Administrar tareas

Cuando asignas un recurso (como un FlexDoc, un archivo o un enlace), Joy crea una tarea para cada persona. La página Tareas del Centro de gestión reúne todas estas tareas en un solo lugar, sin importar quién las asignó. Desde ahí puedes ver cómo va la capacitación en tu equipo, actualizar o cerrar tareas y marcar las que requieren seguimiento.

Página Tareas (Centro de gestión)

Para llegar a la página Tareas, abre el Centro de gestión y haz clic en Tareas. La página muestra todas las tareas de tu cuenta, incluidas las completadas.

Puedes buscar una tarea con la búsqueda, los filtros o el orden.

Usa los íconos de vista para mostrar las tareas una al lado de otra (Vista de cuadrícula), en filas y columnas (Vista de tabla) o agrupadas en columnas según su etapa (Vista de tablero). En Vista de tablero, puedes hacer clic en el encabezado de una columna para contraerla o expandirla. La página se abre en la última vista que usaste.

Cada tarea muestra:

• El nombre del recurso asignado.
• El usuario al que se le asignó.
• Una barra que muestra su progreso.
• Una fecha que indica en qué punto está la tarea, como «Vence el», «Vencido desde el» o «Completado el».
• El ícono  Marcada para revisión si alguien debe dar seguimiento a la tarea.

Buscar una tarea

Cuando tu cuenta tiene muchas tareas, puedes acotar lo que ves de varias formas.

• Buscar: en la barra de búsqueda, ingresa el nombre de un recurso o de un usuario. Las tareas que coinciden aparecen a medida que escribes.
• Filtrar: haz clic en  Filtrar y selecciona una o varias etapas para ver solo esas tareas. Los filtros que elegiste aparecen en la página, así ves de un vistazo cuáles están activos. Para quitar un filtro, haz clic en el ícono  Eliminar filtro que está a su lado, o haz clic en Borrar todo.
• Ordenar: haz clic en el ícono  Ordenar. Muestra el orden actual, como Fecha de vencimiento. Elige cómo ordenar tus tareas, por ejemplo, por responsable o por progreso. Para alternar entre el orden ascendente y el descendente, selecciona la misma opción otra vez. En Vista de tabla, también puedes ordenar haciendo clic en el encabezado de una columna.

La búsqueda, los filtros y el orden se mantienen cuando cambias de vista.

Ver los detalles de una tarea

Para ver los detalles de una tarea, sigue estos pasos:

En la parte superior del panel verás el nombre del recurso, el estado de la tarea (Abierto o Cerrado), su etapa y la etiqueta Marcada para revisión si alguien la marcó.

Pestaña Resumen

La pestaña Resumen muestra el recurso asignado y su fecha de vencimiento. Haz clic en Ver para abrir el recurso.

Pestaña Detalles

La pestaña Detalles muestra el resto de la información de la tarea. Ahí también puedes cambiar la etapa de la tarea o cerrarla. Los demás campos son de solo lectura.

La sección Información básica tiene estos campos:

• Fecha de vencimiento (solo lectura): cuándo vence la tarea.
• Fecha de advertencia (solo lectura): cuándo la tarea pasa a la etapa Advertencia para indicar que está por vencer.
• Iniciado (solo lectura): la fecha en que el usuario empezó a trabajar en la tarea.
• Completada (solo lectura): la fecha en que el usuario completó la tarea.
• Etapa: en qué punto de su ciclo de vida está la tarea, como En progreso o Vencido.
• Progreso (solo lectura): qué porcentaje del recurso completó el usuario.
• Marcada para revisión (solo lectura): si la tarea está marcada para que alguien la revise.
• Marcada por (solo lectura): el usuario que marcó la tarea para revisión y cuándo lo hizo.

En la sección Recurso asignado verás:

• Nombre (solo lectura): el nombre del recurso asignado.
• Etapa de progreso (solo lectura): la etapa actual de la tarea, como No iniciada, En progreso, Advertencia, Vencido o Completadas. Es la misma que muestra el campo Etapa de Información básica.
• Progreso (solo lectura): el mismo porcentaje que muestra el campo Progreso de Información básica.

Si la tarea está abierta, la sección Acciones tiene el botón Cerrar tarea, que puedes usar para dar la tarea por completada.

Cambiar la etapa de una tarea

La etapa de una tarea cambia automáticamente a medida que el usuario avanza en el recurso y pasa el tiempo. También puedes cambiarla tú, por ejemplo, para dar una tarea por completada o para reabrir una tarea cerrada.

Para cambiar la etapa de una tarea, sigue estos pasos:

Cerrar una tarea

Al cerrar una tarea, esta se da por completada, aunque el usuario no haya terminado el recurso. Puedes hacerlo cuando una tarea ya no se necesita, por ejemplo, cuando el usuario cambia de rol.

Para cerrar una tarea, sigue estos pasos:

Marcar una tarea para revisión

Usa un marcador de revisión para llamar la atención sobre una tarea a la que alguien debe dar seguimiento, como una tarea que se está atrasando o una que otros administradores deben conocer. Joy también marca una tarea automáticamente cuando llega a su fecha de advertencia, y otra vez cuando pasa a estar vencida. Los marcadores solo aparecen en el Centro de gestión, así que los usuarios no ven si una tarea se marcó.

Para marcar una tarea, sigue estos pasos:

Revisar una tarea marcada

Cuando abres una tarea marcada, un mensaje en la parte superior del panel Tarea indica por qué y cuándo se marcó. Desde ahí puedes posponer o cerrar el marcador.

• Para ocultar un marcador hasta una fecha futura, haz clic en Posponer y luego selecciona Hasta mañana, Hasta la próxima semana, Hasta el próximo mes o Hasta una fecha específica. El marcador vuelve a aparecer cuando termina el plazo que elegiste.
• Para quitar un marcador una vez que hayas dado seguimiento y la tarea ya no necesite atención, haz clic en Cerrar.