Tracker Conformità I-9

Una dashboard che Joy crea dai dati del tuo HRIS ogni volta che chiedi: il completamento della Sezione 2 per ogni dipendente, i record ancora aperti e le scadenze in arrivo. Segnala chiunque sia incompleto o vicino a una data di riverifica.

Funzionalità in arrivo
Per Team compliance HR HR operations e onboarding HR manager multi-sede People leader

Alcune parti di questa ricetta usano funzionalità previste nella roadmap di Joy: connettori a sistemi diversi da SmarterU. Il resto fa parte di JoySuite dal lancio, e lo avvii quando lo chiedi.

Prompt di esempio per l'assistente Joy

Crea una dashboard di [conformità I-9] per tutti i dipendenti e segnala chiunque sia [incompleto o vicino a una scadenza].

Ecco come può apparire

Un esempio illustrativo: il tuo risultato dipenderà dalle tue fonti, dai tuoi dati e dalle tue richieste.

Crea una dashboard di conformità I-9 per tutti i dipendenti e segnala chiunque sia incompleto o vicino a una scadenza.

Ecco la tua dashboard I-9, creata dai record dell'HRIS. La Section 2 è completa per il 96% dei tuoi 940 dipendenti, 14 record sono ancora aperti e 7 di questi scadono entro tre giorni lavorativi. Sotto trovi i record aperti e le scadenze più vicine.

Ecco la tua board I-9. Su tutti i 940 dipendenti, la Sezione 2 è completa per il 96% dei record. 14 record sono ancora aperti, e 7 di questi scadono entro i prossimi tre giorni lavorativi. Altri tre dipendenti hanno bisogno della riverifica dell'autorizzazione al lavoro prima della fine del mese.

96%
Sezione 2 completa
14
Record incompleti
7
In scadenza entro 3 giorni lavorativi

Il completamento resta vicino al massimo nei gruppi con stipendio fisso e cala dove il volume di assunzioni è più alto, così i record aperti si concentrano in un paio di punti anziché distribuirsi in modo uniforme.

Completamento Sezione 2 per dipartimento

Direzione100%
Ingegneria99%
Servizi sul Campo97%
Magazzino94%
Punti Vendita92%

Direzione e Ingegneria sono di fatto a posto al 100% e 99%. La lacuna sta nei Punti Vendita al 92% e nel Magazzino al 94%, che insieme rappresentano undici dei quattordici record aperti. È il tipico effetto del volume di onboarding: i nuovi assunti iniziano e la Sezione 2 supera la sua finestra a meno che qualcuno non verifichi i documenti d'identità di persona entro i primi tre giorni. Ecco chi è più vicino alla scadenza.

DipendenteSedeCosa mancaScadenza
Nuovo assunto APunto Vendita — Negozio 118Verifica identità Sezione 221 lug
Nuovo assunto BMagazzino — CD OvestVerifica identità Sezione 222 lug
Nuovo assunto CPunto Vendita — Negozio 044Verifica identità Sezione 222 lug
Nuovo assunto DPunto Vendita — Negozio 076Verifica identità Sezione 223 lug
Dipendente EServizi sul Campo — OvestRiverifica (autorizzazione al lavoro)28 lug

Chiedi di nuovo quando vuoi lo stato più recente. Man mano che il tuo team chiude ogni record nell'HRIS, il conteggio scende e il tasso di completamento sale alla richiesta successiva, così ciò che vedi riflette i record più recenti e non un foglio di calcolo della settimana scorsa. Quando un record entra nella finestra dei tre giorni lavorativi, passa nella lista delle scadenze imminenti qui sopra così non sfugge in silenzio oltre la sua scadenza.

Vuoi che restringa la board a una singola sede o che elenchi tutti quelli che hanno bisogno di riverifica questo trimestre?

Come funziona Tracker Conformità I-9

Il Tracker Conformità I-9 è una dashboard di Visual Intelligence che Joy crea quando la chiedi. Legge lo stato I-9 dai dati del tuo HRIS: il completamento della Sezione 2 su tutta la popolazione, il numero di record aperti e le scadenze in arrivo. Chi è incompleto o vicino a una data di riverifica viene segnalato, così vedi le lacune quando c'è ancora tempo per chiuderle.

  1. Aggiungi i dati del tuo HRIS

    Aggiungi al Knowledge Center un export dei record I-9 del tuo HRIS: stato della Sezione 1 e della Sezione 2, date di assunzione e scadenza dell'autorizzazione al lavoro. È ciò che la board legge ogni volta che la apri. I connettori HRIS diretti saranno disponibili a breve.

  2. Chiedi la dashboard

    Chiedi una dashboard di conformità I-9 per tutti i dipendenti. Joy costruisce, dai record che hai aggiunto, una board con indicatori di completamento, un grafico e un elenco di chi è a rischio.

  3. Digli cosa segnalare

    Imposta le segnalazioni che contano: record con la Sezione 2 ancora aperta, scadenze entro una finestra di tre giorni lavorativi e riverifiche dell'autorizzazione al lavoro in scadenza quel mese.

  4. Lavora la lista delle segnalazioni

    Chiedi di nuovo quando vuoi per vedere lo stato in base ai record più recenti. Lavora l'elenco in scadenza, chiudi ogni record nel tuo HRIS e vedi salire il tasso di completamento alla richiesta successiva.

  5. Salvala come comando del team

    Salva questa richiesta come comando personalizzato nell'assistente che il tuo team usa già, così chiunque può usarla con un clic.

Personalizzala

Tasso di completamento attuale

Il completamento della Sezione 2 per ogni dipendente, aggiornato ai record che Joy legge quando chiedi.

Segnalazioni di scadenza

I record entro la finestra dei tre giorni lavorativi emergono in una lista delle scadenze imminenti, così nulla sfugge in silenzio oltre la sua scadenza.

Riverifiche in evidenza

Le scadenze dell'autorizzazione al lavoro in arrivo quel mese vengono evidenziate a parte, molto prima che decadano.

Dove si concentrano le lacune

Un grafico di completamento per dipartimento mostra dove si concentrano i record aperti, così sai dove concentrarti.

Per sede

Restringi la board a un singolo punto vendita, sito o regione per vedere il completamento locale e i record aperti lì.

Riverifiche di questo trimestre

Elenca ogni dipendente la cui autorizzazione al lavoro scade questo trimestre, in ordine di data.

Finestra nuovi assunti

Concentrati sui dipendenti entro i loro primi tre giorni, dove la Sezione 2 è ancora legittimamente in corso.

Vista pronta per l'audit

Estrai il tasso di completamento attuale e il conteggio dei record aperti come istantanea per un audit interno o esterno.

Domande frequenti

È una dashboard o un report una tantum?

È una dashboard che conservi e apri quando ti serve. Ogni volta che la apri, legge lo stato I-9 dal tuo HRIS, così il tasso di completamento, il numero di record aperti e l'elenco delle scadenze vicine riflettono i dati di oggi invece di un'esportazione statica.

Come segnala le scadenze in avvicinamento?

La Sezione 2 va completata entro tre giorni dall'ingresso di un nuovo assunto, quindi qualsiasi record aperto entro una finestra di tre giorni lavorativi emerge nella lista delle scadenze imminenti. Le riverifiche dell'autorizzazione al lavoro in scadenza quel mese vengono evidenziate a parte, prima che decadano.

Di quali dati ha bisogno?

I record I-9 del tuo HRIS: stato di Section 1 e Section 2, date di assunzione, scadenza delle autorizzazioni al lavoro e sede o reparto. Aggiungi un export al Knowledge Center; i connettori HRIS diretti saranno disponibili a breve. Joy li legge per calcolare il completamento e fissare ogni scadenza.

Posso restringere la board a una sola sede?

Sì. Fai una domanda di follow-up e Joy rilegge i dati per mostrare il completamento e i record aperti di un singolo punto vendita, sito o regione, o per elencare tutti quelli che hanno bisogno di riverifica questo trimestre.

Joy compila gli I-9 al posto mio?

No. Joy mostra quali record sono aperti e quali scadenze sono vicine perché il team possa intervenire. Il team completa e verifica ogni I-9 nell'HRIS, e la dashboard mostra la modifica alla richiesta successiva.

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