Archivos
Cómo subir archivos al Centro de conocimiento, verlos y descargarlos, y editar su configuración.
Puedes agregar archivos al Centro de conocimiento junto con tus FlexDocs y otros recursos. Por ejemplo, puedes subir un PDF, un documento de Word, una hoja de cálculo, una imagen o un video.
Una vez subido, el archivo aparece en tu Centro de conocimiento, donde puedes ver su vista previa, descargarlo, asignarlo y administrarlo.
Al igual que con otros recursos, puedes hacerle preguntas al Asistente de conocimiento sobre tus archivos, incluido su contenido. Por ejemplo, si subes una hoja de cálculo con los gastos anuales de tu empresa, puedes preguntar: «¿Qué departamentos se excedieron del presupuesto el año pasado?».
Tipos de archivo compatibles
Puedes agregar los siguientes tipos de archivo a Joy:
| Tipo | Formatos | Tamaño máximo |
|---|---|---|
| Documentos | PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT | 50 MB |
| Hojas de cálculo | XLS, XLSX, CSV | 50 MB |
| Imágenes | PNG, JPEG, GIF, WEBP, SVG | 5 MB |
| Audio | MP3 | 5 GB |
| Video | MP4, WEBM, MOV | 5 GB |
| Paquetes SCORM | ZIP | 5 GB |
Subir un archivo
Para subir un archivo:
Abre el Centro de conocimiento desde el menú principal.
Ve a la carpeta donde quieres agregar el archivo.
Haz clic en + Crear y luego en Subir archivo.
Selecciona el archivo que quieres subir.
Puedes seleccionar varios archivos para subirlos al mismo tiempo.
Haz clic en Abrir.
El archivo se sube y se agrega a tu Centro de conocimiento.
Después de subir el archivo, Joy lo procesa para que el Asistente de conocimiento pueda responder preguntas sobre él. No podrás editar, mover ni eliminar el archivo hasta que termine este proceso.
De forma predeterminada, el nombre del archivo se usa como título, pero puedes cambiarlo y agregar una descripción.
Ver la vista previa de un archivo
Para ver la vista previa de un archivo:
Abre el Centro de conocimiento desde el menú principal.
Busca el archivo.
Explora las carpetas del Centro de conocimiento o usa la barra Buscar para encontrarlo por su nombre.
Haz clic en el archivo.
Se abre un panel con una vista previa del archivo.
Si no hay una vista previa disponible, tendrás que descargar el archivo para ver su contenido.
Descargar un archivo
Para descargar un archivo, abre la vista previa del archivo y luego haz clic en el ícono Descargar.
Asignar un archivo
Puedes asignarte un archivo a ti o a otro usuario. Una vez asignado, aparece en su página Tareas como un elemento pendiente por completar, lo que facilita el seguimiento del progreso.
Para asignar un archivo, abre la vista previa del archivo, haz clic en el ícono Más acciones y selecciona Asignar.
También puedes asignar un archivo desde el Centro de conocimiento: haz clic en el ícono Más acciones y selecciona Asignar. Para asignar más de un archivo a la vez, usa las acciones por lotes.
Ver los detalles de un archivo
Para obtener más información sobre un archivo:
Ubica el archivo en tu Centro de conocimiento.
Puedes encontrar el archivo yendo a su carpeta o con una búsqueda.
Haz clic en el ícono Más acciones y selecciona Acerca de.
Se abre un panel con una vista previa del archivo.
Haz clic en Administrar.
Se muestra el panel Administración del archivo, que tiene dos pestañas: Resumen y Detalles.
Pestaña Resumen
La pestaña Resumen muestra la descripción del archivo.
Pestaña Detalles
La pestaña Detalles contiene los campos y la configuración del archivo.
Para pasar de la información sobre un archivo a su vista previa, haz clic en Vista previa.
Editar la configuración de un archivo
Para editar la configuración de un archivo:
Abre los detalles del archivo.
Se abre el panel Administración del archivo.
Ve a la pestaña Detalles.
Aquí se encuentran todos los campos y la configuración del archivo.
Haz clic en el ícono Editar.
Los campos se vuelven editables.
Edita los campos y la configuración del archivo.
Más abajo encontrarás la descripción de los campos y la configuración del archivo.
Haz clic en el ícono Guardar.
Tus cambios se guardan.
Si el archivo todavía se está procesando, no podrás editar su configuración. Inténtalo de nuevo en unos minutos.
También puedes editar la configuración de un archivo haciendo clic en el ícono Más acciones, ya sea junto al archivo en el Centro de conocimiento o mientras ves el archivo, y seleccionando Editar detalles.
Eliminar un archivo
Para eliminar un archivo:
Haz clic en el ícono Más acciones y selecciona Eliminar.
Se abre la ventana ¿Eliminar recurso?.
Haz clic en Eliminar.
El archivo se quita de tu Centro de conocimiento.
No se puede deshacer la eliminación de un archivo. Si quieres conservar el archivo pero que solo lo vean los administradores, cambia su Estado a Inactivo.
Campos y configuración del archivo
Todos los campos y la configuración del archivo se encuentran en la pestaña Detalles del panel Administración del archivo, organizados en tres secciones.
Información básica
- Título: El nombre del archivo. Elige un nombre claro y específico que, además, dé suficiente detalle para que los usuarios sepan qué pueden encontrar en el archivo.
- Estado: La situación del archivo (por ejemplo, Activo o Inactivo). Los archivos inactivos solo son visibles para los usuarios con acceso de Administrador.
- Acerca de: Una descripción del archivo. Es un buen lugar para darles a tus usuarios una descripción general del archivo, para que puedan decidir si les sirve. Por ejemplo, puedes explicar qué es el archivo, qué contiene o para quién es.
Apariencia
- Imagen de banner de recurso: La imagen que aparece en la parte superior del panel del archivo. Puedes seleccionar uno de los banners predefinidos o subir tu propia imagen.
Avanzado
- ID de API (solo lectura): El ID que puedes usar para hacer referencia al archivo si usas la API de Joy.