Fichiers
Comment téléverser des fichiers dans le Centre de connaissances, les consulter, les télécharger et modifier leurs paramètres.
Vous pouvez ajouter des fichiers au Centre de connaissances, à côté de vos FlexDocs et de vos autres ressources. Par exemple, vous pouvez téléverser un PDF, un document Word, une feuille de calcul, une image ou une vidéo.
Une fois téléversé, le fichier apparaît dans votre Centre de connaissances, où vous pouvez l'afficher en aperçu, le télécharger, l'assigner et le gérer.
Comme pour les autres ressources, vous pouvez poser des questions à l'Assistant de connaissances sur vos fichiers, y compris sur leur contenu. Par exemple, si vous téléversez une feuille de calcul des dépenses annuelles de votre entreprise, vous pouvez demander : « Quels services ont dépassé leur budget l'an dernier? »
Types de fichiers pris en charge
Vous pouvez ajouter les types de fichiers suivants à Joy :
| Type | Formats | Taille maximale |
|---|---|---|
| Documents | PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT | 50 Mo |
| Feuilles de calcul | XLS, XLSX, CSV | 50 Mo |
| Images | PNG, JPEG, GIF, WEBP, SVG | 5 Mo |
| Audio | MP3 | 5 Go |
| Vidéo | MP4, WEBM, MOV | 5 Go |
| Paquets SCORM | ZIP | 5 Go |
Téléverser un fichier
Pour téléverser un fichier :
Ouvrez le Centre de connaissances à partir du menu principal.
Accédez au dossier où vous voulez ajouter le fichier.
Cliquez sur + Créer, puis sur Téléverser un fichier.
Sélectionnez le fichier à téléverser.
Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers pour les téléverser en même temps.
Cliquez sur Ouvrir.
Le fichier est téléversé et ajouté à votre Centre de connaissances.
Après le téléversement, Joy traite le fichier pour que l'Assistant de connaissances puisse répondre à des questions à son sujet. Vous ne pourrez pas modifier, déplacer ni supprimer le fichier avant la fin de ce traitement.
Par défaut, le nom du fichier sert de titre, mais vous pouvez le changer et ajouter une description.
Afficher l'aperçu d'un fichier
Pour afficher l'aperçu d'un fichier :
Ouvrez le Centre de connaissances à partir du menu principal.
Trouvez le fichier.
Parcourez les dossiers du Centre de connaissances ou utilisez la barre Rechercher pour le trouver par son nom.
Cliquez sur le fichier.
Un panneau s'ouvre avec un aperçu du fichier.
Si aucun aperçu n'est disponible, vous devrez télécharger le fichier pour en consulter le contenu.
Télécharger un fichier
Pour télécharger un fichier, affichez l'aperçu du fichier, puis cliquez sur l'icône Télécharger.
Assigner un fichier
Vous pouvez assigner un fichier à vous-même ou à un autre utilisateur. Une fois assigné, le fichier apparaît dans sa page Tâches comme un élément à terminer, ce qui facilite le suivi de la progression.
Pour assigner un fichier, affichez l'aperçu du fichier, puis cliquez sur l'icône Plus d'actions et sélectionnez Assigner.
Vous pouvez aussi assigner un fichier à partir du Centre de connaissances en cliquant sur l'icône Plus d'actions et en sélectionnant Assigner. Pour assigner plusieurs fichiers à la fois, utilisez les actions groupées.
Afficher les détails d'un fichier
Pour obtenir plus d'information sur un fichier :
Repérez le fichier dans votre Centre de connaissances.
Vous pouvez trouver le fichier en accédant à son dossier ou en faisant une recherche.
Cliquez sur l'icône Plus d'actions et sélectionnez À propos.
Un panneau s'ouvre avec un aperçu du fichier.
Cliquez sur Gérer.
Le panneau Administration du fichier s'affiche. Il comporte deux onglets : Vue d'ensemble et Détails.
Onglet Vue d'ensemble
L'onglet Vue d'ensemble affiche la description du fichier.
Onglet Détails
L'onglet Détails contient les champs et paramètres du fichier.
Pour passer de l'information sur le fichier à un aperçu du fichier, cliquez sur Aperçu.
Modifier les paramètres d'un fichier
Pour modifier les paramètres d'un fichier :
Affichez les détails du fichier.
Le panneau Administration du fichier s'ouvre.
Accédez à l'onglet Détails.
Tous les champs et paramètres du fichier se trouvent ici.
Cliquez sur l'icône Modifier.
Les champs deviennent modifiables.
Modifiez les champs et paramètres du fichier.
Vous trouverez la description des champs et paramètres du fichier plus bas.
Cliquez sur l'icône Enregistrer.
Vos modifications sont enregistrées.
Si le fichier est encore en cours de traitement, vous ne pourrez pas modifier ses paramètres. Réessayez dans quelques minutes.
Vous pouvez aussi modifier les paramètres d'un fichier en cliquant sur l'icône Plus d'actions, accessible à partir du fichier dans le Centre de connaissances ou pendant que vous consultez le fichier, puis en sélectionnant Modifier les détails.
Supprimer un fichier
Pour supprimer un fichier :
Cliquez sur l'icône Plus d'actions et sélectionnez Supprimer.
La fenêtre Supprimer la ressource ? s'ouvre.
Cliquez sur Supprimer.
Le fichier est retiré de votre Centre de connaissances.
La suppression d'un fichier est irréversible. Si vous voulez conserver le fichier, mais le rendre visible seulement aux administrateurs, réglez plutôt son Statut à Inactif.
Champs et paramètres d'un fichier
Tous les champs et paramètres du fichier se trouvent dans l'onglet Détails du panneau Administration du fichier, répartis en trois sections.
Renseignements de base
- Titre : Le nom du fichier. Choisissez un nom clair et précis, qui donne assez de détails pour que les utilisateurs sachent ce qu'ils trouveront dans le fichier.
- Statut : L'état du fichier (par exemple, Actif ou Inactif). Les fichiers inactifs sont visibles seulement par les utilisateurs ayant un accès Administrateur.
- À propos : Une description du fichier. C'est l'endroit idéal pour donner à vos utilisateurs une vue d'ensemble du fichier afin qu'ils puissent juger s'il répond à leurs besoins. Par exemple, vous pouvez expliquer ce qu'est le fichier, ce qu'il contient ou à qui il s'adresse.
Apparence
- Image de bannière de ressource : L'image qui s'affiche dans le haut du panneau du fichier. Vous pouvez sélectionner l'une des bannières prédéfinies ou téléverser votre propre image.
Avancé
- ID de l'API (lecture seule) : L'identifiant qui vous permet de faire référence au fichier si vous utilisez l'API de Joy.