Tracker Conformità I-9

Una dashboard permanente che legge lo stato I-9 direttamente dal tuo HRIS e resta aggiornata: il completamento della Sezione 2 per ogni dipendente, i record ancora aperti e le scadenze in arrivo. Segnala chiunque sia incompleto o si stia avvicinando a una data di riverifica.

Per Team Compliance HR HR Operations e Onboarding HR Manager Multi-Sede People Leader
Prompt di esempio per l'assistente Joy

Imposta una dashboard in tempo reale sulla [conformità I-9] per tutti i dipendenti e segnala chiunque sia [incompleto o in avvicinamento a una scadenza].

Ecco come può apparire

Un esempio illustrativo: il tuo risultato dipenderà dalle tue fonti, dai tuoi dati e dalle tue richieste.

Imposta una dashboard in tempo reale sulla conformità I-9 per tutti i dipendenti e segnala chiunque sia incompleto o in avvicinamento a una scadenza.

La tua dashboard I-9 è attiva e legge dall'HRIS. La Sezione 2 è completa per il 96% dei tuoi 940 dipendenti, 14 record sono ancora aperti e 7 di questi scadono entro tre giorni lavorativi. I record aperti e le scadenze più vicine sono qui sotto.

La tua board I-9 è attiva. Su tutti i 940 dipendenti, la Sezione 2 è completa per il 96% dei record. 14 record sono ancora aperti, e 7 di questi scadono entro i prossimi tre giorni lavorativi. Altri tre dipendenti hanno bisogno della riverifica dell'autorizzazione al lavoro prima della fine del mese.

96%
Sezione 2 completa
14
Record incompleti
7
In scadenza entro 3 giorni lavorativi

Il completamento resta vicino al massimo nei gruppi con stipendio fisso e cala dove il volume di assunzioni è più alto, così i record aperti si concentrano in un paio di punti anziché distribuirsi in modo uniforme.

Completamento Sezione 2 per dipartimento

Direzione100%
Ingegneria99%
Servizi sul Campo97%
Magazzino94%
Punti Vendita92%

Direzione e Ingegneria sono di fatto a posto al 100% e 99%. La lacuna sta nei Punti Vendita al 92% e nel Magazzino al 94%, che insieme rappresentano undici dei quattordici record aperti. È il tipico effetto del volume di onboarding: i nuovi assunti iniziano e la Sezione 2 supera la sua finestra a meno che qualcuno non verifichi i documenti d'identità di persona entro i primi tre giorni. Ecco chi è più vicino alla scadenza.

DipendenteSedeCosa mancaScadenza
Nuovo assunto APunto Vendita — Negozio 118Verifica identità Sezione 221 lug
Nuovo assunto BMagazzino — CD OvestVerifica identità Sezione 222 lug
Nuovo assunto CPunto Vendita — Negozio 044Verifica identità Sezione 222 lug
Nuovo assunto DPunto Vendita — Negozio 076Verifica identità Sezione 223 lug
Dipendente EServizi sul Campo — OvestRiverifica (autorizzazione al lavoro)28 lug

La board resta aggiornata da sola. Man mano che il tuo team chiude ogni record nell'HRIS, il conteggio scende e il tasso di completamento sale la volta successiva che qualcuno apre la dashboard, così ciò che vedi è sempre lo stato di oggi e non un foglio di calcolo della settimana scorsa. Quando un record entra nella finestra dei tre giorni lavorativi, passa nella lista delle scadenze imminenti qui sopra così non sfugge in silenzio oltre la sua scadenza.

Vuoi che restringa la board a una singola sede o che elenchi tutti quelli che hanno bisogno di riverifica questo trimestre?

Da un audit manuale a una board che resta aggiornata

Il Tracker Conformità I-9 è una dashboard Visual Intelligence permanente. Legge lo stato I-9 dal tuo HRIS e lo mantiene aggiornato: il completamento della Sezione 2 sull'intera popolazione, un conteggio in tempo reale dei record aperti e le scadenze in arrivo. Chiunque sia incompleto o si stia avvicinando a una data di riverifica viene segnalato, così le lacune emergono quando c'è ancora tempo per chiuderle.

  1. Connetti il tuo HRIS

    Dai a Joy accesso in lettura ai record I-9 del tuo HRIS: stato della Sezione 1 e della Sezione 2, date di assunzione e scadenza dell'autorizzazione al lavoro. È ciò che la board legge per restare aggiornata.

  2. Imposta la dashboard in tempo reale

    Chiedi una dashboard in tempo reale sulla conformità I-9 per tutti i dipendenti. Joy costruisce una board permanente con riquadri di completamento, un grafico e una lista di chi è a rischio, e la mantiene collegata all'HRIS.

  3. Digli cosa segnalare

    Imposta le segnalazioni che contano: record con la Sezione 2 ancora aperta, scadenze entro una finestra di tre giorni lavorativi e riverifiche dell'autorizzazione al lavoro in scadenza quel mese.

  4. Lavora la lista delle segnalazioni

    Apri la board in qualsiasi momento e vedi lo stato di oggi, non l'esportazione della settimana scorsa. Lavora la lista delle scadenze imminenti, chiudi ogni record nel tuo HRIS e guarda il tasso di completamento salire alla vista successiva.

  5. Rendilo un solo clic per il tuo team

    Salva questa richiesta come comando personalizzato sull'assistente che il tuo team già utilizza, così chiunque può eseguirla in un solo passaggio.

Personalizzala

Tasso di Completamento in Tempo Reale

Il completamento della Sezione 2 per ogni dipendente, aggiornato ogni volta che apri la board, non estratto da un'esportazione datata.

Segnalazioni di Scadenza

I record entro la finestra dei tre giorni lavorativi emergono in una lista delle scadenze imminenti, così nulla sfugge in silenzio oltre la sua scadenza.

Monitoraggio Riverifiche

Le scadenze dell'autorizzazione al lavoro in arrivo quel mese vengono evidenziate a parte, molto prima che decadano.

Dove Si Concentrano Le Lacune

Un grafico di completamento per dipartimento mostra dove si concentrano i record aperti, così sai dove concentrarti.

Per Sede

Restringi la board a un singolo punto vendita, sito o regione per vedere il completamento locale e i record aperti lì.

Riverifiche di Questo Trimestre

Elenca ogni dipendente la cui autorizzazione al lavoro scade questo trimestre, in ordine di data.

Finestra Nuovi Assunti

Concentrati sui dipendenti entro i loro primi tre giorni, dove la Sezione 2 è ancora legittimamente in corso.

Vista Pronta per l'Audit

Estrai il tasso di completamento attuale e il conteggio dei record aperti come istantanea per un audit interno o esterno.

Domande Frequenti

È una dashboard in tempo reale o un report una tantum?

È una dashboard permanente e in tempo reale. Legge lo stato I-9 dal tuo HRIS e resta aggiornata, così ogni volta che la apri il tasso di completamento, il conteggio dei record aperti e la lista delle scadenze imminenti riflettono i dati di oggi e non un'esportazione statica.

Come segnala le scadenze in avvicinamento?

La Sezione 2 va completata entro tre giorni dall'ingresso di un nuovo assunto, quindi qualsiasi record aperto entro una finestra di tre giorni lavorativi emerge nella lista delle scadenze imminenti. Le riverifiche dell'autorizzazione al lavoro in scadenza quel mese vengono evidenziate a parte, prima che decadano.

Di quali dati ha bisogno?

Accesso in lettura ai record I-9 del tuo HRIS: stato della Sezione 1 e della Sezione 2, date di assunzione, scadenza dell'autorizzazione al lavoro e sede o dipartimento. Joy li legge per calcolare il completamento e stabilire ogni scadenza.

Posso restringere la board a una sola sede?

Sì. Fai una domanda di follow-up e Joy rilegge i dati per mostrare il completamento e i record aperti di un singolo punto vendita, sito o regione, o per elencare tutti quelli che hanno bisogno di riverifica questo trimestre.

Joy compila gli I-9 al posto mio?

No. Joy mette in evidenza quali record sono aperti e quali scadenze sono vicine così il tuo team può agire. Il tuo team compila e verifica ogni I-9 nell'HRIS, e la board riflette il cambiamento alla vista successiva.

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