Rastreador de Conformidade I-9

Um painel do I-9 que a Joy monta a partir dos registros do seu HRIS toda vez que você pergunta: conclusão da Seção 2 de todos os colaboradores, os registros ainda abertos e os prazos que estão chegando. Ele sinaliza quem está incompleto ou perto de uma data de reverificação.

Funcionalidades em breve
Para Equipes de compliance de RH Operações de RH e onboarding Gestores de RH multiunidade Líderes de pessoas

Partes desta receita usam recursos previstos no roadmap da Joy: conectores para sistemas além do SmarterU. O restante faz parte do JoySuite desde o lançamento, e você o inicia quando pedir.

Prompt de exemplo para o assistente Joy

Monte um painel de [compliance do I-9] de todos os colaboradores e sinalize quem estiver [incompleto ou perto de um prazo].

Como pode ficar

Um exemplo ilustrativo. Seu resultado vai refletir suas fontes, dados e pedidos.

Monte um painel de compliance do I-9 de todos os colaboradores e sinalize quem estiver incompleto ou perto de um prazo.

Aqui está seu painel do I-9, montado a partir dos registros do HRIS. A Seção 2 está completa para 96% dos seus 940 colaboradores, 14 registros ainda estão abertos e 7 deles vencem em até três dias úteis. Os registros abertos e os prazos mais próximos estão abaixo.

Aqui está seu painel de I-9. Entre todos os 940 funcionários, a Seção 2 está concluída para 96% dos registros. 14 registros ainda estão em aberto, e 7 deles vencem dentro dos próximos três dias úteis. Outros três funcionários precisam de reverificação da autorização de trabalho antes do fim do mês.

96%
Seção 2 concluída
14
Registros incompletos
7
Vencem em 3 dias úteis

A conclusão se mantém perto do topo nos grupos assalariados e cai onde o volume de contratações é maior, então os registros em aberto se concentram em alguns pontos em vez de se espalharem por igual.

Conclusão da Seção 2 por departamento

Corporativo100%
Engenharia99%
Serviços de Campo97%
Armazém94%
Lojas de Varejo92%

Corporativo e Engenharia estão praticamente impecáveis, com 100% e 99%. A lacuna está em Lojas de Varejo com 92% e Armazém com 94%, que juntos respondem por onze dos quatorze registros em aberto. É o padrão do volume de onboarding: novos contratados começam, e a Seção 2 passa da sua janela a menos que alguém verifique os documentos de identidade pessoalmente nos primeiros três dias. Aqui estão os que estão mais perto do prazo.

FuncionárioLocalizaçãoO que está em abertoPrazo
Novo contratado AVarejo — Loja 118Verificação de identidade da Seção 221 de jul
Novo contratado BArmazém — CD OesteVerificação de identidade da Seção 222 de jul
Novo contratado CVarejo — Loja 044Verificação de identidade da Seção 222 de jul
Novo contratado DVarejo — Loja 076Verificação de identidade da Seção 223 de jul
Funcionário EServiços de Campo — OesteReverificação (autorização de trabalho)28 de jul

Pergunte de novo sempre que quiser o status mais recente. Conforme sua equipe fecha cada registro no HRIS, a contagem cai e a taxa de conclusão sobe na próxima vez que você perguntar, então o que você vê reflete os registros mais recentes, e não uma planilha da semana passada. Quando um registro entra na janela de três dias úteis, ele passa para a lista de vencimentos próximos acima, para que não passe do prazo em silêncio.

Quer que eu restrinja o painel a uma única localização ou liste todos que precisam de reverificação neste trimestre?

Como funciona: Rastreador de Conformidade I-9

O Rastreador de Conformidade I-9 é um painel de Visual Intelligence. Cada vez que você o abre, ele lê o status dos I-9 nos registros do seu HRIS: a conclusão da Seção 2 em toda a sua população, a contagem de registros abertos e os prazos que se aproximam. Quem estiver incompleto ou perto de uma data de reverificação é sinalizado, para você ver as lacunas enquanto ainda há tempo de fechá-las.

  1. Adicione os registros do seu HRIS

    Adicione ao Knowledge Center uma exportação dos registros de I-9 do seu HRIS: status da Seção 1 e da Seção 2, datas de contratação e vencimento da autorização de trabalho. Conectores diretos de HRIS estarão disponíveis em breve.

  2. Peça o painel

    Peça um painel de conformidade I-9 de todos os funcionários. A Joy monta, a partir dos registros que você adicionou, um painel com indicadores de conclusão, um gráfico e uma lista de quem está em risco.

  3. Diga o que sinalizar

    Defina os alertas que importam: registros com a Seção 2 ainda em aberto, prazos dentro de uma janela de três dias úteis e reverificações de autorização de trabalho vencendo naquele mês.

  4. Trabalhe a lista sinalizada

    Pergunte de novo quando quiser para ver o status conforme os registros mais recentes. Trabalhe a lista de vencimento próximo, feche cada registro no seu HRIS e veja a taxa de conclusão subir na próxima vez que perguntar.

  5. Salve como comando da equipe

    Salve este pedido como um comando personalizado no assistente que sua equipe já usa, para que qualquer pessoa possa usá-lo com um clique.

Deixe do seu jeito

Taxa de conclusão atual

A conclusão da Seção 2 em todos os funcionários, atualizada cada vez que você pergunta.

Alertas de prazo

Registros dentro da janela de três dias úteis aparecem em uma lista de vencimentos próximos, para que nada passe do prazo em silêncio.

Reverificações em destaque

Vencimentos de autorização de trabalho que caem naquele mês são destacados separadamente, bem antes de expirarem.

Onde as lacunas se concentram

Um gráfico de conclusão por departamento mostra onde os registros em aberto se concentram, para que você saiba onde focar.

Por localização

Restrinja o painel a uma loja, unidade ou região para ver a conclusão local e os registros em aberto por lá.

Reverificações neste trimestre

Liste todos os funcionários cuja autorização de trabalho vence neste trimestre, ordenados por data.

Janela de novo contratado

Concentre-se nos funcionários dentro dos seus primeiros três dias, em que a Seção 2 ainda está legitimamente em andamento.

Visão pronta para auditoria

Puxe a taxa de conclusão atual e a contagem de registros em aberto como um retrato para uma auditoria interna ou externa.

Perguntas frequentes

Isso é um painel ou um relatório pontual?

É um painel que a Joy monta toda vez que você pergunta. Ele lê o status dos I-9 nos registros do seu HRIS, então a taxa de conclusão, a contagem de registros abertos e a lista de prazos próximos refletem os dados daquele momento. Ele não se atualiza sozinho entre um pedido e outro.

Como ele sinaliza prazos que se aproximam?

A Seção 2 vence dentro de três dias após o início de um novo contratado, então qualquer registro em aberto dentro de uma janela de três dias úteis aparece na lista de vencimentos próximos. As reverificações de autorização de trabalho que vencem naquele mês são destacadas separadamente, antes de expirarem.

De quais dados ele precisa?

Os registros do I-9 do seu HRIS: status das Seções 1 e 2, datas de admissão, vencimento da autorização de trabalho e local ou departamento. Adicione uma exportação ao Knowledge Center; conectores diretos de HRIS estarão disponíveis em breve. A Joy lê esses dados para calcular a conclusão e definir cada prazo.

Posso restringir o painel a uma localização?

Sim. Faça uma pergunta de acompanhamento e a Joy relê os dados para mostrar a conclusão e os registros em aberto de uma única loja, unidade ou região, ou para listar todos que precisam de reverificação neste trimestre.

A Joy preenche os I-9s por mim?

Não. A Joy mostra quais registros estão abertos e quais prazos estão perto para que sua equipe aja. Sua equipe preenche e verifica cada I-9 no HRIS, e o painel mostra a mudança na próxima vez que você perguntar.

Experimente Rastreador de Conformidade I-9 quando o JoySuite for lançado

Entre na lista de espera e seja o primeiro a experimentar este fluxo de trabalho quando o JoySuite for lançado.