Rastreador de Conformidade I-9

Um painel permanente que lê o status do I-9 direto do seu HRIS e se mantém atualizado: a conclusão da Seção 2 em todos os funcionários, os registros ainda em aberto e os prazos que estão vencendo. Ele sinaliza quem está incompleto ou se aproximando de uma data de reverificação.

Para Equipes de Compliance de RH Operações de RH e Onboarding Gestores de RH Multiunidade Líderes de Pessoas
Prompt de exemplo para o assistente Joy

Configure um painel ao vivo de [conformidade I-9] para todos os funcionários e sinalize qualquer pessoa [incompleta ou próxima de um prazo].

Como pode ficar

Um exemplo ilustrativo. Seu resultado vai refletir suas fontes, dados e pedidos.

Configure um painel ao vivo de conformidade I-9 para todos os funcionários e sinalize qualquer pessoa incompleta ou próxima de um prazo.

Seu painel de I-9 está ao vivo e lendo do HRIS. A Seção 2 está concluída para 96% dos seus 940 funcionários, 14 registros ainda estão em aberto e 7 deles vencem dentro de três dias úteis. Os registros em aberto e os prazos mais próximos estão abaixo.

Seu painel de I-9 está ao vivo. Entre todos os 940 funcionários, a Seção 2 está concluída para 96% dos registros. 14 registros ainda estão em aberto, e 7 deles vencem dentro dos próximos três dias úteis. Outros três funcionários precisam de reverificação da autorização de trabalho antes do fim do mês.

96%
Seção 2 concluída
14
Registros incompletos
7
Vencem em 3 dias úteis

A conclusão se mantém perto do topo nos grupos assalariados e cai onde o volume de contratações é maior, então os registros em aberto se concentram em alguns pontos em vez de se espalharem por igual.

Conclusão da Seção 2 por departamento

Corporativo100%
Engenharia99%
Serviços de Campo97%
Armazém94%
Lojas de Varejo92%

Corporativo e Engenharia estão praticamente impecáveis, com 100% e 99%. A lacuna está em Lojas de Varejo com 92% e Armazém com 94%, que juntos respondem por onze dos quatorze registros em aberto. É o padrão do volume de onboarding: novos contratados começam, e a Seção 2 passa da sua janela a menos que alguém verifique os documentos de identidade pessoalmente nos primeiros três dias. Aqui estão os que estão mais perto do prazo.

FuncionárioLocalizaçãoO que está em abertoPrazo
Novo contratado AVarejo — Loja 118Verificação de identidade da Seção 221 de jul
Novo contratado BArmazém — CD OesteVerificação de identidade da Seção 222 de jul
Novo contratado CVarejo — Loja 044Verificação de identidade da Seção 222 de jul
Novo contratado DVarejo — Loja 076Verificação de identidade da Seção 223 de jul
Funcionário EServiços de Campo — OesteReverificação (autorização de trabalho)28 de jul

O painel se mantém atualizado sozinho. Conforme sua equipe fecha cada registro no HRIS, a contagem cai e a taxa de conclusão sobe na próxima vez que alguém abre o painel, então o que você vê é sempre o status de hoje, e não uma planilha da semana passada. Quando um registro entra na janela de três dias úteis, ele passa para a lista de vencimentos próximos acima, para que não passe do prazo em silêncio.

Quer que eu restrinja o painel a uma única localização ou liste todos que precisam de reverificação neste trimestre?

De uma auditoria manual a um painel que se mantém atualizado

O Rastreador de Conformidade I-9 é um painel de Visual Intelligence permanente. Ele lê o status do I-9 do seu HRIS e o mantém atualizado: a conclusão da Seção 2 em toda a sua população, uma contagem contínua de registros em aberto e os prazos que estão vencendo. Qualquer pessoa incompleta ou se aproximando de uma data de reverificação é sinalizada, para que as lacunas apareçam enquanto ainda há tempo de resolvê-las.

  1. Conecte seu HRIS

    Dê à Joy acesso de leitura aos registros de I-9 do seu HRIS: status da Seção 1 e da Seção 2, datas de contratação e vencimento da autorização de trabalho. É isso que o painel lê para se manter atualizado.

  2. Configure o painel ao vivo

    Peça um painel de conformidade I-9 ao vivo para todos os funcionários. A Joy monta um painel permanente com blocos de conclusão, um gráfico e uma lista de quem está em risco, e o mantém lendo do HRIS.

  3. Diga o que sinalizar

    Defina os alertas que importam: registros com a Seção 2 ainda em aberto, prazos dentro de uma janela de três dias úteis e reverificações de autorização de trabalho vencendo naquele mês.

  4. Trabalhe a lista sinalizada

    Abra o painel a qualquer momento e veja o status de hoje, não a exportação da semana passada. Trabalhe a lista de vencimentos próximos, feche cada registro no seu HRIS e veja a taxa de conclusão subir na próxima visualização.

  5. Transforme isso em um clique para a sua equipe

    Salve este pedido como um comando personalizado no assistente que a sua equipe já usa, para que qualquer pessoa possa executá-lo em uma única etapa.

Deixe do seu jeito

Taxa de Conclusão ao Vivo

A conclusão da Seção 2 em todos os funcionários, atualizada cada vez que o painel é aberto, e não puxada de uma exportação desatualizada.

Alertas de Prazo

Registros dentro da janela de três dias úteis aparecem em uma lista de vencimentos próximos, para que nada passe do prazo em silêncio.

Vigia de Reverificação

Vencimentos de autorização de trabalho que caem naquele mês são destacados separadamente, bem antes de expirarem.

Onde as Lacunas se Concentram

Um gráfico de conclusão por departamento mostra onde os registros em aberto se concentram, para que você saiba onde focar.

Por Localização

Restrinja o painel a uma loja, unidade ou região para ver a conclusão local e os registros em aberto por lá.

Reverificações Neste Trimestre

Liste todos os funcionários cuja autorização de trabalho vence neste trimestre, ordenados por data.

Janela de Novo Contratado

Concentre-se nos funcionários dentro dos seus primeiros três dias, em que a Seção 2 ainda está legitimamente em andamento.

Visão Pronta para Auditoria

Puxe a taxa de conclusão atual e a contagem de registros em aberto como um retrato para uma auditoria interna ou externa.

Perguntas Frequentes

Isto é um painel ao vivo ou um relatório único?

É um painel ao vivo e permanente. Ele lê o status do I-9 do seu HRIS e se mantém atualizado, então cada vez que você o abre a taxa de conclusão, a contagem de registros em aberto e a lista de vencimentos próximos refletem os dados de hoje, e não uma exportação estática.

Como ele sinaliza prazos que se aproximam?

A Seção 2 vence dentro de três dias após o início de um novo contratado, então qualquer registro em aberto dentro de uma janela de três dias úteis aparece na lista de vencimentos próximos. As reverificações de autorização de trabalho que vencem naquele mês são destacadas separadamente, antes de expirarem.

De quais dados ele precisa?

Acesso de leitura aos registros de I-9 do seu HRIS: status da Seção 1 e da Seção 2, datas de contratação, vencimento da autorização de trabalho e localização ou departamento. A Joy lê esses dados para calcular a conclusão e definir cada prazo.

Posso restringir o painel a uma localização?

Sim. Faça uma pergunta de acompanhamento e a Joy relê os dados para mostrar a conclusão e os registros em aberto de uma única loja, unidade ou região, ou para listar todos que precisam de reverificação neste trimestre.

A Joy preenche os I-9s por mim?

Não. A Joy mostra quais registros estão em aberto e quais prazos estão próximos para que sua equipe possa agir sobre eles. Sua equipe preenche e verifica cada I-9 no HRIS, e o painel reflete a mudança na próxima visualização.

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