Crear una tarea
Aprende a crear una tarea asignando un recurso a un usuario.
Una tarea es algo que se le asignó a un usuario, como leer un FlexDoc o ver un archivo.
Cada vez que le asignas un recurso a un usuario, se crea una tarea en su página Tareas. Si asignas más de un recurso a la vez, Joy crea automáticamente una tarea independiente para cada uno.
Crear una tarea desde el Centro de conocimiento
Puedes asignar un solo recurso o varios recursos a la vez desde el Centro de conocimiento.
Asignar un solo recurso
Para asignar un solo recurso desde el Centro de conocimiento y crear una tarea:
Ve al Centro de conocimiento.
Aquí se guardan todos los recursos de tu organización.
Busca el recurso que quieres asignar.
Usa la barra de búsqueda o los filtros para encontrarlo.
Haz clic en el ícono Más acciones y luego en Asignar.
Se abre la ventana Asignar.
En la ventana Asignar, agrega los detalles y haz clic en Asignar.
Por ejemplo, indica a quién se le asigna el recurso y cuándo vence. Joy crea una tarea para el recurso, que aparece en la página Tareas del usuario.
Asignar varios recursos
Para asignar más de un recurso desde el Centro de conocimiento y crear una tarea independiente para cada uno:
Ve al Centro de conocimiento.
Aquí se guardan todos los recursos de tu organización.
Busca un recurso que quieras asignar.
Usa la barra de búsqueda o los filtros para encontrarlo.
Selecciona el recurso.
Marca la casilla del recurso. Aparece la barra Acciones en la parte inferior de la página.
Repite el paso para seleccionar todos los recursos que quieres asignar.
La barra Acciones muestra cuántos recursos seleccionaste.
En la barra Acciones, haz clic en Asignar.
Se abre la ventana Asignar.
En la ventana Asignar, agrega los detalles y haz clic en Asignar.
Por ejemplo, indica a quién se le asignan los recursos y cuándo vence cada uno. Joy crea una tarea independiente para cada recurso, que aparece en la página Tareas de los usuarios.
La ventana Asignar
Usa la ventana Asignar para elegir a los usuarios, agregar un mensaje y configurar opciones de la tarea, como la fecha de vencimiento.
- Para: los usuarios a los que quieres asignar recursos. Puedes empezar a escribir el nombre de un usuario para encontrarlo rápido o seleccionarlo en la lista desplegable.
- Asunto: la línea de asunto de la asignación. Los usuarios podrán verla en una próxima actualización.
- Mensaje: cualquier información adicional sobre la asignación. Los usuarios podrán verla en una próxima actualización.
- Recursos: los recursos que se van a asignar. Cada recurso que asignas se convierte en una tarea independiente. Para personalizar cuánto tiempo tiene el usuario para completar la tarea y otras opciones, haz clic en el ícono Más acciones del recurso. Consulta Opciones del recurso para ver los detalles.
Cuando todo esté listo, haz clic en Asignar.
Opciones del recurso
Haz clic en el ícono Más acciones de un recurso para ver más opciones:
Editar fechas
Haz clic en Editar fechas para personalizar cuándo vence la tarea y otras opciones relacionadas con el tiempo. Cuando termines, haz clic en Guardar.
- Fecha de vencimiento: la fecha límite para que el usuario complete la tarea. Puedes definirla como una cantidad de días después de la asignación o como una fecha específica.
- Período de advertencia: cuándo la tarea mostrará una advertencia de que está por vencer. Puedes definirlo como una cantidad de días antes de la fecha de vencimiento o como una fecha específica.
- Ventana de aceptación: te permite definir un plazo para las finalizaciones anteriores. Si un usuario ya completó el recurso dentro de ese plazo, no tendrá que completarlo otra vez. Esta función llegará en una próxima actualización. Puedes elegir una de estas opciones:
- Días antes de la asignación: los usuarios que completaron el recurso dentro de esa cantidad de días antes de la asignación no tienen que completarlo otra vez.
- Fecha específica: los usuarios que completaron el recurso después de esa fecha no tienen que completarlo otra vez.
Eliminar
Haz clic en Eliminar si ya no quieres asignar el recurso.