I-9-Compliance-Tracker

Ein I-9-Dashboard, das Joy bei jeder Frage aus Ihren HRIS-Daten erstellt: Abschluss von Section 2 über alle Mitarbeitenden, die noch offenen Datensätze und die anstehenden Fristen. Es markiert alle, die unvollständig sind oder sich einem Datum für die erneute Prüfung nähern.

Kommende Funktionen
Für HR-Compliance-Teams HR-Operations & Onboarding HR-Manager mehrerer Standorte People Leader

Teile dieses Rezepts nutzen Funktionen auf der Joy-Roadmap: Connectors zu anderen Systemen als SmarterU. Der Rest ist ab dem Start von JoySuite enthalten, und Sie starten ihn, wann immer Sie fragen.

Beispiel-Prompt für den Joy-Assistenten

Erstelle ein [I-9-Compliance]-Dashboard über alle Mitarbeitenden und markiere alle, die [unvollständig sind oder sich einer Frist nähern].

So kann es aussehen

Ein anschauliches Beispiel. Ihr Ergebnis hängt von Ihren Quellen, Daten und Anfragen ab.

Erstelle ein I-9-Compliance-Dashboard über alle Mitarbeitenden und markiere alle, die unvollständig sind oder sich einer Frist nähern.

Hier ist Ihr I-9-Dashboard, erstellt aus den HRIS-Daten. Section 2 ist für 96% Ihrer 940 Mitarbeitenden abgeschlossen, 14 Datensätze sind noch offen, und 7 davon werden innerhalb von drei Arbeitstagen fällig. Die offenen Datensätze und die nächsten Fristen stehen unten.

Hier ist Ihr I-9-Board. Über alle 940 Mitarbeitenden hinweg ist Abschnitt 2 für 96% der Datensätze abgeschlossen. 14 Datensätze sind noch offen, und 7 davon werden innerhalb der nächsten drei Werktage fällig. Drei weitere Mitarbeitende brauchen vor Monatsende eine Neuverifizierung der Arbeitserlaubnis.

96%
Abschnitt 2 abgeschlossen
14
Datensätze unvollständig
7
Fällig in 3 Werktagen

Der Abschluss liegt in den Angestelltengruppen nahe am Maximum und sinkt dort, wo das Einstellungsvolumen am höchsten ist, sodass sich die offenen Datensätze an einigen wenigen Stellen häufen, statt sich gleichmäßig zu verteilen.

Abschluss von Abschnitt 2 nach Abteilung

Zentrale100%
Entwicklung99%
Außendienst97%
Lager94%
Filialen92%

Zentrale und Entwicklung sind mit 100% und 99% praktisch sauber. Die Lücke liegt bei Filialen mit 92% und Lager mit 94%, die zusammen elf der vierzehn offenen Datensätze ausmachen. Das ist das Muster des Onboarding-Volumens: Neueinstellungen fangen an, und Abschnitt 2 verstreicht sein Fenster, wenn niemand innerhalb der ersten drei Tage die Identitätsdokumente persönlich prüft. Hier sind die, deren Frist am nächsten ist.

Mitarbeiter/inStandortWas offen istFrist
Neueinstellung AEinzelhandel — Filiale 118Identitätsprüfung Abschnitt 221. Juli
Neueinstellung BLager — DC WestIdentitätsprüfung Abschnitt 222. Juli
Neueinstellung CEinzelhandel — Filiale 044Identitätsprüfung Abschnitt 222. Juli
Neueinstellung DEinzelhandel — Filiale 076Identitätsprüfung Abschnitt 223. Juli
Mitarbeiter/in EAußendienst — WestNeuverifizierung (Arbeitserlaubnis)28. Juli

Fragen Sie erneut, wann immer Sie den neuesten Stand möchten. Sobald Ihr Team jeden Datensatz im HRIS schließt, sinkt die Zählung und die Abschlussquote steigt bei Ihrer nächsten Frage, sodass Sie die neuesten Datensätze sehen statt einer Tabelle von letzter Woche. Sobald ein Datensatz in das Fenster von drei Werktagen rückt, wandert er in die obige Liste anstehender Fristen, damit er nicht stillschweigend seine Frist verpasst.

Soll ich das Board auf einen einzelnen Standort eingrenzen oder alle auflisten, die in diesem Quartal eine Neuverifizierung brauchen?

So funktioniert I-9-Compliance-Tracker

Der I-9-Compliance-Tracker ist ein Visual-Intelligence-Dashboard. Bei jedem Öffnen liest es den I-9-Status aus Ihren HRIS-Daten: den Abschluss von Abschnitt 2 über Ihre gesamte Belegschaft, die Zahl offener Datensätze und die anstehenden Fristen. Wer unvollständig ist oder kurz vor einer erneuten Prüfung steht, wird gekennzeichnet, sodass Sie die Lücken sehen, solange noch Zeit bleibt, sie zu schließen.

  1. HRIS-Daten hinzufügen

    Fügen Sie einen Export Ihrer I-9-Datensätze aus dem HRIS zum Knowledge Center hinzu: Status von Abschnitt 1 und Abschnitt 2, Einstellungsdaten und Ablauf der Arbeitserlaubnis. Direkte HRIS-Konnektoren sind bald verfügbar.

  2. Nach dem Dashboard fragen

    Fordern Sie ein I-9-Compliance-Dashboard für alle Mitarbeiter an. Joy erstellt aus den hinzugefügten Daten ein Board mit Abschlusskacheln, einem Diagramm und einer Liste der Gefährdeten.

  3. Sagen Sie ihm, was zu kennzeichnen ist

    Legen Sie die entscheidenden Kennzeichen fest: Datensätze mit noch offenem Abschnitt 2, Fristen innerhalb eines Fensters von drei Werktagen und Neuverifizierungen der Arbeitserlaubnis, die in diesem Monat anstehen.

  4. Arbeiten Sie die gekennzeichnete Liste ab

    Fragen Sie jederzeit erneut, um den Status nach den neuesten Daten zu sehen. Arbeiten Sie die Liste der bald fälligen ab, schließen Sie jeden Datensatz in Ihrem HRIS und sehen Sie die Abschlussquote bei Ihrer nächsten Frage steigen.

  5. Als Team-Befehl speichern

    Speichern Sie diese Anfrage als eigenen Befehl im Assistenten, den Ihr Team bereits nutzt, damit alle sie mit einem Klick verwenden können.

Machen Sie es sich zu eigen

Aktuelle Abschlussquote

Der Abschluss von Abschnitt 2 über alle Mitarbeitenden, aktuell bei jeder Frage.

Fristen-Kennzeichnung

Datensätze innerhalb des Fensters von drei Werktagen erscheinen in einer Liste anstehender Fristen, damit nichts stillschweigend seine Frist verpasst.

Erneute Prüfungen hervorgehoben

Abläufe der Arbeitserlaubnis, die in diesem Monat anstehen, werden separat hervorgehoben, lange bevor sie verstreichen.

Wo sich die Lücken häufen

Ein Abschlussdiagramm nach Abteilung zeigt, wo sich offene Datensätze konzentrieren, damit Sie wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

Nach Standort

Grenzen Sie das Board auf eine Filiale, einen Standort oder eine Region ein, um den lokalen Abschluss und die dort offenen Datensätze zu sehen.

Neuverifizierungen in diesem Quartal

Listen Sie jede Person auf, deren Arbeitserlaubnis in diesem Quartal abläuft, nach Datum geordnet.

Fenster für Neueinstellungen

Konzentrieren Sie sich auf Mitarbeitende in ihren ersten drei Tagen, in denen Abschnitt 2 noch berechtigt in Bearbeitung ist.

Audit-fertige Ansicht

Rufen Sie die aktuelle Abschlussquote und die Zahl der offenen Datensätze als Momentaufnahme für ein internes oder externes Audit ab.

Häufig gestellte Fragen

Ist das ein Dashboard oder ein einmaliger Bericht?

Es ist ein Dashboard, das Joy bei jeder Frage neu erstellt. Dabei liest es den I-9-Status aus Ihren HRIS-Daten, sodass Abschlussquote, Zahl offener Datensätze und die Liste bald fälliger Fristen den Stand zu diesem Zeitpunkt zeigen. Zwischen den Anfragen aktualisiert es sich nicht von selbst.

Wie kennzeichnet es näher rückende Fristen?

Abschnitt 2 ist innerhalb von drei Tagen nach Arbeitsbeginn einer Neueinstellung fällig, daher erscheint jeder offene Datensatz innerhalb eines Fensters von drei Werktagen in der Liste anstehender Fristen. Neuverifizierungen der Arbeitserlaubnis, die in diesem Monat anstehen, werden separat hervorgehoben, bevor sie verstreichen.

Welche Daten benötigt es?

Ihre I-9-Datensätze aus dem HRIS: Status von Section 1 und Section 2, Eintrittsdaten, Ablauf der Arbeitserlaubnis und Standort oder Abteilung. Fügen Sie einen Export zum Knowledge Center hinzu; direkte HRIS-Konnektoren sind bald verfügbar. Joy liest diese Daten, um den Abschluss zu berechnen und jede Frist festzulegen.

Kann ich das Board auf einen Standort eingrenzen?

Ja. Stellen Sie eine Folgefrage, und Joy liest die Daten neu, um den Abschluss und die offenen Datensätze für eine einzelne Filiale, einen Standort oder eine Region zu zeigen oder alle aufzulisten, die in diesem Quartal eine Neuverifizierung brauchen.

Füllt Joy die I-9 für mich aus?

Nein. Joy zeigt, welche Datensätze offen und welche Fristen nah sind, damit Ihr Team handeln kann. Ihr Team füllt jedes I-9 im HRIS aus und prüft es, und das Board zeigt die Änderung bei Ihrer nächsten Frage.

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