Orientación Remota del I-9

Los nuevos empleados remotos le preguntan a Joy cómo completar el Formulario I-9, qué documentos llevar y para cuándo. Obtienen respuestas citadas, paso a paso, de tus documentos de incorporación en lugar de adivinar o esperar una respuesta por correo de RRHH.

Para Nuevos empleados remotos Equipos de RRHH e incorporación Gerentes de contratación Empresas distribuidas
Prompt de ejemplo para el asistente de Joy

Soy un nuevo empleado remoto. ¿Cómo completo mi [Formulario I-9], qué documentos necesito y para cuándo?

Así puede verse

Un ejemplo ilustrativo: tu resultado dependerá de tus fuentes, datos y peticiones.

Soy un nuevo empleado remoto. ¿Cómo completo mi Formulario I-9, qué documentos necesito y para cuándo?

Así funciona tu I-9 como empleado remoto, tomado de la Guía de Cumplimiento del I-9 y la Guía de Incorporación Remota, con las dos fechas límite y los documentos que necesitarás llevar.

Tu I-9 tiene dos partes con dos fechas límite distintas. Tú mismo llenas la Sección 1, y un representante autorizado que la empresa designa completa la Sección 2 después de revisar tus documentos en persona, según la Guía de Cumplimiento del I-9.

Para el día 1
Sección 1 — la completas tú
Dentro de 3 días hábiles
Sección 2 — la completa el representante

Completa la Sección 1 a más tardar tu primer día de trabajo. La Sección 2 debe completarse dentro de los tres días hábiles siguientes a tu fecha de inicio, así que conviene tener listos tus documentos y tu representante en esa primera semana en lugar de dejarlo para después.

Como eres remoto, presentas tus documentos originales a un representante autorizado que la empresa designa, como un notario o un agente local aprobado, en lugar de a RRHH en una oficina, según la Guía de Incorporación Remota. Esa persona revisa tus documentos y llena la Sección 2.

Algunos empleadores inscritos en E-Verify usan en su lugar el procedimiento alternativo del DHS, en el que los documentos se examinan por videollamada en vivo. La Guía de Incorporación Remota describe la opción en persona, así que planea con esa a menos que RR. HH. te indique otra cosa.

Para los documentos, llevas ya sea un documento de la Lista A, o uno de la Lista B más uno de la Lista C:

Lista A — identidad + autorización de trabajoLista B — identidadLista C — autorización de trabajo
Pasaporte o tarjeta de pasaporte de EE. UU.Licencia de conducirTarjeta de Seguro Social
Tarjeta de Residente Permanente (Green Card)Identificación emitida por el estadoActa de nacimiento certificada

Así que un solo pasaporte de EE. UU. de la Lista A basta por sí solo. Si no tienes un documento de la Lista A, combina algo que compruebe tu identidad de la Lista B, como tu licencia de conducir, con algo que compruebe tu autorización de trabajo de la Lista C, como tu tarjeta de Seguro Social.

¿Quieres que te explique qué hacer si no puedes localizar a un representante autorizado a tiempo, o cómo corregir un error en el formulario?

Cómo funciona Orientación Remota del I-9

Orientación Remota del I-9 responde las preguntas del I-9 de un nuevo empleado desde tus propios documentos de incorporación: los pasos para completarlo, los documentos aceptables y las fechas límite, con una cita a la fuente exacta cada vez. Nadie tiene que adivinar a qué lista pertenece un documento ni cuándo vence la Sección 2.

  1. Conecta tus documentos del I-9 y de incorporación

    Sube tu Guía de Cumplimiento del I-9, tu Guía de Incorporación Remota, la lista de documentos aceptables y la lista de verificación para nuevos empleados al Knowledge Center para que las respuestas se mantengan basadas en tu proceso real.

  2. Define quién ve qué

    Configura el acceso delimitado por rol para que los nuevos empleados vean la orientación de incorporación y RRHH vea la política de cumplimiento completa. Luego la gente solo le pregunta a Joy.

  3. Los nuevos empleados preguntan en lenguaje natural

    Las preguntas llegan de forma natural: «¿Cómo completo mi I-9 y qué llevo?» Joy responde con los pasos, las listas de documentos y las fechas límite, cada uno con una cita a la fuente.

  4. Úsalo donde trabajas

    Copia la respuesta en tu lista de verificación de incorporación, tu correo de bienvenida o un mensaje de chat al nuevo empleado. Joy redacta la orientación; tú la envías.

  5. Guárdala como comando del equipo

    Guarda esta solicitud como comando personalizado en el asistente que tu equipo ya usa, para que cualquiera pueda usarla con un clic.

Hazla tuya

Respuestas con citas

Cada respuesta remite al documento y la sección de incorporación exactos, para que un nuevo empleado pueda confiar en ella y RRHH pueda verificarla.

Consciente de permisos

Los nuevos empleados ven la orientación de incorporación; RRHH ve la política de cumplimiento completa. El acceso sigue al rol automáticamente.

Paso a paso

Joy guía al empleado por la Sección 1, luego deriva al representante autorizado para la Sección 2, en el orden correcto.

Listo para varios estados

Apunta a Joy a documentos de incorporación específicos por ubicación para que los empleados en distintos estados obtengan el proceso y las instrucciones de representante correctos.

Lista de verificación del primer día

Pídele a Joy todo lo que vence el primer día, desde la Sección 1 hasta el depósito directo y la configuración del equipo, todo desde tu lista de verificación para nuevos empleados.

Ayudante de documentos

«¿Cuenta mi identificación estatal?» Joy explica a qué lista pertenece cada documento desde tu lista de documentos aceptables.

Multilingüe

Los nuevos empleados preguntan en su idioma preferido y obtienen los pasos del I-9 en ese idioma, incluso cuando tus documentos están en inglés.

Traspaso al gerente

Dales a los gerentes de contratación las instrucciones del representante para que puedan ayudar a un empleado remoto a encontrar un agente aprobado cerca.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el Formulario I-9 y quién lo completa?

El Formulario I-9 verifica la identidad de un nuevo empleado y su autorización para trabajar. Tú mismo completas la Sección 1, y un representante autorizado completa la Sección 2 después de revisar tus documentos. Orientación Remota del I-9 responde tus preguntas sobre ambas partes desde los documentos de incorporación de tu empresa.

¿Joy completa o verifica mi I-9?

No. Joy explica los requisitos y las fechas límite a partir de tus documentos de onboarding y te dirige con las personas indicadas. No completa la Sección 2 ni examina tus documentos de identidad. Eso lo hace tu empleador o un representante autorizado, en persona o, si tu empleador usa el procedimiento alternativo del DHS, por videollamada en vivo.

¿Cuándo vence el I-9 para un empleado remoto?

Completa la Sección 1 a más tardar tu primer día de trabajo, y la Sección 2 dentro de los tres días hábiles siguientes a tu fecha de inicio. Joy cita tu guía de incorporación para que puedas confirmar las fechas exactas que aplican a tu puesto.

¿Qué documentos necesito para mi I-9?

Proporcionas ya sea un documento de la Lista A, que comprueba la identidad y la autorización de trabajo juntas, o uno de la Lista B para la identidad más uno de la Lista C para la autorización de trabajo. Joy explica a qué lista pertenece cada documento desde tu lista de documentos aceptables.

¿Cómo completa la Sección 2 un empleado remoto?

Depende del proceso que use tu empleador. Tu empleador o un representante autorizado que designe, como un notario u otro agente, puede examinar tus documentos originales en persona y completar la Sección 2. Los empleadores inscritos en E-Verify pueden usar en su lugar el procedimiento alternativo del DHS: envías copias de tus documentos y luego muestras los originales en una videollamada en vivo. Joy te guía por la opción que usa tu empresa, a partir de tu Guía de Incorporación Remota.

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