Trouveur de Formulaires

Les employés demandent des formulaires et obtiennent des liens directs depuis le Knowledge Center au lieu de fouiller dans les dossiers et SharePoint ou d'écrire aux RH.

Fonctionnalités à venir
Pour Équipes RH Tous les employés Nouveaux arrivants Équipes opérations

Certaines parties de cette recette s'appuient sur des capacités prévues dans la feuille de route de Joy : connecteurs vers des systèmes autres que SmarterU. Le reste fait partie de JoySuite dès son lancement, et vous le lancez quand vous le demandez.

Exemple de prompt pour l'assistant Joy

Où puis-je trouver le formulaire de [remboursement de frais] ? Donnez-moi le lien direct et une courte note sur la façon de le soumettre.

À quoi cela peut ressembler

Un exemple illustratif. Votre résultat dépendra de vos sources, de vos données et de vos demandes.

Où puis-je trouver le formulaire de remboursement de frais ? Donnez-moi le lien direct et une courte note sur la façon de le soumettre.

Réponse tirée de l'index des formulaires Finance de votre Knowledge Center. Voici le formulaire exact à utiliser et comment le soumettre.

Celui qu'il vous faut est le Formulaire de Remboursement de Frais (v4, mis à jour en janvier 2026), classé sous les formulaires Finance dans le Knowledge Center. C'est la version en vigueur, alors ignorez les anciennes copies qui traînent encore sur SharePoint.

Pour le soumettre, remplissez le formulaire, joignez des reçus détaillés pour tout montant supérieur à 35 $, et acheminez-le à votre manager pour approbation. Les notes approuvées passent à la Comptabilité Fournisseurs et sont remboursées lors de la prochaine paie bimensuelle, selon la Politique de Remboursement de Frais, section 2.

Deux formulaires connexes se trouvent dans le même dossier si vous en avez besoin :

  • Formulaire de Remboursement Kilométrique. Pour les déplacements en véhicule personnel, remboursés au taux en vigueur.
  • Demande d'Avance de Fonds. Pour les frais de déplacement que vous ne pouvez raisonnablement avancer vous-même.

Voulez-vous aussi le formulaire kilométrique, ou un rappel rapide de ce qui compte comme reçu détaillé ?

Comment fonctionne Trouveur de Formulaires

Le Trouveur de Formulaires indexe tous vos formulaires RH, modèles et documents pour que les employés trouvent exactement ce dont ils ont besoin. Décrivez ce que vous essayez de faire, et le Trouveur de Formulaires renvoie le bon formulaire avec un lien direct.

  1. Connectez vos sources

    Téléchargez les formulaires dans le Knowledge Center ou connectez-vous à votre stockage cloud existant. JoySuite indexe les noms, descriptions et catégories des formulaires.

  2. Définissez qui voit quoi

    Définissez un accès basé sur les rôles pour que chaque équipe obtienne les formulaires qui la concernent. Les employés n'ont qu'à demander, aucune nouvelle application à apprendre.

  3. Les employés demandent des formulaires

    Les questions arrivent en langage naturel : « J'ai besoin du formulaire de remboursement de frais » ou « Où soumettre une demande de congés ? »

  4. Obtenez un lien direct

    Le Trouveur de Formulaires pointe vers le formulaire exact dans votre Knowledge Center avec un lien direct. Pour les PDF remplissables, les employés peuvent ouvrir la version en vigueur et la compléter immédiatement.

  5. Enregistrez-la comme commande d'équipe

    Enregistrez cette demande comme commande personnalisée sur l'assistant que votre équipe utilise déjà, pour que chacun puisse l'utiliser en un clic.

Faites-en la vôtre

Correspondance selon l'intention

Comprend l'intention : « formulaire de frais », « demande de remboursement » et « récupérer mon argent » trouvent tous le même formulaire.

Liens directs

Accès en un clic au formulaire exact. Plus besoin de naviguer dans les dossiers ou de se souvenir des chemins.

Instructions incluses

Avec le formulaire, fournit les instructions de remplissage et où le soumettre.

Toujours la version en vigueur

Pointe vers le dernier formulaire approuvé dans votre Knowledge Center, pour que les employés n'attrapent jamais une copie périmée sur SharePoint.

Par département

Différents ensembles de formulaires pour différents départements : formulaires RH pour les RH, formulaires finance pour la finance, chaque équipe voit ce qui est pertinent.

Multi-sites

Des formulaires différents selon les bureaux ou les pays. Les employés indiquent leur site, et Joy les dirige vers la version de ce site.

Combo formulaire + politique

Associez au Help Desk RH pour que les employés obtiennent le formulaire ET le contexte de politique dans une seule réponse.

Réponses connectées au SIRH

Quand les connecteurs SIRH seront offerts, Joy pourra confirmer les renseignements de l'employé (nom, numéro, service) pour qu'il sache exactement quoi inscrire sur le formulaire.

Questions fréquentes

Comment fonctionne un assistant trouveur de formulaires ?

Le Trouveur de Formulaires indexe tous les formulaires, modèles et documents de votre entreprise. Quand les employés demandent un formulaire en langage naturel, Joy associe leur demande au bon document et le pointe avec un lien direct, accompagné des instructions de remplissage et de soumission.

Les employés peuvent-ils trouver des formulaires sans connaître le nom exact ?

Oui, le Trouveur de Formulaires se base sur l'intention. Les employés peuvent décrire ce qu'ils essaient de faire (« changer mes coordonnées bancaires ») plutôt que de connaître le nom exact du formulaire (« Formulaire d'autorisation de virement »), et Joy trouve le bon document.

Quels types de formulaires le Trouveur de Formulaires peut-il gérer ?

Le Trouveur de Formulaires fonctionne avec tout type de document incluant PDF, documents Word, formulaires remplissables, modèles de tableurs et liens vers des formulaires web. Il gère les formulaires RH, documents financiers, demandes IT, formulaires de congés et toute autre paperasse destinée aux employés.

Comment réduire les questions RH sur la recherche de formulaires ?

Laissez les employés demander à Joy le formulaire dont ils ont besoin au lieu d'écrire aux RH. Les demandes courantes du type « où est le formulaire » vont à Joy, et les RH gardent leur temps pour les questions qui demandent une personne.

Le Trouveur de Formulaires peut-il fournir différents formulaires pour différents sites ?

Oui. Rangez les formulaires de chaque site dans le Knowledge Center, et quand un employé indique sa province, son pays ou son bureau, Joy le dirige vers la bonne version, comme un formulaire fiscal provincial, un document RH propre au pays ou une procédure propre au bureau.

Recettes Connexes

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Help Desk RH

Répondez aux questions de politique en plus des demandes de formulaires pour un libre-service complet.
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FAQ Politique de Congés

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Bibliothèque Ressources Avantages

Hub en libre-service pour les formulaires d'avantages sociaux et documents d'inscription.

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