Remote-I-9-Anleitung

Neue Remote-Mitarbeiter fragen Joy, wie sie das Formular I-9 ausfüllen, welche Dokumente sie mitbringen und bis wann. Sie erhalten belegte Schritt-für-Schritt-Antworten aus Ihren Onboarding-Dokumenten, statt zu raten oder auf eine E-Mail von HR zu warten.

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Beispiel-Prompt für den Joy-Assistenten

Ich bin ein neuer Remote-Mitarbeiter. Wie fülle ich mein [Formular I-9] aus, welche Dokumente brauche ich und bis wann?

So kann es aussehen

Ein anschauliches Beispiel. Ihr Ergebnis hängt von Ihren Quellen, Daten und Anfragen ab.

Ich bin ein neuer Remote-Mitarbeiter. Wie fülle ich mein Formular I-9 aus, welche Dokumente brauche ich und bis wann?

So funktioniert Ihr I-9 als Remote-Mitarbeiter, aus dem I-9-Compliance-Leitfaden und dem Remote-Onboarding-Leitfaden, mit den zwei Fristen und den Dokumenten, die Sie mitbringen müssen.

Ihr I-9 hat zwei Teile mit zwei verschiedenen Fristen. Abschnitt 1 füllen Sie selbst aus, und ein vom Unternehmen benannter autorisierter Vertreter füllt Abschnitt 2 aus, nachdem er Ihre Dokumente persönlich geprüft hat, gemäß I-9-Compliance-Leitfaden.

Bis Tag 1
Abschnitt 1 — Sie füllen aus
Binnen 3 Werktagen
Abschnitt 2 — Vertreter füllt aus

Füllen Sie Abschnitt 1 spätestens an Ihrem ersten Arbeitstag aus. Abschnitt 2 muss innerhalb von drei Werktagen nach Ihrem Startdatum abgeschlossen sein, es lohnt sich also, Ihre Dokumente und Ihren Vertreter in dieser ersten Woche zu organisieren, statt es aufzuschieben.

Da Sie remote arbeiten, legen Sie Ihre Originaldokumente einem vom Unternehmen benannten autorisierten Vertreter vor, etwa einem Notar oder einem zugelassenen örtlichen Beauftragten, statt HR in einem Büro, gemäß Remote-Onboarding-Leitfaden. Diese Person prüft Ihre Dokumente und füllt Abschnitt 2 aus.

Manche bei E-Verify registrierten Arbeitgeber nutzen stattdessen das alternative Verfahren des DHS, bei dem die Dokumente in einem Live-Videoanruf geprüft werden. Der Remote-Onboarding-Leitfaden beschreibt den persönlichen Weg, planen Sie also damit, sofern HR Ihnen nichts anderes sagt.

An Dokumenten bringen Sie entweder ein Dokument aus Liste A mit oder eines aus Liste B plus eines aus Liste C:

Liste A — Identität + ArbeitserlaubnisListe B — IdentitätListe C — Arbeitserlaubnis
US-Reisepass oder PasskarteFührerscheinSozialversicherungskarte
Daueraufenthaltskarte (Green Card)Staatlich ausgestellter AusweisBeglaubigte Geburtsurkunde

Ein einzelner US-Reisepass aus Liste A genügt also für sich allein. Wenn Sie kein Dokument aus Liste A haben, kombinieren Sie etwas, das die Identität belegt, aus Liste B – etwa Ihren Führerschein – mit etwas, das die Arbeitserlaubnis belegt, aus Liste C – etwa Ihrer Sozialversicherungskarte.

Soll ich erklären, was zu tun ist, wenn Sie rechtzeitig keinen autorisierten Vertreter erreichen, oder wie Sie einen Fehler korrigieren auf dem Formular?

So funktioniert Remote-I-9-Anleitung

Die Remote-I-9-Anleitung beantwortet die I-9-Fragen eines neuen Mitarbeiters aus Ihren eigenen Onboarding-Dokumenten: die Ausfüllschritte, die zulässigen Dokumente und die Fristen, jedes Mal mit Quellenangabe zur genauen Fundstelle. Niemand muss raten, zu welcher Liste ein Dokument gehört oder wann Abschnitt 2 fällig ist.

  1. Verbinden Sie Ihre I-9- und Onboarding-Dokumente

    Laden Sie Ihren I-9-Compliance-Leitfaden, Ihren Remote-Onboarding-Leitfaden, die Liste zulässiger Dokumente und die Checkliste für neue Mitarbeiter in das Knowledge Center hoch, damit die Antworten auf Ihrem tatsächlichen Prozess fußen.

  2. Legen Sie fest, wer was sieht

    Richten Sie rollenbasierten Zugriff ein, sodass neue Mitarbeiter die Onboarding-Anleitung sehen und HR die vollständige Compliance-Richtlinie. Dann fragen die Leute einfach Joy.

  3. Neue Mitarbeiter fragen in natürlicher Sprache

    Fragen kommen ganz natürlich: „Wie fülle ich mein I-9 aus und was bringe ich mit?“ Joy antwortet mit den Schritten, den Dokumentenlisten und den Fristen, jeweils mit Quellenangabe.

  4. Nutzen Sie es dort, wo Sie arbeiten

    Kopieren Sie die Antwort in Ihre Onboarding-Checkliste, Ihre Willkommens-E-Mail oder eine Chatnachricht an den neuen Mitarbeiter. Joy entwirft die Anleitung; Sie senden sie.

  5. Als Team-Befehl speichern

    Speichern Sie diese Anfrage als eigenen Befehl im Assistenten, den Ihr Team bereits nutzt, damit alle sie mit einem Klick verwenden können.

Machen Sie es sich zu eigen

Zitierte Antworten

Jede Antwort verweist auf das genaue Onboarding-Dokument und den Abschnitt, sodass ein neuer Mitarbeiter ihr vertrauen und HR sie überprüfen kann.

Berechtigungsbewusst

Neue Mitarbeiter sehen die Onboarding-Anleitung; HR sieht die vollständige Compliance-Richtlinie. Der Zugriff folgt automatisch der Rolle.

Schritt für Schritt

Joy führt den Mitarbeiter durch Abschnitt 1 und übergibt dann für Abschnitt 2 an den autorisierten Vertreter, in der richtigen Reihenfolge.

Bereit für mehrere Bundesstaaten

Richten Sie Joy auf standortspezifische Onboarding-Dokumente aus, damit Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten den richtigen Vertreterprozess und die richtigen Anweisungen erhalten.

Checkliste für den ersten Tag

Fragen Sie Joy nach allem, was am ersten Tag ansteht, von Abschnitt 1 über die Bankverbindung bis zur Geräteeinrichtung, alles aus Ihrer Checkliste für neue Mitarbeiter.

Dokumenten-Helfer

„Zählt mein staatlicher Ausweis?“ Joy erklärt anhand Ihrer Liste zulässiger Dokumente, zu welcher Liste jedes Dokument gehört.

Mehrsprachig

Neue Mitarbeiter fragen in ihrer bevorzugten Sprache und erhalten die I-9-Schritte in dieser Sprache zurück, auch wenn Ihre Dokumente auf Englisch sind.

Übergabe an die Führungskraft

Geben Sie einstellenden Führungskräften die Vertreteranweisungen, damit sie einem Remote-Mitarbeiter helfen können, einen zugelassenen Beauftragten in der Nähe zu finden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist das Formular I-9 und wer füllt es aus?

Das Formular I-9 bestätigt die Identität und Arbeitserlaubnis eines neuen Mitarbeiters. Abschnitt 1 füllen Sie selbst aus, und ein autorisierter Vertreter füllt Abschnitt 2 aus, nachdem er Ihre Dokumente geprüft hat. Die Remote-I-9-Anleitung beantwortet Ihre Fragen zu beiden Teilen aus den Onboarding-Dokumenten Ihres Unternehmens.

Füllt Joy mein I-9 aus oder prüft es?

Nein. Joy erklärt die Anforderungen und Fristen aus Ihren Onboarding-Dokumenten und verweist Sie an die richtigen Personen. Joy füllt Abschnitt 2 nicht aus und prüft Ihre Ausweisdokumente nicht. Das übernimmt Ihr Arbeitgeber oder ein autorisierter Vertreter, persönlich oder, wenn Ihr Arbeitgeber das alternative Verfahren des DHS nutzt, per Live-Videoanruf.

Bis wann ist das I-9 für einen Remote-Mitarbeiter fällig?

Füllen Sie Abschnitt 1 spätestens an Ihrem ersten Arbeitstag aus und Abschnitt 2 innerhalb von drei Werktagen nach Ihrem Startdatum. Joy zitiert Ihren Onboarding-Leitfaden, sodass Sie die genauen Termine bestätigen können, die für Ihre Rolle gelten.

Welche Dokumente brauche ich für mein I-9?

Sie legen entweder ein Dokument aus Liste A vor, das Identität und Arbeitserlaubnis zusammen belegt, oder eines aus Liste B für die Identität plus eines aus Liste C für die Arbeitserlaubnis. Joy erklärt anhand Ihrer Liste zulässiger Dokumente, zu welcher Liste jedes Dokument gehört.

Wie füllt ein Remote-Mitarbeiter Abschnitt 2 aus?

Das hängt vom Verfahren Ihres Arbeitgebers ab. Ihr Arbeitgeber oder ein von ihm benannter autorisierter Vertreter, etwa ein Notar oder eine andere beauftragte Person, kann Ihre Originaldokumente persönlich prüfen und Abschnitt 2 ausfüllen. Arbeitgeber, die bei E-Verify registriert sind, können stattdessen das alternative Verfahren des DHS nutzen: Sie senden Kopien Ihrer Dokumente und zeigen die Originale dann in einem Live-Videoanruf. Joy führt Sie anhand Ihres Remote-Onboarding-Leitfadens durch die Variante, die Ihr Unternehmen nutzt.

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