Accompagnement I-9 à Distance

Les nouvelles recrues à distance demandent à Joy comment remplir le formulaire I-9, quels documents apporter et pour quand. Elles obtiennent des réponses sourcées, étape par étape, tirées de vos documents d'intégration au lieu de deviner ou d'attendre une réponse par courriel des RH.

Pour Nouvelles Recrues à Distance Équipes RH et d'Intégration Managers Recruteurs Entreprises Distribuées
Exemple de prompt pour l'assistant Joy

Je suis une nouvelle recrue à distance. Comment remplir mon [formulaire I-9], quels documents me faut-il, et pour quand ?

À quoi cela peut ressembler

Un exemple illustratif. Votre résultat dépendra de vos sources, de vos données et de vos demandes.

Je suis une nouvelle recrue à distance. Comment remplir mon formulaire I-9, quels documents me faut-il, et pour quand ?

Voici comment fonctionne votre I-9 en tant que recrue à distance, tiré du Guide de conformité I-9 et du Guide d'intégration à distance, avec les deux échéances et les documents que vous devrez apporter.

Votre I-9 comporte deux parties avec deux échéances différentes. Vous remplissez vous-même la section 1, et un représentant autorisé désigné par l'entreprise remplit la section 2 après avoir vérifié vos documents en personne, selon le Guide de conformité I-9.

D'ici le jour 1
Section 1 — vous la remplissez
Dans les 3 jours ouvrables
Section 2 — le représentant la remplit

Remplissez la section 1 au plus tard le premier jour de travail. La section 2 doit être remplie dans les trois jours ouvrables suivant votre date d'entrée en fonction ; il vaut donc la peine de préparer vos documents et votre représentant dès cette première semaine plutôt que de reporter.

Comme vous êtes à distance, vous présentez vos documents originaux à un représentant autorisé désigné par l'entreprise, comme un notaire ou un agent local approuvé, plutôt qu'aux RH dans un bureau, selon le Guide d'intégration à distance. Cette personne examine vos documents et remplit la section 2.

Pour les documents, vous apportez soit un document de la Liste A, soit un de la Liste B plus un de la Liste C :

Liste A — identité + autorisation de travailListe B — identitéListe C — autorisation de travail
Passeport ou carte de passeport américainPermis de conduireCarte de sécurité sociale
Carte de résident permanent (Green Card)Carte d'identité délivrée par l'ÉtatCertificat de naissance certifié

Ainsi, un simple passeport américain de la Liste A suffit à lui seul. Si vous n'avez pas de document de la Liste A, combinez une preuve d'identité de la Liste B, comme votre permis de conduire, avec une preuve d'autorisation de travail de la Liste C, comme votre carte de sécurité sociale.

Voulez-vous que je vous explique quoi faire si vous ne trouvez pas de représentant autorisé à temps, ou comment corriger une erreur sur le formulaire ?

Des documents d'intégration à une première semaine claire

L'Accompagnement I-9 à Distance répond aux questions I-9 d'une nouvelle recrue à partir de vos propres documents d'intégration : les étapes à remplir, les documents acceptables et les échéances, avec une citation vers la source exacte à chaque fois. Fini de deviner à quelle liste appartient un document ou quand la section 2 est due.

  1. Connectez vos documents I-9 et d'intégration

    Téléversez votre Guide de conformité I-9, votre Guide d'intégration à distance, votre liste de documents acceptables et votre checklist de nouvelle recrue dans le Knowledge Center pour que les réponses restent ancrées dans votre vrai processus.

  2. Définissez qui voit quoi

    Configurez un accès cadré par rôle pour que les nouvelles recrues voient les consignes d'intégration et que les RH voient la politique de conformité complète. Ensuite, les gens n'ont qu'à demander à Joy.

  3. Les nouvelles recrues demandent en langage courant

    Les questions arrivent naturellement : « Comment remplir mon I-9 et quoi apporter ? » Joy répond avec les étapes, les listes de documents et les échéances, chacune avec une citation vers la source.

  4. Utilisez-le là où vous travaillez

    Copiez la réponse dans votre checklist d'intégration, votre courriel de bienvenue ou un message de clavardage à la nouvelle recrue. Joy rédige les consignes ; c'est vous qui les envoyez.

  5. Rendez-le accessible en un clic pour votre équipe

    Enregistrez cette demande comme commande personnalisée sur l'assistant que votre équipe utilise déjà, pour que chacun puisse la lancer en une seule étape.

Faites-en la vôtre

Réponses Sourcées

Chaque réponse renvoie au document d'intégration et à la section exacts, pour qu'une nouvelle recrue puisse s'y fier et que les RH puissent la vérifier.

Sensible aux Permissions

Les nouvelles recrues voient les consignes d'intégration ; les RH voient la politique de conformité complète. L'accès suit le rôle automatiquement.

Étape par Étape

Joy guide la recrue dans la section 1, puis transmet au représentant autorisé pour la section 2, dans le bon ordre.

Prêt pour le Multi-État

Dirigez Joy vers des documents d'intégration propres à chaque emplacement pour que les recrues de différents États obtiennent le bon processus de représentant et les bonnes instructions.

Checklist du Jour 1

Demandez à Joy tout ce qui est dû le premier jour, de la section 1 au virement et à la configuration de l'équipement, le tout depuis votre checklist de nouvelle recrue.

Aide aux Documents

« Est-ce que ma carte d'identité d'État compte ? » Joy explique à quelle liste appartient chaque document à partir de votre liste de documents acceptables.

Multilingue

Les nouvelles recrues demandent dans leur langue préférée et reçoivent les étapes de l'I-9 dans cette langue, même quand vos documents sont en anglais.

Transmission au Manager

Donnez aux managers recruteurs les instructions du représentant pour qu'ils puissent aider une recrue à distance à trouver un agent approuvé à proximité.

Questions Fréquentes

Qu'est-ce que le formulaire I-9 et qui le remplit ?

Le formulaire I-9 vérifie l'identité d'une nouvelle recrue et son autorisation de travailler. Vous remplissez vous-même la section 1, et un représentant autorisé remplit la section 2 après avoir examiné vos documents. L'Accompagnement I-9 à Distance répond à vos questions sur les deux parties à partir des documents d'intégration de votre entreprise.

Est-ce que Joy remplit ou vérifie mon I-9 ?

Non. Joy explique les exigences et les échéances à partir de vos documents d'intégration et vous oriente vers les bonnes personnes. Elle ne remplit pas la section 2 et ne vérifie pas vos pièces d'identité ; un représentant autorisé le fait en personne.

Quand l'I-9 est-il dû pour une recrue à distance ?

Remplissez la section 1 au plus tard le premier jour de travail, et la section 2 dans les trois jours ouvrables suivant votre date d'entrée en fonction. Joy cite votre guide d'intégration pour que vous puissiez confirmer les dates exactes qui s'appliquent à votre poste.

Quels documents me faut-il pour mon I-9 ?

Vous fournissez soit un document de la Liste A, qui prouve à la fois l'identité et l'autorisation de travail, soit un de la Liste B pour l'identité plus un de la Liste C pour l'autorisation de travail. Joy explique à quelle liste appartient chaque document à partir de votre liste de documents acceptables.

Comment une recrue à distance remplit-elle la section 2 ?

En tant que recrue à distance, vous présentez vos documents originaux à un représentant autorisé désigné par l'entreprise, comme un notaire ou un agent local approuvé, qui les examine et remplit la section 2. Joy vous guide pour trouver ce représentant et travailler avec lui à partir de votre Guide d'intégration à distance.

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