau.

Afficher les détails d'un lien

Si vous avez l'accès Administrateur, vous pouvez obtenir plus d'information sur un lien dans son panneau. Cliquez sur  Gérer dans le panneau pour passer de l'aperçu à deux onglets : Vue d'ensemble et Détails.

L'onglet Vue d'ensemble affiche la description À propos du lien et la façon dont les utilisateurs s'en servent :

  • Total des affectations correspond au nombre de fois que le lien a été assigné.
  • Moy. jours pour compléter indique le nombre moyen de jours que les utilisateurs ont pris pour terminer le lien après qu'il leur a été assigné.
  • Le graphique Activité au fil du temps montre combien de fois le lien a été assigné au cours de chacun des six derniers mois.

L'onglet Détails contient les champs et paramètres du lien.

Pour revenir à l'aperçu, cliquez sur  Aperçu.

Champs et paramètres d'un lien

Les champs et paramètres du lien se trouvent dans l'onglet Détails, répartis en trois sections.

Renseignements de base

  • Titre : Le nom que les utilisateurs voient dans le Centre de connaissances. Choisissez un nom qui indique aux utilisateurs ce qu'ils trouveront sur la page, comme Portail d'inscription aux avantages sociaux, plutôt que l'adresse du site Web.
  • Statut : Indique si le lien est actif. Désactivez Actif pour faire du lien un brouillon, que seuls les utilisateurs ayant un accès Administrateur peuvent voir.
  • À propos : Une courte description du lien. Servez-vous-en pour préciser le sujet de la page Web et à qui elle s'adresse, afin que les utilisateurs puissent juger s'ils en ont besoin. Le texte À propos aide aussi les utilisateurs à trouver le lien quand ils font une recherche dans le Centre de connaissances.
  • Créé par (lecture seule) : L'utilisateur qui a ajouté le lien, et la date de l'ajout.
  • Dernière modification par (lecture seule) : L'utilisateur qui a modifié les détails du lien en dernier, et la date de la modification.

Apparence

  • Image de bannière de ressource : L'image qui s'affiche dans le haut du panneau du lien. Vous pouvez sélectionner l'une des bannières prédéfinies ou téléverser votre propre image. Si vous téléversez une image, vous pouvez choisir son style :
    • Ajuster : Affiche l'image entière, mais si elle ne remplit pas la bannière, un espace vide peut apparaître autour. Vous pouvez choisir une Couleur d'arrière-plan pour cet espace vide.
    • Remplir : Couvre toute la bannière, mais les bords de l'image peuvent être rognés.

Avancé

  • ID de l'API (lecture seule) : L'identifiant qui vous permet de faire référence au lien si vous utilisez l'API de JoySuite.

Ajouter un lien

Seuls les utilisateurs ayant l'accès Administrateur peuvent ajouter, modifier, assigner et supprimer des liens.

Pour ajouter un lien, suivez ces étapes.

Accédez au Centre de connaissances.

Accédez au dossier où vous voulez ajouter le lien.

Vous pouvez sauter cette étape pour ajouter le lien au premier niveau du Centre de connaissances.

Cliquez sur + Créer, puis sur Ajouter un lien.

La fenêtre Ajouter un lien s'ouvre.

Dans le champ URL, saisissez l'adresse Web de la page.

Si vous omettez https://, Joy l'ajoute pour vous. Quand vous passez au champ suivant, Joy remplit le champ Nom du lien avec le domaine du site Web, comme www.example.com.

Dans le champ Nom du lien, saisissez un nom clair pour le lien.

Ce nom devient le Titre du lien, soit le nom que les utilisateurs voient dans le Centre de connaissances. Il peut compter jusqu'à 150 caractères.

Cliquez sur Ajouter.

Votre lien apparaît dans le dossier. Il est actif immédiatement, donc les utilisateurs peuvent le voir et l'ouvrir.

Après avoir ajouté un lien, vous pouvez rédiger une description dans le champ À propos pour que les utilisateurs sachent à quoi sert la page.

Assigner un lien

Vous pouvez assigner un lien à vous-même ou à d'autres utilisateurs. Une fois assigné, le lien apparaît dans leur page Tâches comme une tâche à terminer, ce qui vous permet de suivre leur progression.

Pour assigner un lien, ouvrez son panneau et cliquez sur l'icône  Plus d'actions, puis sur Assigner. Dans la fenêtre Assigner, vous choisissez à qui assigner le lien et la date d'échéance.

Vous pouvez aussi assigner un lien à partir du Centre de connaissances en cliquant sur l'icône  Plus d'actions du lien, puis sur Assigner. Pour assigner plusieurs ressources à la fois, utilisez les actions groupées.

Renommer un lien et modifier ses paramètres

Vous pouvez renommer un lien en changeant son Titre. Vous pouvez aussi modifier son statut, sa description et son image de bannière.

Pour changer l'adresse Web d'un lien, ajoutez un nouveau lien pour le remplacer, puis supprimez l'original.

Pour renommer un lien ou modifier ses paramètres, suivez ces étapes.

Accédez au panneau Lien.

Les étapes de la section Consulter un lien expliquent comment l'ouvrir.

Cliquez sur  Gérer.

Les onglets Vue d'ensemble et Détails s'affichent.

Accédez à l'onglet Détails.

Cliquez sur l'icône  Modifier les détails.

Les champs deviennent modifiables. La liste des champs explique le rôle de chacun.

Apportez vos modifications.

Cliquez sur  Enregistrer.

Joy enregistre vos modifications.

Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône  Plus d'actions du lien dans le Centre de connaissances, puis sur Modifier les détails.

Vous pouvez déplacer un lien vers un autre dossier de la même façon que toute autre ressource.

Supprimer un lien

La suppression d'un lien le retire du Centre de connaissances. La page Web elle-même n'est pas touchée.

Pour supprimer un lien, suivez ces étapes.

Accédez au panneau Lien.

Les étapes de la section Consulter un lien expliquent comment l'ouvrir.

Cliquez sur l'icône  Plus d'actions, puis sur Supprimer.

La fenêtre Supprimer la ressource ? s'ouvre.

Cliquez sur Supprimer.

Le lien est retiré de votre Centre de connaissances.

La suppression d'un lien est irréversible. Pour masquer un lien aux utilisateurs qui n'ont pas l'accès Administrateur sans le supprimer, désactivez plutôt Actif.