Gérer les tâches

Lorsque vous assignez une ressource (comme un FlexDoc, un fichier ou un lien), Joy crée une tâche pour chaque personne. La page Tâches du Centre de gestion réunit toutes ces tâches au même endroit, peu importe qui les a assignées. À partir de cette page, vous pouvez suivre l'avancement de la formation dans votre équipe, mettre à jour ou fermer des tâches, et signaler celles qui doivent faire l'objet d'un suivi.

Page Tâches (Centre de gestion)

Pour accéder à la page Tâches, ouvrez le Centre de gestion et cliquez sur Tâches. La page affiche toutes les tâches de votre compte, y compris les tâches terminées.

Vous pouvez trouver une tâche en effectuant une recherche, en filtrant ou en triant les tâches.

Utilisez les icônes d'affichage pour afficher les tâches côte à côte (Vue en grille), en lignes et en colonnes (Vue en tableau) ou regroupées en colonnes selon leur étape (Vue kanban). Dans la Vue kanban, vous pouvez cliquer sur l'en-tête d'une colonne pour la réduire ou la développer. La page s'ouvre dans la dernière vue que vous avez utilisée.

Chaque tâche affiche :

• Le nom de la ressource assignée.
• L'utilisateur à qui elle est assignée.
• Une barre qui indique la progression de l'utilisateur.
• Une date qui vous indique où en est la tâche, comme « Échéance le », « En retard depuis le » ou « Terminé le ».
• L'icône  Signalé pour révision si quelqu'un doit faire un suivi de la tâche.

Trouver une tâche

Lorsque votre compte contient beaucoup de tâches, vous pouvez réduire ce qui s'affiche de plusieurs façons.

• Recherche : Dans la barre de recherche, saisissez le nom d'une ressource ou d'un utilisateur. Les tâches correspondantes s'affichent au fur et à mesure que vous tapez.
• Filtres : Cliquez sur  Filtrer, puis sélectionnez une ou plusieurs étapes pour n'afficher que les tâches correspondantes. Les filtres choisis apparaissent sur la page, ce qui vous permet de voir d'un coup d'œil lesquels sont actifs. Pour retirer un filtre, cliquez sur l'icône  Supprimer le filtre à côté de celui-ci, ou cliquez sur Tout effacer.
• Tri : Cliquez sur l'icône  Trier. Elle indique l'ordre de tri actuel, comme Date d'échéance. Choisissez comment ordonner vos tâches, par exemple par responsable ou par progression. Pour alterner entre l'ordre croissant et l'ordre décroissant, sélectionnez de nouveau la même option. Dans la Vue en tableau, vous pouvez aussi trier les tâches en cliquant sur l'en-tête d'une colonne.

La recherche, les filtres et le tri restent en place lorsque vous changez de vue.

Consulter les détails d'une tâche

Pour consulter les détails d'une tâche, suivez ces étapes :

En haut du panneau, vous voyez le nom de la ressource, le statut de la tâche (Ouverte ou Fermée), son étape et, si quelqu'un l'a signalée, l'étiquette Signalé pour révision.

Onglet Vue d'ensemble

L'onglet Vue d'ensemble affiche la ressource assignée et sa date d'échéance. Cliquez sur Afficher pour ouvrir la ressource.

Onglet Détails

L'onglet Détails affiche le reste des renseignements sur la tâche. C'est aussi là que vous pouvez changer l'étape de la tâche ou la fermer. Les autres champs sont en lecture seule.

La section Renseignements de base contient ces champs :

• Date d'échéance (lecture seule) : Le moment où la tâche arrive à échéance.
• Date d'avertissement (lecture seule) : La date à laquelle la tâche passe à l'étape Avertissement pour indiquer que son échéance approche.
• Commencée (lecture seule) : La date à laquelle l'utilisateur a commencé la tâche.
• Terminée (lecture seule) : La date à laquelle l'utilisateur a terminé la tâche.
• Étape : L'endroit où se trouve la tâche dans son cycle de vie, comme En cours ou En retard.
• Progression (lecture seule) : La part de la ressource que l'utilisateur a terminée, en pourcentage.
• Signalé pour révision (lecture seule) : Indique si la tâche est signalée pour que quelqu'un l'examine.
• Signalé par (lecture seule) : L'utilisateur qui a signalé la tâche pour révision, et à quel moment.

La section Ressource assignée contient ces champs :

• Nom (lecture seule) : Le nom de la ressource assignée.
• Étape de progression (lecture seule) : L'étape actuelle de la tâche, comme Non commencée, En cours, Avertissement, En retard ou Terminée. Elle correspond au champ Étape de la section Renseignements de base.
• Progression (lecture seule) : Le même pourcentage que dans le champ Progression de la section Renseignements de base.

Si la tâche est ouverte, la section Actions comporte un bouton Fermer la tâche qui vous permet de marquer la tâche comme terminée.

Changer l'étape d'une tâche

L'étape d'une tâche change automatiquement à mesure que l'utilisateur avance dans la ressource et que le temps passe. Vous pouvez aussi la changer vous-même, par exemple pour marquer une tâche comme terminée ou pour rouvrir une tâche fermée.

Pour changer l'étape d'une tâche, suivez ces étapes :

Fermer une tâche

Fermer une tâche la marque comme terminée, même si l'utilisateur n'a pas terminé la ressource. Vous pourriez le faire lorsqu'une tâche n'est plus nécessaire, par exemple lorsque l'utilisateur change de rôle.

Pour fermer une tâche, suivez ces étapes :

Signaler une tâche pour révision

Utilisez un signalement pour révision afin d'attirer l'attention sur une tâche qui demande un suivi, par exemple une tâche qui prend du retard ou une tâche dont les autres administrateurs devraient être informés. Joy signale aussi automatiquement une tâche lorsqu'elle atteint sa date d'avertissement, puis de nouveau lorsqu'elle passe en retard. Les signalements s'affichent seulement dans le Centre de gestion. Les utilisateurs ne voient donc pas si une tâche a été signalée.

Pour signaler une tâche, suivez ces étapes :

Examiner une tâche signalée

Lorsque vous ouvrez une tâche signalée, un message en haut du panneau Tâche indique pourquoi et à quel moment elle a été signalée. Vous pouvez ensuite reporter ou fermer le signalement.

• Pour masquer un signalement jusqu'à une date ultérieure, cliquez sur Reporter, puis sélectionnez Jusqu'à demain, Jusqu'à la semaine prochaine, Jusqu'au mois prochain ou Jusqu'à une date précise. Le signalement réapparaît à la fin du report.
• Pour retirer un signalement une fois que vous avez fait le suivi et que la tâche ne demande plus d'attention, cliquez sur Fermer.