Suivi de Conformité I-9

Un tableau de bord I-9 que Joy produit à partir de vos dossiers SIRH chaque fois que vous le demandez : l'achèvement de la Section 2 pour chaque employé, les dossiers encore ouverts et les échéances qui approchent. Il signale toute personne dont le dossier est incomplet ou dont la date de revérification approche.

Fonctionnalités à venir
Pour Équipes de conformité RH Opérations RH et intégration Gestionnaires RH multisites Dirigeants des ressources humaines

Certaines parties de cette recette s'appuient sur des capacités prévues dans la feuille de route de Joy : connecteurs vers des systèmes autres que SmarterU. Le reste fait partie de JoySuite dès son lancement, et vous le lancez quand vous le demandez.

Exemple de prompt pour l'assistant Joy

Produis un tableau de bord de [conformité I-9] pour tous les employés et signale toute personne [incomplète ou proche d'une échéance].

À quoi cela peut ressembler

Un exemple illustratif. Votre résultat dépendra de vos sources, de vos données et de vos demandes.

Produis un tableau de bord de conformité I-9 pour tous les employés et signale toute personne incomplète ou proche d'une échéance.

Voici votre tableau de bord I-9, produit à partir des dossiers SIRH. La section 2 est remplie pour 96% de vos 940 employés, 14 dossiers sont encore ouverts et 7 d'entre eux arrivent à échéance dans trois jours ouvrables. Les dossiers ouverts et les échéances les plus proches sont ci-dessous.

Voici votre tableau I-9. Sur l'ensemble des 940 employés, la Section 2 est complète pour 96 % des dossiers. 14 dossiers sont encore ouverts, et 7 d'entre eux arrivent à échéance dans les trois prochains jours ouvrables. Trois autres employés doivent faire revérifier leur autorisation de travail avant la fin du mois.

96%
Section 2 complète
14
Dossiers incomplets
7
À échéance sous 3 jours ouvrables

L'achèvement reste proche du sommet dans les groupes salariés et fléchit là où le volume d'embauche est le plus élevé, si bien que les dossiers ouverts se concentrent à quelques endroits plutôt que de se répartir uniformément.

Achèvement de la Section 2 par service

Siège social100%
Ingénierie99%
Services sur le terrain97%
Entrepôt94%
Magasins de détail92%

Le Siège social et l'Ingénierie sont pratiquement irréprochables à 100 % et 99 %. L'écart se situe dans les Magasins de détail à 92 % et l'Entrepôt à 94 %, qui totalisent à eux deux onze des quatorze dossiers ouverts. C'est le schéma lié au volume d'intégration : les nouvelles embauches commencent, et la Section 2 dépasse sa fenêtre à moins que quelqu'un ne vérifie les pièces d'identité en personne dans les trois premiers jours. Voici les personnes les plus proches de leur échéance.

EmployéEmplacementCe qui est ouvertÉchéance
Nouvelle embauche ADétail — Magasin 118Vérification d'identité Section 221 juil.
Nouvelle embauche BEntrepôt — CD OuestVérification d'identité Section 222 juil.
Nouvelle embauche CDétail — Magasin 044Vérification d'identité Section 222 juil.
Nouvelle embauche DDétail — Magasin 076Vérification d'identité Section 223 juil.
Employé EServices sur le terrain — OuestRevérification (autorisation de travail)28 juil.

Redemandez chaque fois que vous voulez l'état le plus récent. À mesure que votre équipe ferme chaque dossier dans le SIRH, le décompte baisse et le taux d'achèvement monte à votre prochaine demande, si bien que ce que vous voyez reflète les dossiers les plus récents plutôt qu'un tableur de la semaine dernière. Lorsqu'un dossier entre dans la fenêtre de trois jours ouvrables, il passe dans la liste des échéances proches ci-dessus pour ne pas dépasser discrètement sa date limite.

Voulez-vous que je restreigne le tableau à un seul emplacement, ou que je liste toutes les personnes à revérifier ce trimestre ?

Comment fonctionne Suivi de Conformité I-9

Le Suivi de Conformité I-9 est un tableau de bord Visual Intelligence que Joy produit quand vous le demandez. Il lit le statut I-9 dans votre SIRH : l'achèvement de la Section 2 sur l'ensemble de votre effectif, le nombre de dossiers ouverts et les échéances qui approchent. Toute personne dont le dossier est incomplet ou dont la date de revérification approche est signalée, pour que vous voyiez les écarts pendant qu'il est encore temps de les combler.

  1. Ajoutez vos dossiers SIRH

    Ajoutez au Knowledge Center une exportation des dossiers I-9 de votre SIRH : le statut des Sections 1 et 2, les dates d'embauche et l'expiration des autorisations de travail. C'est ce que le tableau lit chaque fois que vous le demandez. Les connecteurs SIRH directs seront bientôt offerts.

  2. Configurez le tableau de bord

    Demandez un tableau de bord de conformité I-9 pour tous les employés. Joy bâtit, à partir des dossiers ajoutés, un tableau avec des tuiles d'achèvement, un graphique et la liste des personnes à risque.

  3. Dites-lui quoi signaler

    Définissez les signalements qui comptent : les dossiers dont la Section 2 est encore ouverte, les échéances dans une fenêtre de trois jours ouvrables, et les revérifications d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là.

  4. Traitez la liste des dossiers signalés

    Redemandez à tout moment pour voir l'état selon les dossiers les plus récents. Traitez la liste des échéances proches, fermez chaque dossier dans votre SIRH et voyez le taux d'achèvement monter à votre prochaine demande.

  5. Enregistrez-la comme commande d'équipe

    Enregistrez cette demande comme commande personnalisée sur l'assistant que votre équipe utilise déjà, pour que chacun puisse l'utiliser en un clic.

Faites-en la vôtre

Taux d'achèvement à jour

L'achèvement de la Section 2 pour chaque employé, à jour à chaque ouverture du tableau.

Signalement des échéances

Les dossiers dans la fenêtre de trois jours ouvrables apparaissent dans une liste des échéances proches, pour que rien ne dépasse discrètement sa date limite.

Revérifications mises en évidence

Les expirations d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là sont signalées séparément, bien avant qu'elles n'expirent.

Où se concentrent les lacunes

Un graphique d'achèvement par service montre où se concentrent les dossiers ouverts, pour savoir où concentrer vos efforts.

Par emplacement

Restreignez le tableau à un magasin, un site ou une région pour voir l'achèvement local et les dossiers qui y sont ouverts.

Revérifications ce trimestre

Listez chaque employé dont l'autorisation de travail expire ce trimestre, classés par date.

Fenêtre des nouvelles embauches

Concentrez-vous sur les employés dans leurs trois premiers jours, où la Section 2 est encore légitimement en cours.

Vue prête pour l'audit

Faites ressortir le taux d'achèvement actuel et le nombre de dossiers ouverts sous forme d'instantané pour un audit interne ou externe.

Foire aux questions

Est-ce un tableau de bord ou un rapport ponctuel ?

C'est un tableau de bord que vous conservez et ouvrez quand vous en avez besoin. Chaque fois que vous l'ouvrez, il lit le statut I-9 dans votre SIRH, donc le taux d'achèvement, le nombre de dossiers ouverts et la liste des échéances proches reflètent les données du jour plutôt qu'une exportation statique.

Comment signale-t-il les échéances qui approchent ?

La Section 2 doit être remplie dans les trois jours suivant l'arrivée d'un nouvel employé, si bien que tout dossier ouvert dans une fenêtre de trois jours ouvrables apparaît dans la liste des échéances proches. Les revérifications d'autorisation de travail arrivant à échéance ce mois-là sont signalées séparément, avant qu'elles n'expirent.

De quelles données a-t-il besoin ?

Les dossiers I-9 de votre SIRH : état des sections 1 et 2, dates d'embauche, expiration des autorisations de travail et site ou service. Ajoutez une exportation au Knowledge Center; les connecteurs SIRH directs seront bientôt offerts. Joy les lit pour calculer l'achèvement et fixer chaque échéance.

Puis-je restreindre le tableau à un seul emplacement ?

Oui. Posez une question de suivi et Joy relit les données pour afficher l'achèvement et les dossiers ouverts d'un seul magasin, site ou région, ou pour lister toutes les personnes à revérifier ce trimestre.

Est-ce que Joy remplit les I-9 à ma place ?

Non. Joy indique quels dossiers sont ouverts et quelles échéances approchent pour que votre équipe agisse. Votre équipe remplit et vérifie chaque I-9 dans le SIRH, et le tableau montre le changement à votre prochaine demande.

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