Un tableau de bord permanent qui lit le statut I-9 directement depuis votre SIRH et reste à jour : l'achèvement de la Section 2 pour chaque employé, les dossiers encore ouverts et les échéances à venir. Il signale toute personne dont le dossier est incomplet ou qui approche d'une date de revérification.
Mettez en place un tableau de bord en temps réel de [conformité I-9] pour tous les employés, et signalez toute personne [incomplète ou approchant d'une échéance].
Un exemple illustratif. Votre résultat dépendra de vos sources, de vos données et de vos demandes.
Votre tableau de bord I-9 est actif et lit les données du SIRH. La Section 2 est complète pour 96 % de vos 940 employés, 14 dossiers sont encore ouverts, et 7 d'entre eux arrivent à échéance dans les trois jours ouvrables. Les dossiers ouverts et les échéances les plus proches figurent ci-dessous.
Votre tableau I-9 est actif. Sur l'ensemble des 940 employés, la Section 2 est complète pour 96 % des dossiers. 14 dossiers sont encore ouverts, et 7 d'entre eux arrivent à échéance dans les trois prochains jours ouvrables. Trois autres employés doivent faire revérifier leur autorisation de travail avant la fin du mois.
L'achèvement reste proche du sommet dans les groupes salariés et fléchit là où le volume d'embauche est le plus élevé, si bien que les dossiers ouverts se concentrent à quelques endroits plutôt que de se répartir uniformément.
Achèvement de la Section 2 par service
Le Siège social et l'Ingénierie sont pratiquement irréprochables à 100 % et 99 %. L'écart se situe dans les Magasins de détail à 92 % et l'Entrepôt à 94 %, qui totalisent à eux deux onze des quatorze dossiers ouverts. C'est le schéma lié au volume d'intégration : les nouvelles embauches commencent, et la Section 2 dépasse sa fenêtre à moins que quelqu'un ne vérifie les pièces d'identité en personne dans les trois premiers jours. Voici les personnes les plus proches de leur échéance.
| Employé | Emplacement | Ce qui est ouvert | Échéance |
|---|---|---|---|
| Nouvelle embauche A | Détail — Magasin 118 | Vérification d'identité Section 2 | 21 juil. |
| Nouvelle embauche B | Entrepôt — CD Ouest | Vérification d'identité Section 2 | 22 juil. |
| Nouvelle embauche C | Détail — Magasin 044 | Vérification d'identité Section 2 | 22 juil. |
| Nouvelle embauche D | Détail — Magasin 076 | Vérification d'identité Section 2 | 23 juil. |
| Employé E | Services sur le terrain — Ouest | Revérification (autorisation de travail) | 28 juil. |
Le tableau reste à jour de lui-même. À mesure que votre équipe ferme chaque dossier dans le SIRH, le décompte baisse et le taux d'achèvement monte à la prochaine ouverture du tableau, si bien que ce que vous voyez est toujours le statut du jour plutôt qu'un tableur de la semaine dernière. Lorsqu'un dossier entre dans la fenêtre de trois jours ouvrables, il passe dans la liste des échéances proches ci-dessus pour ne pas dépasser discrètement sa date limite.
Voulez-vous que je restreigne le tableau à un seul emplacement, ou que je liste toutes les personnes à revérifier ce trimestre ?
Le Suivi de Conformité I-9 est un tableau de bord Visual Intelligence permanent. Il lit le statut I-9 depuis votre SIRH et le maintient à jour : l'achèvement de la Section 2 sur l'ensemble de votre effectif, un décompte en continu des dossiers ouverts et les échéances à venir. Toute personne dont le dossier est incomplet ou qui approche d'une date de revérification est signalée, de sorte que les lacunes remontent tant qu'il reste du temps pour les combler.
Donnez à Joy un accès en lecture à vos dossiers I-9 dans le SIRH : le statut des Sections 1 et 2, les dates d'embauche et l'expiration des autorisations de travail. C'est ce que le tableau lit pour rester à jour.
Demandez un tableau de bord de conformité I-9 en temps réel pour tous les employés. Joy construit un tableau permanent avec des tuiles d'achèvement, un graphique et une liste des personnes à risque, et le maintient connecté en lecture au SIRH.
Définissez les signalements qui comptent : les dossiers dont la Section 2 est encore ouverte, les échéances dans une fenêtre de trois jours ouvrables, et les revérifications d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là.
Ouvrez le tableau à tout moment et voyez le statut du jour, pas l'export de la semaine dernière. Traitez la liste des échéances proches, fermez chaque dossier dans votre SIRH, et regardez le taux d'achèvement monter à la prochaine consultation.
Enregistrez cette demande comme commande personnalisée sur l'assistant que votre équipe utilise déjà, afin que tout le monde puisse l'exécuter en une seule étape.
L'achèvement de la Section 2 pour chaque employé, à jour à chaque ouverture du tableau, et non tiré d'un export périmé.
Les dossiers dans la fenêtre de trois jours ouvrables apparaissent dans une liste des échéances proches, pour que rien ne dépasse discrètement sa date limite.
Les expirations d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là sont signalées séparément, bien avant qu'elles n'expirent.
Un graphique d'achèvement par service montre où se concentrent les dossiers ouverts, pour savoir où concentrer vos efforts.
Restreignez le tableau à un magasin, un site ou une région pour voir l'achèvement local et les dossiers qui y sont ouverts.
Listez chaque employé dont l'autorisation de travail expire ce trimestre, classés par date.
Concentrez-vous sur les employés dans leurs trois premiers jours, où la Section 2 est encore légitimement en cours.
Faites ressortir le taux d'achèvement actuel et le nombre de dossiers ouverts sous forme d'instantané pour un audit interne ou externe.
C'est un tableau de bord permanent, en temps réel. Il lit le statut I-9 depuis votre SIRH et reste à jour, si bien qu'à chaque ouverture le taux d'achèvement, le nombre de dossiers ouverts et la liste des échéances proches reflètent les données du jour plutôt qu'un export figé.
La Section 2 doit être remplie dans les trois jours suivant l'arrivée d'un nouvel employé, si bien que tout dossier ouvert dans une fenêtre de trois jours ouvrables apparaît dans la liste des échéances proches. Les revérifications d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là sont signalées séparément, avant qu'elles n'expirent.
Un accès en lecture à vos dossiers I-9 dans le SIRH : le statut des Sections 1 et 2, les dates d'embauche, l'expiration des autorisations de travail, et l'emplacement ou le service. Joy lit ces données pour calculer l'achèvement et fixer chaque échéance.
Oui. Posez une question de suivi et Joy relit les données pour afficher l'achèvement et les dossiers ouverts d'un seul magasin, site ou région, ou pour lister toutes les personnes à revérifier ce trimestre.
Non. Joy fait ressortir les dossiers ouverts et les échéances qui approchent pour que votre équipe puisse agir. Votre équipe remplit et vérifie chaque I-9 dans le SIRH, et le tableau reflète le changement à la consultation suivante.
Rejoignez la liste d'attente et soyez parmi les premiers à essayer ce workflow lors du lancement de JoySuite.