Dateien
So laden Sie Dateien in das Knowledge Center hoch, zeigen sie an, laden sie herunter und bearbeiten ihre Einstellungen.
Sie können dem Knowledge Center neben Ihren FlexDocs und anderen Inhalten auch Dateien hinzufügen. Sie können zum Beispiel eine PDF-Datei, ein Word-Dokument, eine Tabelle, ein Bild oder ein Video hochladen.
Nach dem Hochladen erscheint die Datei in Ihrem Knowledge Center. Dort können Sie sie in der Vorschau anzeigen, herunterladen, zuweisen und verwalten.
Wie bei anderen Inhalten können Sie dem Wissensassistenten Fragen zu Ihren Dateien und deren Inhalt stellen. Wenn Sie zum Beispiel eine Tabelle mit den jährlichen Ausgaben Ihres Unternehmens hochladen, können Sie fragen: „Welche Abteilungen haben im letzten Jahr ihr Budget überschritten?“
Unterstützte Dateitypen
Sie können Joy die folgenden Dateitypen hinzufügen:
| Typ | Formate | Maximale Größe |
|---|---|---|
| Dokumente | PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT | 50 MB |
| Tabellen | XLS, XLSX, CSV | 50 MB |
| Bilder | PNG, JPEG, GIF, WEBP, SVG | 5 MB |
| Audio | MP3 | 5 GB |
| Video | MP4, WEBM, MOV | 5 GB |
| SCORM-Pakete | ZIP | 5 GB |
Eine Datei hochladen
So laden Sie eine Datei hoch:
Öffnen Sie im Hauptmenü das Knowledge Center.
Wechseln Sie zu dem Ordner, dem Sie die Datei hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf +Neu und dann auf Datei hochladen.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten.
Sie können mehrere Dateien auswählen, um sie gleichzeitig hochzuladen.
Klicken Sie auf Öffnen.
Die Datei wird hochgeladen und Ihrem Knowledge Center hinzugefügt.
Nach dem Hochladen verarbeitet Joy die Datei, damit der Wissensassistent Fragen dazu beantworten kann. Solange die Verarbeitung läuft, können Sie die Datei nicht bearbeiten, verschieben oder löschen.
Standardmäßig wird der Dateiname als Titel verwendet. Sie können ihn aber ändern und eine Beschreibung hinzufügen.
Eine Datei in der Vorschau anzeigen
So zeigen Sie eine Datei in der Vorschau an:
Öffnen Sie im Hauptmenü das Knowledge Center.
Suchen Sie die Datei.
Durchsuchen Sie die Ordner im Knowledge Center, oder suchen Sie die Datei über die Leiste Suchen nach ihrem Namen.
Klicken Sie auf die Datei.
Ein Panel mit einer Vorschau der Datei wird geöffnet.
Wenn keine Vorschau verfügbar ist, müssen Sie die Datei herunterladen, um ihren Inhalt anzusehen.
Eine Datei herunterladen
Um eine Datei herunterzuladen, zeigen Sie die Datei in der Vorschau an und klicken dann auf das Symbol Herunterladen.
Eine Datei zuweisen
Sie können eine Datei sich selbst oder einem anderen Benutzer zuweisen. Nach der Zuweisung erscheint sie auf der Seite „Aufgaben“ des Benutzers als Element, das erledigt werden muss. So lässt sich der Fortschritt leicht verfolgen.
Um eine Datei zuzuweisen, zeigen Sie die Datei in der Vorschau an, klicken dann auf das Symbol Weitere Aktionen und wählen Zuweisen aus.
Sie können eine Datei auch direkt im Knowledge Center zuweisen: Klicken Sie auf das Symbol Weitere Aktionen, und wählen Sie Zuweisen aus. Um mehrere Dateien gleichzeitig zuzuweisen, verwenden Sie Massenaktionen.
Details einer Datei anzeigen
So erhalten Sie weitere Informationen zu einer Datei:
Suchen Sie die Datei in Ihrem Knowledge Center.
Sie finden die Datei, indem Sie ihren Ordner öffnen oder danach suchen.
Klicken Sie auf das Symbol Weitere Aktionen, und wählen Sie Info aus.
Ein Panel mit einer Vorschau der Datei wird geöffnet.
Klicken Sie auf Verwalten.
Die Ansicht wechselt zum Panel Dateiverwaltung mit zwei Tabs: Übersicht und Details.
Tab „Übersicht“
Der Tab Übersicht zeigt die Beschreibung der Datei an.
Tab „Details“
Der Tab Details enthält die Felder und Einstellungen der Datei.
Um von den Informationen zu einer Datei zur Vorschau der Datei zu wechseln, klicken Sie auf Vorschau.
Einstellungen einer Datei bearbeiten
So bearbeiten Sie die Einstellungen einer Datei:
Zeigen Sie die Details der Datei an.
Das Panel Dateiverwaltung wird geöffnet.
Wechseln Sie zum Tab Details.
Hier finden Sie alle Felder und Einstellungen der Datei.
Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten.
Die Felder werden bearbeitbar.
Bearbeiten Sie die Felder und Einstellungen der Datei.
Beschreibungen der Felder und Einstellungen der Datei finden Sie weiter unten.
Klicken Sie auf das Symbol Speichern.
Ihre Änderungen werden gespeichert.
Solange die Datei noch verarbeitet wird, können Sie ihre Einstellungen nicht bearbeiten. Versuchen Sie es in ein paar Minuten erneut.
Sie können die Einstellungen einer Datei auch bearbeiten, indem Sie auf das Symbol Weitere Aktionen klicken (bei der Datei im Knowledge Center oder beim Anzeigen der Datei) und Details bearbeiten auswählen.
Eine Datei löschen
So löschen Sie eine Datei:
Klicken Sie auf das Symbol Weitere Aktionen, und wählen Sie Löschen aus.
Das Fenster Inhalt löschen? wird geöffnet.
Klicken Sie auf Löschen.
Die Datei wird aus Ihrem Knowledge Center entfernt.
Das Löschen einer Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie die Datei behalten, aber nur für Administratoren sichtbar machen möchten, setzen Sie ihren Status stattdessen auf Inaktiv.
Felder und Einstellungen einer Datei
Alle Felder und Einstellungen der Datei finden Sie im Tab Details des Panels Dateiverwaltung. Sie sind in drei Abschnitte gegliedert.
Grundlegende Informationen
- Titel: Der Name der Datei. Wählen Sie einen klaren, eindeutigen Namen, der so aussagekräftig ist, dass Benutzer wissen, was sie in der Datei finden.
- Status: Der Zustand der Datei (zum Beispiel Aktiv oder Inaktiv). Inaktive Dateien sind nur für Benutzer mit Administratorzugriff sichtbar.
- Info: Eine Beschreibung der Datei. Hier können Sie Ihren Benutzern einen kurzen Überblick über die Datei geben, damit sie entscheiden können, ob sie für sie relevant ist. Sie können zum Beispiel erklären, worum es sich bei der Datei handelt, was sie enthält oder für wen sie gedacht ist.
Erscheinungsbild
- Asset-Bannerbild: Das Bild, das oben im Panel der Datei angezeigt wird. Sie können eines der vordefinierten Banner auswählen oder ein eigenes Bild hochladen.
Erweitert
- API-ID (nur Lesezugriff): Die ID, mit der Sie auf die Datei verweisen können, wenn Sie die Joy-API verwenden.