FlexDocs
Cómo crear FlexDocs, ver su contenido y sus detalles, y editar su configuración en el Centro de conocimiento.
Los FlexDocs son documentos versátiles y personalizables que te permiten crear y compartir información de forma eficaz en Joy, de manera similar a un documento de Microsoft Word o de Google. Puedes usar FlexDocs para compartir una gran variedad de contenido, por ejemplo:
- Manuales de políticas
- Procedimientos operativos estándar (SOP)
- Documentación de procesos
- Guías internas
Un FlexDoc está formado por páginas que contienen texto, imágenes, enlaces, contenido multimedia incrustado y más. Puedes administrar las páginas y el contenido de un FlexDoc con el editor de FlexDoc.
Estos documentos se guardan en el Centro de conocimiento junto con tus otros recursos, y desde ahí puedes asignarlos a los usuarios.
Crear un FlexDoc
Para crear un FlexDoc:
Abre el Centro de conocimiento desde el menú principal.
Ve a la carpeta donde quieres agregar el FlexDoc.
Haz clic en + Crear y luego en FlexDoc.
Se muestra la ventana Nuevo FlexDoc.
Ingresa un nombre para el FlexDoc y haz clic en Crear.
Se abre un borrador del FlexDoc en el editor de FlexDoc.
Publica el FlexDoc.
Así tu FlexDoc queda visible para los demás usuarios.
Ver un FlexDoc
Para ver un FlexDoc:
Abre el Centro de conocimiento desde el menú principal.
Busca el FlexDoc.
Explora las carpetas del Centro de conocimiento o usa la barra Buscar para encontrarlo por su nombre.
Haz clic en el FlexDoc.
El FlexDoc se abre en un panel.
El contenido del FlexDoc se organiza en dos secciones: un menú de árbol con la lista de páginas y encabezados, y el área de contenido. Haz clic en el nombre de una página o en un encabezado del menú de árbol para ir directamente a esa sección.
En la parte superior del panel hay dos pestañas para alternar entre la vista previa del FlexDoc y más información sobre él. También puedes cambiar la forma en que se muestra el panel para verlo como ventana o en pantalla completa. Haz clic en el ícono Más acciones para ver más opciones para editar, abrir o asignar el FlexDoc.
Asignar un FlexDoc
Puedes asignarte un FlexDoc a ti o a otro usuario. Una vez asignado, aparece en su página Tareas como un elemento pendiente por completar, lo que facilita el seguimiento del progreso.
Para asignar un FlexDoc, ábrelo, haz clic en el ícono Más acciones y selecciona Asignar.
También puedes asignar un FlexDoc desde el Centro de conocimiento: haz clic en el ícono Más acciones y selecciona Asignar. Para asignar más de un FlexDoc a la vez, usa las acciones por lotes.
Ver los detalles de un FlexDoc
Para obtener más información sobre un FlexDoc:
Ubica el FlexDoc en tu Centro de conocimiento.
Puedes encontrar el FlexDoc yendo a su carpeta o con una búsqueda.
Haz clic en el ícono Más acciones y selecciona Acerca de.
Se abre un panel con una vista previa del FlexDoc.
Haz clic en Administrar.
Se muestra el panel Administración del FlexDoc, que tiene dos pestañas: Resumen y Detalles.
Pestaña Resumen
La sección Acerca de muestra la descripción del FlexDoc. Debajo de la sección Acerca de hay métricas que indican cuántas veces se asignó el FlexDoc y el promedio de días que tardaron los usuarios en completar la tarea. Debajo de las métricas, un gráfico muestra cuántas veces se asignó el FlexDoc cada mes.
Pestaña Detalles
La pestaña Detalles contiene los campos y la configuración del FlexDoc.
Para pasar de la información sobre un FlexDoc a su vista previa, haz clic en Vista previa.
Editar el contenido de un FlexDoc
Para editar el contenido de tu FlexDoc:
Ubica el FlexDoc en tu Centro de conocimiento.
Puedes encontrar el FlexDoc yendo a su carpeta o con una búsqueda.
Haz clic en el ícono Más acciones y selecciona Editar contenido.
Se abre un borrador del FlexDoc en el editor de FlexDoc.
Desde ahí, puedes administrar las páginas de tu FlexDoc y agregar contenido, como texto, imágenes y videos. Incluso puedes usar la IA integrada para que te ayude a generar contenido.
Cuando estés listo, publica el FlexDoc para compartirlo con tus usuarios.
Editar la configuración de un FlexDoc
Para editar la configuración de un FlexDoc:
Abre los detalles del FlexDoc.
Se abre el panel Administración del FlexDoc.
Ve a la pestaña Detalles.
Aquí se encuentran todos los campos y la configuración del FlexDoc.
Haz clic en el ícono Editar.
Los campos se vuelven editables.
Edita los campos y la configuración del FlexDoc.
Más abajo encontrarás la descripción de los campos y la configuración del FlexDoc.
Haz clic en el ícono Guardar.
Tus cambios se guardan.
También puedes editar la configuración de un FlexDoc haciendo clic en el ícono Más acciones en la tarjeta del FlexDoc y seleccionando Editar detalles.
Campos y configuración del FlexDoc
Todos los campos y la configuración del FlexDoc se encuentran en la pestaña Detalles del panel Administración del FlexDoc, organizados en tres secciones.
Información básica
- Título: El nombre del FlexDoc. Elige un nombre claro y específico que dé suficiente detalle para que los usuarios sepan qué pueden encontrar en el FlexDoc.
- Estado: La situación del FlexDoc. Los FlexDocs inactivos solo son visibles para los usuarios con acceso de Administrador.
- Acerca de: Una descripción del FlexDoc. Puedes usar este espacio para darles a tus usuarios una descripción general del FlexDoc, para que puedan decidir si les sirve. Por ejemplo, describe qué contiene el FlexDoc, incluye un resumen del documento o enumera sus secciones principales.
Apariencia
- Imagen de banner de recurso: La imagen que aparece en la parte superior del panel del FlexDoc. Puedes seleccionar uno de los banners predefinidos o subir tu propia imagen.
Avanzado
- ID de API (solo lectura): El ID que puedes usar para hacer referencia al FlexDoc si usas la API de Joy.