Aufgaben verwalten

Wenn Sie einen Inhalt zuweisen (zum Beispiel ein FlexDoc, eine Datei oder einen Link), erstellt Joy für jede Person eine Aufgabe. Die Seite Aufgaben im Verwaltungszentrum zeigt all diese Aufgaben an einem Ort, unabhängig davon, wer sie zugewiesen hat. Dort sehen Sie, wie die Schulungen in Ihrem Team vorankommen, können Aufgaben aktualisieren oder schließen und diejenigen markieren, um die sich jemand kümmern muss.

Seite „Aufgaben“ (Verwaltungszentrum)

Um die Seite Aufgaben aufzurufen, öffnen Sie das Verwaltungszentrum und klicken Sie auf Aufgaben. Die Seite zeigt alle Aufgaben in Ihrem Konto, auch die abgeschlossenen.

Sie können eine Aufgabe finden, indem Sie suchen, filtern oder sortieren.

Mit den Ansichtssymbolen zeigen Sie Aufgaben nebeneinander (Rasteransicht), in Zeilen und Spalten (Tabellenansicht) oder nach Phase in Spalten gruppiert (Board-Ansicht) an. In der Board-Ansicht klappen Sie eine Spalte mit einem Klick auf ihre Überschrift ein oder aus. Die Seite öffnet sich in der Ansicht, die Sie zuletzt verwendet haben.

Jede Aufgabe zeigt:

• Den Namen des zugewiesenen Inhalts.
• Den Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist.
• Einen Balken, der seinen Fortschritt zeigt.
• Ein Datum, das den Stand der Aufgabe angibt, zum Beispiel „Fällig am“, „Überfällig seit“ oder „Abgeschlossen am“.
• Das Symbol  Zur Überprüfung markiert, wenn sich jemand um die Aufgabe kümmern muss.

Eine Aufgabe finden

Wenn Ihr Konto viele Aufgaben enthält, können Sie die Anzeige auf verschiedene Weise eingrenzen.

• Suchen: Geben Sie in der Suchleiste den Namen eines Inhalts oder eines Benutzers ein. Passende Aufgaben erscheinen schon während der Eingabe.
• Filtern: Klicken Sie auf  Filter und wählen Sie eine oder mehrere Phasen aus, um nur diese Aufgaben anzuzeigen. Die gewählten Filter erscheinen auf der Seite, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche aktiv sind. Um einen Filter zu entfernen, klicken Sie daneben auf das Symbol  Filter entfernen oder klicken Sie auf Alle löschen.
• Sortieren: Klicken Sie auf das Symbol  Sortieren. Es zeigt die aktuelle Sortierung an, zum Beispiel Fälligkeitsdatum. Wählen Sie aus, wie Ihre Aufgaben geordnet werden sollen, zum Beispiel nach zuständiger Person oder Fortschritt. Um zwischen aufsteigender und absteigender Reihenfolge zu wechseln, wählen Sie dieselbe Option noch einmal aus. In der Tabellenansicht können Sie auch sortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken.

Suche, Filter und Sortierung bleiben erhalten, wenn Sie die Ansicht wechseln.

Die Details einer Aufgabe anzeigen

So zeigen Sie die Details einer Aufgabe an:

Oben im Panel sehen Sie den Namen des Inhalts, den Status der Aufgabe (Offen oder Geschlossen), ihre Phase und die Kennzeichnung Zur Überprüfung markiert, falls jemand die Aufgabe markiert hat.

Tab „Übersicht“

Der Tab Übersicht zeigt den zugewiesenen Inhalt und sein Fälligkeitsdatum. Klicken Sie auf Anzeigen, um den Inhalt zu öffnen.

Tab „Details“

Der Tab Details zeigt die übrigen Informationen zur Aufgabe. Hier können Sie auch die Phase der Aufgabe ändern oder die Aufgabe schließen. Die anderen Felder können Sie nur ansehen.

Der Abschnitt Grundlegende Informationen enthält diese Felder:

• Fälligkeitsdatum (nur Lesezugriff): Wann die Aufgabe fällig ist.
• Warnungsdatum (nur Lesezugriff): Wann die Aufgabe die Phase Warnung erreicht, um anzuzeigen, dass sie bald fällig ist.
• Gestartet (nur Lesezugriff): Das Datum, an dem der Benutzer mit der Aufgabe begonnen hat.
• Abgeschlossen (nur Lesezugriff): Das Datum, an dem der Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat.
• Phase: Wo sich die Aufgabe in ihrem Ablauf befindet, zum Beispiel In Bearbeitung oder Überfällig.
• Fortschritt (nur Lesezugriff): Wie viel des Inhalts der Benutzer bereits abgeschlossen hat, in Prozent.
• Zur Überprüfung markiert (nur Lesezugriff): Ob die Aufgabe markiert ist, damit sich jemand darum kümmert.
• Markiert von (nur Lesezugriff): Der Benutzer, der die Aufgabe zur Überprüfung markiert hat, und wann.

Im Abschnitt Zugewiesene Ressource sehen Sie:

• Name (nur Lesezugriff): Der Name des zugewiesenen Inhalts.
• Fortschrittsphase (nur Lesezugriff): Die aktuelle Phase der Aufgabe, zum Beispiel Nicht begonnen, In Bearbeitung, Warnung, Überfällig oder Abgeschlossen. Sie entspricht dem Feld Phase unter Grundlegende Informationen.
• Fortschritt (nur Lesezugriff): Derselbe Prozentwert wie im Feld Fortschritt unter Grundlegende Informationen.

Wenn die Aufgabe offen ist, enthält der Abschnitt Aktionen die Schaltfläche Aufgabe schließen, mit der Sie die Aufgabe als abgeschlossen kennzeichnen.

Die Phase einer Aufgabe ändern

Die Phase einer Aufgabe ändert sich automatisch, während der Benutzer den Inhalt bearbeitet und die Zeit vergeht. Sie können sie aber auch selbst ändern, etwa um eine Aufgabe als abgeschlossen zu kennzeichnen oder eine geschlossene Aufgabe wieder zu öffnen.

So ändern Sie die Phase einer Aufgabe:

Eine Aufgabe schließen

Wenn Sie eine Aufgabe schließen, wird sie als abgeschlossen gekennzeichnet, auch wenn der Benutzer den Inhalt noch nicht fertig bearbeitet hat. Das bietet sich an, wenn eine Aufgabe nicht mehr benötigt wird, zum Beispiel weil der Benutzer die Rolle wechselt.

So schließen Sie eine Aufgabe:

Eine Aufgabe zur Überprüfung markieren

Mit einer Markierung zur Überprüfung lenken Sie die Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe, um die sich jemand kümmern sollte, zum Beispiel eine Aufgabe, die in Verzug gerät, oder eine, von der andere Administratoren wissen sollten. Joy markiert eine Aufgabe außerdem automatisch, wenn sie ihr Warnungsdatum erreicht, und erneut, wenn sie überfällig wird. Markierungen erscheinen nur im Verwaltungszentrum. Benutzer sehen also nicht, ob eine Aufgabe markiert wurde.

So markieren Sie eine Aufgabe:

Eine markierte Aufgabe überprüfen

Wenn Sie eine markierte Aufgabe öffnen, zeigt eine Meldung oben im Panel Aufgabe, warum und wann sie markiert wurde. Dort können Sie die Markierung zurückstellen oder schließen.

• Um eine Markierung bis zu einem späteren Datum auszublenden, klicken Sie auf Zurückstellen und wählen Sie dann Bis morgen, Bis nächste Woche, Bis nächsten Monat oder Bis zu einem bestimmten Datum aus. Nach Ablauf dieses Zeitraums erscheint die Markierung wieder.
• Um eine Markierung zu entfernen, nachdem Sie sich um die Aufgabe gekümmert haben und sie keine Aufmerksamkeit mehr erfordert, klicken Sie auf Schließen.