Suivi de Conformité I-9

Un tableau de bord permanent qui lit le statut I-9 directement depuis votre SIRH et reste à jour : l'achèvement de la Section 2 pour chaque employé, les dossiers encore ouverts et les échéances à venir. Il signale toute personne dont le dossier est incomplet ou qui approche d'une date de revérification.

Pour Équipes de Conformité RH Opérations RH et Intégration Gestionnaires RH Multisites Dirigeants des Ressources Humaines
Exemple de prompt pour l'assistant Joy

Mettez en place un tableau de bord en temps réel de [conformité I-9] pour tous les employés, et signalez toute personne [incomplète ou approchant d'une échéance].

À quoi cela peut ressembler

Un exemple illustratif. Votre résultat dépendra de vos sources, de vos données et de vos demandes.

Mettez en place un tableau de bord en temps réel de conformité I-9 pour tous les employés, et signalez toute personne incomplète ou approchant d'une échéance.

Votre tableau de bord I-9 est actif et lit les données du SIRH. La Section 2 est complète pour 96 % de vos 940 employés, 14 dossiers sont encore ouverts, et 7 d'entre eux arrivent à échéance dans les trois jours ouvrables. Les dossiers ouverts et les échéances les plus proches figurent ci-dessous.

Votre tableau I-9 est actif. Sur l'ensemble des 940 employés, la Section 2 est complète pour 96 % des dossiers. 14 dossiers sont encore ouverts, et 7 d'entre eux arrivent à échéance dans les trois prochains jours ouvrables. Trois autres employés doivent faire revérifier leur autorisation de travail avant la fin du mois.

96%
Section 2 complète
14
Dossiers incomplets
7
À échéance sous 3 jours ouvrables

L'achèvement reste proche du sommet dans les groupes salariés et fléchit là où le volume d'embauche est le plus élevé, si bien que les dossiers ouverts se concentrent à quelques endroits plutôt que de se répartir uniformément.

Achèvement de la Section 2 par service

Siège social100%
Ingénierie99%
Services sur le terrain97%
Entrepôt94%
Magasins de détail92%

Le Siège social et l'Ingénierie sont pratiquement irréprochables à 100 % et 99 %. L'écart se situe dans les Magasins de détail à 92 % et l'Entrepôt à 94 %, qui totalisent à eux deux onze des quatorze dossiers ouverts. C'est le schéma lié au volume d'intégration : les nouvelles embauches commencent, et la Section 2 dépasse sa fenêtre à moins que quelqu'un ne vérifie les pièces d'identité en personne dans les trois premiers jours. Voici les personnes les plus proches de leur échéance.

EmployéEmplacementCe qui est ouvertÉchéance
Nouvelle embauche ADétail — Magasin 118Vérification d'identité Section 221 juil.
Nouvelle embauche BEntrepôt — CD OuestVérification d'identité Section 222 juil.
Nouvelle embauche CDétail — Magasin 044Vérification d'identité Section 222 juil.
Nouvelle embauche DDétail — Magasin 076Vérification d'identité Section 223 juil.
Employé EServices sur le terrain — OuestRevérification (autorisation de travail)28 juil.

Le tableau reste à jour de lui-même. À mesure que votre équipe ferme chaque dossier dans le SIRH, le décompte baisse et le taux d'achèvement monte à la prochaine ouverture du tableau, si bien que ce que vous voyez est toujours le statut du jour plutôt qu'un tableur de la semaine dernière. Lorsqu'un dossier entre dans la fenêtre de trois jours ouvrables, il passe dans la liste des échéances proches ci-dessus pour ne pas dépasser discrètement sa date limite.

Voulez-vous que je restreigne le tableau à un seul emplacement, ou que je liste toutes les personnes à revérifier ce trimestre ?

D'un audit manuel à un tableau qui reste à jour

Le Suivi de Conformité I-9 est un tableau de bord Visual Intelligence permanent. Il lit le statut I-9 depuis votre SIRH et le maintient à jour : l'achèvement de la Section 2 sur l'ensemble de votre effectif, un décompte en continu des dossiers ouverts et les échéances à venir. Toute personne dont le dossier est incomplet ou qui approche d'une date de revérification est signalée, de sorte que les lacunes remontent tant qu'il reste du temps pour les combler.

  1. Connectez votre SIRH

    Donnez à Joy un accès en lecture à vos dossiers I-9 dans le SIRH : le statut des Sections 1 et 2, les dates d'embauche et l'expiration des autorisations de travail. C'est ce que le tableau lit pour rester à jour.

  2. Mettez en place le tableau de bord en temps réel

    Demandez un tableau de bord de conformité I-9 en temps réel pour tous les employés. Joy construit un tableau permanent avec des tuiles d'achèvement, un graphique et une liste des personnes à risque, et le maintient connecté en lecture au SIRH.

  3. Dites-lui quoi signaler

    Définissez les signalements qui comptent : les dossiers dont la Section 2 est encore ouverte, les échéances dans une fenêtre de trois jours ouvrables, et les revérifications d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là.

  4. Traitez la liste des dossiers signalés

    Ouvrez le tableau à tout moment et voyez le statut du jour, pas l'export de la semaine dernière. Traitez la liste des échéances proches, fermez chaque dossier dans votre SIRH, et regardez le taux d'achèvement monter à la prochaine consultation.

  5. Rendez-le accessible en un clic pour votre équipe

    Enregistrez cette demande comme commande personnalisée sur l'assistant que votre équipe utilise déjà, afin que tout le monde puisse l'exécuter en une seule étape.

Faites-en la vôtre

Taux d'Achèvement en Temps Réel

L'achèvement de la Section 2 pour chaque employé, à jour à chaque ouverture du tableau, et non tiré d'un export périmé.

Signalement des Échéances

Les dossiers dans la fenêtre de trois jours ouvrables apparaissent dans une liste des échéances proches, pour que rien ne dépasse discrètement sa date limite.

Surveillance des Revérifications

Les expirations d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là sont signalées séparément, bien avant qu'elles n'expirent.

Où se Concentrent les Lacunes

Un graphique d'achèvement par service montre où se concentrent les dossiers ouverts, pour savoir où concentrer vos efforts.

Par Emplacement

Restreignez le tableau à un magasin, un site ou une région pour voir l'achèvement local et les dossiers qui y sont ouverts.

Revérifications ce Trimestre

Listez chaque employé dont l'autorisation de travail expire ce trimestre, classés par date.

Fenêtre des Nouvelles Embauches

Concentrez-vous sur les employés dans leurs trois premiers jours, où la Section 2 est encore légitimement en cours.

Vue Prête pour l'Audit

Faites ressortir le taux d'achèvement actuel et le nombre de dossiers ouverts sous forme d'instantané pour un audit interne ou externe.

Foire aux questions

Est-ce un tableau de bord en temps réel ou un rapport ponctuel ?

C'est un tableau de bord permanent, en temps réel. Il lit le statut I-9 depuis votre SIRH et reste à jour, si bien qu'à chaque ouverture le taux d'achèvement, le nombre de dossiers ouverts et la liste des échéances proches reflètent les données du jour plutôt qu'un export figé.

Comment signale-t-il les échéances qui approchent ?

La Section 2 doit être remplie dans les trois jours suivant l'arrivée d'un nouvel employé, si bien que tout dossier ouvert dans une fenêtre de trois jours ouvrables apparaît dans la liste des échéances proches. Les revérifications d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là sont signalées séparément, avant qu'elles n'expirent.

De quelles données a-t-il besoin ?

Un accès en lecture à vos dossiers I-9 dans le SIRH : le statut des Sections 1 et 2, les dates d'embauche, l'expiration des autorisations de travail, et l'emplacement ou le service. Joy lit ces données pour calculer l'achèvement et fixer chaque échéance.

Puis-je restreindre le tableau à un seul emplacement ?

Oui. Posez une question de suivi et Joy relit les données pour afficher l'achèvement et les dossiers ouverts d'un seul magasin, site ou région, ou pour lister toutes les personnes à revérifier ce trimestre.

Est-ce que Joy remplit les I-9 à ma place ?

Non. Joy fait ressortir les dossiers ouverts et les échéances qui approchent pour que votre équipe puisse agir. Votre équipe remplit et vérifie chaque I-9 dans le SIRH, et le tableau reflète le changement à la consultation suivante.

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