Aufgabe erstellen

Erfahren Sie, wie Sie eine Aufgabe erstellen, indem Sie einem Benutzer einen Inhalt zuweisen.

Eine Aufgabe ist etwas, das einem Benutzer zur Erledigung zugewiesen wurde, zum Beispiel ein FlexDoc lesen oder eine Datei ansehen.

Wenn Sie einem Benutzer einen Inhalt zuweisen, wird auf seiner Seite „Aufgaben“ eine Aufgabe erstellt. Wenn Sie mehrere Inhalte gleichzeitig zuweisen, erstellt Joy automatisch für jeden Inhalt eine eigene Aufgabe.

Eine Aufgabe im Knowledge Center erstellen

Im Knowledge Center können Sie einen einzelnen Inhalt oder mehrere Inhalte gleichzeitig zuweisen.

Einen einzelnen Inhalt zuweisen

So weisen Sie im Knowledge Center einen einzelnen Inhalt zu und erstellen eine Aufgabe:

Öffnen Sie das Knowledge Center.

Hier sind alle Inhalte Ihrer Organisation gespeichert.

Suchen Sie den Inhalt, den Sie zuweisen möchten.

Verwenden Sie dazu die Suchleiste oder die Filter.

Klicken Sie auf das Symbol  Weitere Aktionen und dann auf Zuweisen.

Dadurch wird das Fenster Zuweisen geöffnet.

Ergänzen Sie im Fenster Zuweisen die Details und klicken Sie auf Zuweisen.

Legen Sie zum Beispiel fest, wem der Inhalt zugewiesen wird und wann er fällig ist. Joy erstellt eine Aufgabe für den Inhalt, die auf der Seite „Aufgaben“ des Benutzers erscheint.

Sie können einen Inhalt auch zuweisen, indem Sie im Verwaltungs-Panel des Inhalts auf das Symbol Weitere Aktionen klicken.

Mehrere Inhalte zuweisen

So weisen Sie im Knowledge Center mehrere Inhalte zu und erstellen dabei für jeden Inhalt eine eigene Aufgabe:

Öffnen Sie das Knowledge Center.

Hier sind alle Inhalte Ihrer Organisation gespeichert.

Suchen Sie einen Inhalt, den Sie zuweisen möchten.

Verwenden Sie dazu die Suchleiste oder die Filter.

Wählen Sie den Inhalt aus.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Inhalts. Unten auf der Seite erscheint die Leiste Aktionen.

Je nach Ansicht müssen Sie den Mauszeiger auf den Inhalt bewegen, damit das Kontrollkästchen angezeigt wird.

Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Inhalte, die Sie zuweisen möchten.

Die Leiste Aktionen zeigt die Anzahl der ausgewählten Inhalte an.

Klicken Sie in der Leiste Aktionen auf Zuweisen.

Dadurch wird das Fenster Zuweisen geöffnet.

Ergänzen Sie im Fenster Zuweisen die Details und klicken Sie auf Zuweisen.

Legen Sie zum Beispiel fest, wem die Inhalte zugewiesen werden und wann jeder Inhalt fällig ist. Joy erstellt für jeden Inhalt eine eigene Aufgabe, die auf der Seite „Aufgaben“ der Benutzer erscheint.

Das Fenster „Zuweisen“

Im Fenster Zuweisen wählen Sie Benutzer aus, fügen eine Nachricht hinzu und konfigurieren Aufgabeneinstellungen wie das Fälligkeitsdatum.

  • An: Die Benutzer, denen Sie Inhalte zuweisen möchten. Beginnen Sie, den Namen eines Benutzers einzugeben, um ihn schnell zu finden, oder wählen Sie ihn im Dropdown aus.
  • Betreff: Die Betreffzeile der Zuweisung. Sie wird in einem künftigen Update für Benutzer sichtbar.
  • Nachricht: Zusätzliche Informationen zur Zuweisung. Sie wird in einem künftigen Update für Benutzer sichtbar.
  • Inhalte: Die Inhalte, die zugewiesen werden. Jeder Inhalt, den Sie zuweisen, wird zu einer eigenen Aufgabe. Wie viel Zeit der Benutzer für die Aufgabe hat und weitere Einstellungen passen Sie an, indem Sie beim Inhalt auf das Symbol Weitere Aktionen klicken. Einzelheiten finden Sie unter Optionen für Inhalte.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zuweisen.

Optionen für Inhalte

Klicken Sie beim Inhalt auf das Symbol Weitere Aktionen, um weitere Optionen aufzurufen:

Termine bearbeiten

Klicken Sie auf Termine bearbeiten, um festzulegen, wann die Aufgabe fällig ist, und weitere zeitbezogene Einstellungen anzupassen. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

  • Fälligkeitsdatum: Bis wann der Benutzer die Aufgabe abschließen muss. Sie können dies als Anzahl von Tagen nach der Zuweisung oder als bestimmtes Datum festlegen.
  • Warnzeitraum: Ab wann die Aufgabe eine Warnung anzeigt, dass sie bald fällig ist. Sie können dies als Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum oder als bestimmtes Datum festlegen.
  • Akzeptanzfenster: Mit einem Akzeptanzfenster legen Sie einen Zeitraum für frühere Abschlüsse fest. Wenn ein Benutzer den Inhalt bereits innerhalb dieses Zeitraums abgeschlossen hat, muss er ihn nicht erneut abschließen. Diese Funktion ist für ein künftiges Update geplant. Sie können eine der folgenden Optionen angeben:
    • Anzahl der Tage vor Zuweisung: Benutzer, die den Inhalt innerhalb dieser Anzahl von Tagen vor der Zuweisung abgeschlossen haben, müssen ihn nicht erneut abschließen.
    • Bestimmtes Datum: Benutzer, die den Inhalt nach diesem Datum abgeschlossen haben, müssen ihn nicht erneut abschließen.

Entfernen

Klicken Sie auf Entfernen, wenn Sie den Inhalt nicht mehr zuweisen möchten.

Um nach der Zuweisung eines Inhalts Änderungen vorzunehmen, können Sie die Aufgabe bearbeiten.