FlexDocs

FlexDocs sind leistungsstarke, anpassbare Dokumente, mit denen Sie in Joy Informationen wirkungsvoll erstellen und teilen, ähnlich wie ein Microsoft-Word- oder Google-Dokument. Mit FlexDocs können Sie die unterschiedlichsten Inhalte teilen, darunter:

• Richtlinienhandbücher
• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Prozessdokumentationen
• Interne Leitfäden

Ein FlexDoc besteht aus Seiten mit Text, Bildern, Links, eingebetteten Medien und vielem mehr. Die Seiten und Inhalte eines FlexDocs verwalten Sie im FlexDoc-Editor.

Diese Dokumente liegen zusammen mit Ihren anderen Inhalten im Knowledge Center. Dort können Sie sie Benutzern zuweisen.

Ein FlexDoc erstellen

So erstellen Sie ein FlexDoc:

Ein FlexDoc anzeigen

So zeigen Sie ein FlexDoc an:

Der Inhalt des FlexDocs ist in zwei Bereiche gegliedert: ein Baummenü mit den Seiten und Überschriften sowie den Inhaltsbereich. Klicken Sie im Baummenü auf einen Seitennamen oder eine Überschrift, um direkt zu diesem Abschnitt zu springen.

Oben im Panel finden Sie zwei Tabs, mit denen Sie zwischen der Vorschau des FlexDocs und weiteren Informationen dazu wechseln. Sie können auch die Darstellung des Panels ändern und es als Fenster oder im Vollbildmodus anzeigen. Klicken Sie auf das Symbol  Weitere Aktionen, um weitere Optionen zu sehen, mit denen Sie das FlexDoc bearbeiten, öffnen oder zuweisen können.

Ein FlexDoc zuweisen

Sie können ein FlexDoc sich selbst oder einem anderen Benutzer zuweisen. Nach der Zuweisung erscheint es auf der Seite „Aufgaben“ des Benutzers als Element, das erledigt werden muss. So lässt sich der Fortschritt leicht verfolgen.

Um ein FlexDoc zuzuweisen, zeigen Sie das FlexDoc an, klicken dann auf das Symbol  Weitere Aktionen und wählen Zuweisen aus.

Sie können ein FlexDoc auch direkt im Knowledge Center zuweisen: Klicken Sie auf das Symbol  Weitere Aktionen, und wählen Sie Zuweisen aus. Um mehrere FlexDocs gleichzeitig zuzuweisen, verwenden Sie Massenaktionen.

Details eines FlexDocs anzeigen

So erhalten Sie weitere Informationen zu einem FlexDoc:

Tab „Übersicht“

Der Abschnitt Info zeigt die Beschreibung des FlexDocs an. Darunter sehen Sie Kennzahlen dazu, wie oft das FlexDoc zugewiesen wurde und wie viele Tage Benutzer im Durchschnitt gebraucht haben, um die Aufgabe abzuschließen. Unter den Kennzahlen zeigt ein Diagramm, wie oft das FlexDoc pro Monat zugewiesen wurde.

Tab „Details“

Der Tab Details enthält die Felder und Einstellungen des FlexDocs.

Den Inhalt eines FlexDocs bearbeiten

So bearbeiten Sie den Inhalt Ihres FlexDocs:

Hier können Sie die Seiten Ihres FlexDocs verwalten und Inhalte wie Text, Bilder und Videos hinzufügen. Mit der integrierten KI können Sie sich sogar beim Erstellen von Inhalten helfen lassen.

Wenn Sie so weit sind, veröffentlichen Sie das FlexDoc, um es mit Ihren Benutzern zu teilen.

Einstellungen eines FlexDocs bearbeiten

So bearbeiten Sie die Einstellungen eines FlexDocs:

Felder und Einstellungen eines FlexDocs

Alle Felder und Einstellungen des FlexDocs finden Sie im Tab Details des Panels FlexDoc-Verwaltung. Sie sind in drei Abschnitte gegliedert.

Grundlegende Informationen

• Titel: Der Name des FlexDocs. Wählen Sie einen klaren, eindeutigen Namen, der so aussagekräftig ist, dass Benutzer wissen, was sie im FlexDoc finden.
• Status: Der Zustand des FlexDocs. Inaktive FlexDocs sind nur für Benutzer mit Administratorzugriff sichtbar.
• Info: Eine Beschreibung des FlexDocs. Hier können Sie Ihren Benutzern einen kurzen Überblick über das FlexDoc geben, damit sie entscheiden können, ob es für sie relevant ist. Beschreiben Sie zum Beispiel, was das FlexDoc enthält, fassen Sie das Dokument zusammen, oder listen Sie seine wichtigsten Abschnitte auf.

Erscheinungsbild

• Asset-Bannerbild: Das Bild, das oben im Panel des FlexDocs angezeigt wird. Sie können eines der vordefinierten Banner auswählen oder ein eigenes Bild hochladen.

Erweitert

• API-ID (nur Lesezugriff): Die ID, mit der Sie auf das FlexDoc verweisen können, wenn Sie die Joy-API verwenden.