Créer une tâche
Découvrez comment créer une tâche en assignant une ressource à un utilisateur.
Une tâche est une activité qu'un utilisateur doit accomplir, comme lire un FlexDoc ou consulter un fichier.
Chaque fois que vous assignez une ressource à un utilisateur, une tâche est créée dans sa page Tâches. Si vous assignez plusieurs ressources à la fois, Joy crée automatiquement une tâche distincte pour chacune.
Créer une tâche à partir du Centre de connaissances
Vous pouvez assigner une seule ressource ou plusieurs ressources à la fois à partir du Centre de connaissances.
Assigner une seule ressource
Pour assigner une seule ressource à partir du Centre de connaissances et créer une tâche :
Accédez au Centre de connaissances.
C'est là que sont stockées toutes les ressources de votre organisation.
Trouvez la ressource que vous voulez assigner.
Utilisez la barre de recherche ou les filtres pour la repérer.
Cliquez sur l'icône Plus d'actions, puis sur Assigner.
La fenêtre Assigner s'ouvre.
Dans la fenêtre Assigner, ajoutez les détails et cliquez sur Assigner.
Par exemple, indiquez à qui assigner la ressource et à quelle date elle doit être terminée. Joy crée une tâche pour la ressource, qui apparaît dans la page Tâches de l'utilisateur.
Assigner plusieurs ressources
Pour assigner plusieurs ressources à partir du Centre de connaissances, en créant une tâche distincte pour chacune :
Accédez au Centre de connaissances.
C'est là que sont stockées toutes les ressources de votre organisation.
Trouvez une ressource que vous voulez assigner.
Utilisez la barre de recherche ou les filtres pour la repérer.
Sélectionnez la ressource.
Cochez la case de la ressource. Une barre Actions apparaît au bas de la page.
Répétez l'opération pour sélectionner toutes les ressources à assigner.
La barre Actions indique le nombre de ressources sélectionnées.
Dans la barre Actions, cliquez sur Assigner.
La fenêtre Assigner s'ouvre.
Dans la fenêtre Assigner, ajoutez les détails et cliquez sur Assigner.
Par exemple, indiquez à qui assigner les ressources et à quelle date chacune doit être terminée. Joy crée une tâche distincte pour chaque ressource, qui apparaît dans la page Tâches des utilisateurs.
La fenêtre Assigner
Utilisez la fenêtre Assigner pour choisir les utilisateurs, ajouter un message et configurer les paramètres de la tâche, comme la date d'échéance.
- À : Les utilisateurs à qui vous voulez assigner les ressources. Commencez à saisir le nom d'un utilisateur pour le trouver rapidement, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante.
- Objet : L'objet de l'assignation. Il sera visible par les utilisateurs dans une prochaine mise à jour.
- Message : Tout renseignement supplémentaire sur l'assignation. Il sera visible par les utilisateurs dans une prochaine mise à jour.
- Ressources : Les ressources qui seront assignées. Chaque ressource assignée devient une tâche distincte. Pour personnaliser le délai accordé à l'utilisateur pour accomplir la tâche et d'autres paramètres, cliquez sur l'icône Plus d'actions d'une ressource. Pour en savoir plus, consultez Options des ressources.
Lorsque tout est prêt, cliquez sur Assigner.
Options des ressources
Cliquez sur l'icône Plus d'actions d'une ressource pour accéder à d'autres options :
Modifier les dates
Cliquez sur Modifier les dates pour personnaliser la date d'échéance de la tâche et d'autres paramètres liés aux dates. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
- Date d'échéance : La date à laquelle l'utilisateur doit avoir accompli la tâche. Vous pouvez la définir comme un nombre de jours après l'assignation ou comme une date précise.
- Période d'alerte : Le moment où la tâche affichera un avertissement indiquant que son échéance approche. Vous pouvez la définir comme un nombre de jours avant la date d'échéance ou comme une date précise.
- Fenêtre d'acceptation : Une fenêtre d'acceptation vous permet de définir une période pendant laquelle les achèvements antérieurs sont reconnus. Si un utilisateur a déjà terminé la ressource pendant cette période, il n'aura pas à la refaire. Cette fonctionnalité arrivera dans une prochaine mise à jour. Vous pouvez choisir l'une des options suivantes :
- Nombre de jours avant l'assignation : Les utilisateurs qui ont terminé la ressource dans ce nombre de jours avant l'assignation n'ont pas à la refaire.
- Date précise : Les utilisateurs qui ont terminé la ressource après cette date n'ont pas à la refaire.
Retirer
Cliquez sur Retirer si vous ne voulez plus assigner la ressource.