Rastreador de Cumplimiento I-9

Un panel que Joy arma con el estado de los I-9 de tu HRIS cada vez que preguntas: la finalización de la Sección 2 de cada empleado, los registros aún abiertos y los plazos que se acercan. Señala a quien tenga un registro incompleto o una fecha de reverificación próxima.

Funcionalidad próximamente
Para Equipos de cumplimiento de RR.HH. Operaciones de RR.HH. y onboarding Gerentes de RR.HH. de múltiples sitios Líderes de personas

Partes de esta receta usan capacidades previstas en la hoja de ruta de Joy: conectores a sistemas distintos de SmarterU. El resto forma parte de JoySuite desde su lanzamiento, y lo inicias cuando lo pides.

Prompt de ejemplo para el asistente de Joy

Arma un panel de [cumplimiento del I-9] de todos los empleados y señala a quien esté [incompleto o cerca de una fecha límite].

Así puede verse

Un ejemplo ilustrativo: tu resultado dependerá de tus fuentes, datos y peticiones.

Arma un panel de cumplimiento del I-9 de todos los empleados y señala a quien esté incompleto o cerca de una fecha límite.

Este es tu panel del I-9, armado con los registros del HRIS. La Sección 2 está completa para el 96% de tus 940 empleados, 14 registros siguen abiertos y 7 de ellos vencen dentro de tres días hábiles. Abajo están los registros abiertos y las fechas límite más cercanas.

Este es tu tablero del I-9. En los 940 empleados, la Sección 2 está completa en el 96% de los registros. 14 registros siguen abiertos, y 7 de ellos vencen dentro de los próximos tres días hábiles. Otros tres empleados necesitan reverificación de autorización de trabajo antes de fin de mes.

96%
Sección 2 completa
14
Registros incompletos
7
Vencen en 3 días hábiles

La completación se mantiene cerca del tope en los grupos asalariados y baja donde el volumen de contratación es más alto, así que los registros abiertos se concentran en un par de lugares en vez de repartirse de forma pareja.

Completación de la Sección 2 por departamento

Corporativo100%
Ingeniería99%
Servicios de Campo97%
Almacén94%
Tiendas Minoristas92%

Corporativo e Ingeniería están prácticamente limpios con 100% y 99%. La brecha está en Tiendas Minoristas con 92% y Almacén con 94%, que juntos representan once de los catorce registros abiertos. Es el patrón del volumen de onboarding: entran nuevos empleados y la Sección 2 se pasa de su ventana a menos que alguien verifique los documentos de identidad en persona dentro de los primeros tres días. Esto es quién está más cerca de su plazo.

EmpleadoUbicaciónQué está pendientePlazo
Nuevo empleado AMinorista — Tienda 118Verificación de identidad de la Sección 221 jul
Nuevo empleado BAlmacén — CD OesteVerificación de identidad de la Sección 222 jul
Nuevo empleado CMinorista — Tienda 044Verificación de identidad de la Sección 222 jul
Nuevo empleado DMinorista — Tienda 076Verificación de identidad de la Sección 223 jul
Empleado EServicios de Campo — OesteReverificación (autorización de trabajo)28 jul

Vuelve a preguntar cuando quieras el estado más reciente. A medida que tu equipo cierra cada registro en el HRIS, el conteo baja y la tasa de completación sube la próxima vez que preguntes, así que lo que ves refleja los registros más recientes y no una hoja de cálculo de la semana pasada. Cuando un registro entra en la ventana de tres días hábiles, pasa a la lista de próximos a vencer de arriba para que no se pase del plazo en silencio.

¿Quieres que acote el tablero a una sola ubicación, o que liste a todos los que necesitan reverificación este trimestre?

Cómo funciona Rastreador de Cumplimiento I-9

El Rastreador de Cumplimiento I-9 es un panel de Visual Intelligence. Cada vez que lo abres, lee el estado de los I-9 desde tu HRIS: la finalización de la Sección 2 en toda tu plantilla, el número de registros abiertos y los plazos que se acercan. Quien tenga un registro incompleto o una reverificación próxima queda señalado, para que veas las brechas mientras todavía hay tiempo de cerrarlas.

  1. Agrega los registros de tu HRIS

    Agrega al Knowledge Center una exportación de los registros del I-9 de tu HRIS: el estado de la Sección 1 y la Sección 2, las fechas de contratación y el vencimiento de la autorización de trabajo. Esto es lo que el tablero lee cada vez que preguntas. Los conectores directos de HRIS estarán disponibles pronto.

  2. Pide el panel

    Pide un panel de cumplimiento I-9 para todos los empleados. Joy arma un tablero con indicadores de finalización, una gráfica y una lista de quién está en riesgo, a partir de los registros del HRIS que agregaste.

  3. Dile qué marcar

    Define las alertas que importan: registros con la Sección 2 aún abierta, plazos dentro de una ventana de tres días hábiles y reverificaciones de autorización de trabajo que vencen ese mes.

  4. Trabaja la lista de marcados

    Vuelve a preguntar cuando quieras para ver el estado según los registros más recientes. Trabaja la lista de próximos a vencer, cierra cada registro en tu HRIS y ve subir la tasa de finalización la próxima vez que preguntes.

  5. Guárdala como comando del equipo

    Guarda esta solicitud como comando personalizado en el asistente que tu equipo ya usa, para que cualquiera pueda usarla con un clic.

Hazla tuya

Tasa de finalización actual

La completación de la Sección 2 en cada empleado, actualizada según los registros que Joy lee cuando preguntas.

Alertas de plazos

Los registros dentro de la ventana de tres días hábiles aparecen en una lista de próximos a vencer para que nada se pase del plazo en silencio.

Reverificaciones destacadas

Los vencimientos de autorización de trabajo que llegan ese mes se destacan por separado, mucho antes de que caduquen.

Dónde se concentran las brechas

Una gráfica de completación por departamento muestra dónde se concentran los registros abiertos, para que sepas dónde enfocarte.

Por ubicación

Acota el tablero a una tienda, sitio o región para ver la completación local y los registros abiertos ahí.

Reverificaciones de este trimestre

Lista a cada empleado cuya autorización de trabajo vence este trimestre, ordenados por fecha.

Ventana de nuevos empleados

Enfócate en los empleados dentro de sus primeros tres días, donde la Sección 2 todavía está legítimamente en proceso.

Vista lista para auditoría

Extrae la tasa de completación actual y el conteo de registros abiertos como una instantánea para una auditoría interna o externa.

Preguntas frecuentes

¿Es un panel o un informe único?

Es un panel que Joy arma cada vez que preguntas. Lee el estado de los I-9 desde tu HRIS, así que la tasa de finalización, el número de registros abiertos y la lista de próximos vencimientos reflejan los datos de ese momento en lugar de una exportación estática. No se actualiza solo entre consultas.

¿Cómo marca los plazos que se acercan?

La Sección 2 vence dentro de los tres días posteriores al ingreso de un nuevo empleado, así que cualquier registro abierto dentro de una ventana de tres días hábiles aparece en la lista de próximos a vencer. Las reverificaciones de autorización de trabajo que vencen ese mes se destacan por separado, antes de que caduquen.

¿Qué datos necesita?

Los registros del I-9 de tu HRIS: estado de las Secciones 1 y 2, fechas de contratación, vencimiento de la autorización de trabajo y ubicación o departamento. Agrega una exportación al Knowledge Center; los conectores directos de HRIS estarán disponibles pronto. Joy los lee para calcular la finalización y fijar cada fecha límite.

¿Puedo acotar el tablero a una sola ubicación?

Sí. Haz una pregunta de seguimiento y Joy vuelve a leer los datos para mostrar la completación y los registros abiertos de una sola tienda, sitio o región, o para listar a todos los que necesitan reverificación este trimestre.

¿Joy completa los I-9 por mí?

No. Joy muestra qué registros están abiertos y qué fechas límite están cerca para que tu equipo actúe. Tu equipo completa y verifica cada I-9 en el HRIS, y el panel muestra el cambio la próxima vez que preguntes.

Prueba Rastreador de Cumplimiento I-9 cuando se lance JoySuite

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