Orientação I-9 Remota

Novos contratados remotos perguntam à Joy como preencher o Formulário I-9, quais documentos levar e até quando. Eles recebem respostas passo a passo e com citações dos seus documentos de onboarding, em vez de adivinhar ou esperar por um e-mail de resposta do RH.

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Prompt de exemplo para o assistente Joy

Sou um novo contratado remoto. Como preencho meu [Formulário I-9], quais documentos preciso e até quando?

Como pode ficar

Um exemplo ilustrativo. Seu resultado vai refletir suas fontes, dados e pedidos.

Sou um novo contratado remoto. Como preencho meu Formulário I-9, quais documentos preciso e até quando?

Veja como seu I-9 funciona como contratado remoto, extraído do Guia de Conformidade do I-9 e do Guia de Onboarding Remoto, com os dois prazos e os documentos que você precisará levar.

Seu I-9 tem duas partes com dois prazos diferentes. Você mesmo preenche a Seção 1, e um representante autorizado que a empresa designa preenche a Seção 2 após conferir seus documentos presencialmente, conforme o Guia de Conformidade do I-9.

Até o dia 1
Seção 1 — você preenche
Em até 3 dias úteis
Seção 2 — o representante preenche

Preencha a Seção 1 no máximo até o seu primeiro dia de trabalho. A Seção 2 precisa ser preenchida em até três dias úteis da sua data de início, então vale a pena organizar seus documentos e seu representante nessa primeira semana em vez de deixar para depois.

Como você é remoto, você apresenta seus documentos originais a um representante autorizado que a empresa designa, como um notário ou um agente local aprovado, em vez de ao RH em um escritório, conforme o Guia de Onboarding Remoto. Essa pessoa revisa seus documentos e preenche a Seção 2.

Para documentos, você leva um documento da Lista A, ou um da Lista B mais um da Lista C:

Lista A — identidade + autorização de trabalhoLista B — identidadeLista C — autorização de trabalho
Passaporte ou Passport Card dos EUACarteira de motoristaCartão de Seguro Social
Permanent Resident Card (Green Card)Carteira de identidade emitida pelo estadoCertidão de nascimento com fé pública

Então um único Passaporte dos EUA da Lista A já basta por si só. Se você não tem um documento da Lista A, combine algo que comprove a identidade da Lista B, como sua carteira de motorista, com algo que comprove a autorização de trabalho da Lista C, como seu Cartão de Seguro Social.

Quer que eu explique o que fazer se você não conseguir contatar um representante autorizado a tempo, ou como corrigir um erro no formulário?

Dos documentos de onboarding a uma primeira semana clara

A Orientação I-9 Remota responde às perguntas sobre o I-9 de um novo contratado a partir dos seus próprios documentos de onboarding: os passos de preenchimento, os documentos aceitáveis e os prazos, com uma citação à fonte exata a cada vez. Sem adivinhar a qual lista um documento pertence ou quando a Seção 2 vence.

  1. Conecte seus documentos de I-9 e onboarding

    Faça upload do seu Guia de Conformidade do I-9, do Guia de Onboarding Remoto, da lista de documentos aceitáveis e do checklist de novos contratados para o Knowledge Center, para que as respostas permaneçam baseadas no seu processo real.

  2. Defina quem vê o quê

    Defina o acesso por função para que os novos contratados vejam a orientação de onboarding e o RH veja a política de conformidade completa. Depois as pessoas simplesmente perguntam à Joy.

  3. Novos contratados perguntam em linguagem simples

    As perguntas chegam naturalmente: "Como preencho meu I-9 e o que levo?" A Joy responde com os passos, as listas de documentos e os prazos, cada um com uma citação à fonte.

  4. Use onde você trabalha

    Copie a resposta para o seu checklist de onboarding, seu e-mail de boas-vindas ou uma mensagem de chat ao novo contratado. A Joy elabora a orientação; você envia.

  5. Transforme isso em um clique para a sua equipe

    Salve este pedido como um comando personalizado no assistente que a sua equipe já usa, para que qualquer pessoa possa executá-lo em uma única etapa.

Deixe do seu jeito

Respostas com Citações

Cada resposta aponta para o documento de onboarding e a seção exatos, para que um novo contratado possa confiar nela e o RH possa verificá-la.

Sensível a Permissões

Novos contratados veem a orientação de onboarding; o RH vê a política de conformidade completa. O acesso segue a função automaticamente.

Passo a Passo

A Joy orienta o contratado pela Seção 1, depois faz o encaminhamento ao representante autorizado para a Seção 2, na ordem certa.

Pronta para Múltiplos Estados

Aponte a Joy para documentos de onboarding específicos por localização, para que contratados em estados diferentes recebam o processo de representante e as instruções certos.

Checklist do Primeiro Dia

Pergunte à Joy tudo o que vence no primeiro dia, da Seção 1 ao depósito direto e à configuração de equipamentos, tudo a partir do seu checklist de novos contratados.

Auxiliar de Documentos

"Meu RG estadual conta?" A Joy explica a qual lista cada documento pertence a partir da sua lista de documentos aceitáveis.

Multilíngue

Novos contratados perguntam no idioma preferido e recebem os passos do I-9 nesse idioma, mesmo quando seus documentos estão em inglês.

Encaminhamento ao Gestor

Dê aos gestores de contratação as instruções do representante para que possam ajudar um contratado remoto a encontrar um agente aprovado por perto.

Perguntas Frequentes

O que é o Formulário I-9 e quem o preenche?

O Formulário I-9 verifica a identidade de um novo contratado e sua autorização para trabalhar. Você mesmo preenche a Seção 1, e um representante autorizado preenche a Seção 2 após revisar seus documentos. A Orientação I-9 Remota responde às suas perguntas sobre ambas as partes a partir dos documentos de onboarding da sua empresa.

A Joy preenche ou verifica meu I-9?

Não. A Joy explica os requisitos e prazos a partir dos seus documentos de onboarding e indica as pessoas certas. Ela não preenche a Seção 2 nem verifica seus documentos de identidade; um representante autorizado faz isso presencialmente.

Quando o I-9 vence para um contratado remoto?

Preencha a Seção 1 no máximo até o seu primeiro dia de trabalho, e a Seção 2 em até três dias úteis da sua data de início. A Joy cita seu guia de onboarding para que você possa confirmar as datas exatas que se aplicam à sua função.

Quais documentos preciso para o meu I-9?

Você fornece um documento da Lista A, que comprova identidade e autorização de trabalho juntas, ou um da Lista B para identidade mais um da Lista C para autorização de trabalho. A Joy explica a qual lista cada documento pertence a partir da sua lista de documentos aceitáveis.

Como um contratado remoto preenche a Seção 2?

Como contratado remoto, você apresenta seus documentos originais a um representante autorizado que a empresa designa, como um notário ou um agente local aprovado, que os revisa e preenche a Seção 2. A Joy orienta você a encontrar e trabalhar com esse representante a partir do seu Guia de Onboarding Remoto.

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