Formular-Finder

Mitarbeiter fragen nach Formularen und erhalten direkte Links aus dem Knowledge Center, statt in Ordnern und SharePoint zu suchen oder der Personalabteilung zu schreiben.

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Teile dieses Rezepts nutzen Funktionen auf der Joy-Roadmap: Connectors zu anderen Systemen als SmarterU. Der Rest ist ab dem Start von JoySuite enthalten, und Sie starten ihn, wann immer Sie fragen.

Beispiel-Prompt für den Joy-Assistenten

Wo finde ich das Formular für [Spesenabrechnung]? Geben Sie mir den direkten Link und einen kurzen Hinweis zur Einreichung.

So kann es aussehen

Ein anschauliches Beispiel. Ihr Ergebnis hängt von Ihren Quellen, Daten und Anfragen ab.

Wo finde ich das Formular für die Spesenabrechnung? Geben Sie mir den direkten Link und einen kurzen Hinweis zur Einreichung.

Beantwortet aus dem Index der Finanzformulare in Ihrem Knowledge Center. Hier ist das genaue Formular und wie Sie es einreichen

Das gesuchte Formular ist das Spesenabrechnungsformular (v4, aktualisiert im Januar 2026), abgelegt unter den Finanzformularen im Knowledge Center. Das ist die aktuelle Version, ignorieren Sie also ältere Kopien, die noch in SharePoint kursieren.

Zum Einreichen füllen Sie das Formular aus, hängen für alles über 25 € Einzelbelege an und leiten es zur Genehmigung an Ihre Führungskraft weiter. Genehmigte Abrechnungen gehen an die Kreditorenbuchhaltung und werden mit dem nächsten halbmonatlichen Gehaltslauf erstattet, gemäß der Spesenabrechnungsrichtlinie, Abschnitt 2.

Im selben Ordner liegen ein paar verwandte Formulare, falls Sie sie brauchen:

  • Kilometergeld-Formular. Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug, erstattet zum aktuellen gesetzlichen Kilometerpauschsatz.
  • Antrag auf Reisekostenvorschuss. Für Reisekosten, die Sie nicht zumutbar selbst vorstrecken können.

Möchten Sie auch das Kilometergeld-Formular oder eine kurze Erklärung, was als Einzelbeleg gilt?

So funktioniert Formular-Finder

Der Formular-Finder indexiert alle Ihre HR-Formulare, Vorlagen und Dokumente, sodass Mitarbeiter genau das finden, was sie brauchen. Beschreiben Sie, was Sie vorhaben, und der Formular-Finder liefert das richtige Formular mit einem direkten Link.

  1. Verbinden Sie Ihre Quellen

    Laden Sie Formulare ins Knowledge Center hoch oder verbinden Sie sich mit Ihrem bestehenden Cloud-Speicher. JoySuite indexiert Formularnamen, Beschreibungen und Kategorien.

  2. Legen Sie fest, wer was sieht

    Richten Sie rollenbasierten Zugriff ein, sodass jedes Team die für sie relevanten Formulare erhält. Mitarbeiter fragen einfach, keine neue App zu lernen.

  3. Mitarbeiter fragen nach Formularen

    Fragen kommen in natürlicher Sprache: "Ich brauche das Spesenformular" oder "Wo reiche ich einen Urlaubsantrag ein?"

  4. Einen direkten Link erhalten

    Der Formular-Finder verweist mit einem direkten Link auf das genaue Formular in Ihrem Knowledge Center. Bei ausfüllbaren PDFs können Mitarbeiter die aktuelle Version öffnen und sofort ausfüllen.

  5. Als Team-Befehl speichern

    Speichern Sie diese Anfrage als eigenen Befehl im Assistenten, den Ihr Team bereits nutzt, damit alle sie mit einem Klick verwenden können.

Machen Sie es sich zu eigen

Zuordnung nach Absicht

Versteht die Absicht – "Spesenformular", "Erstattungsantrag" und "Geld zurückbekommen" finden alle dasselbe Formular.

Direkte Links

Ein-Klick-Zugriff auf das genaue Formular. Kein Navigieren in Ordnern oder Merken von Dateipfaden.

Anleitungen inklusive

Zusammen mit dem Formular werden Anleitungen zum Ausfüllen und Einreichen bereitgestellt.

Immer die aktuelle Version

Verweist auf das aktuellste genehmigte Formular in Ihrem Knowledge Center, sodass Mitarbeiter nie eine veraltete Kopie aus SharePoint greifen.

Abteilungsspezifisch

Verschiedene Formularsets für verschiedene Abteilungen – HR-Formulare für HR, Finance-Formulare für Finance, jedes Team sieht, was relevant ist.

Multi-Standort

Unterschiedliche Formulare für unterschiedliche Büros oder Länder. Mitarbeitende nennen ihren Standort, und Joy verweist auf die Version für diesen Standort.

Formular + Richtlinien-Kombi

Kombinieren Sie mit dem HR-Helpdesk, sodass Mitarbeiter sowohl das Formular ALS AUCH den Richtlinienkontext in einer Antwort erhalten.

HRIS-fähige Antworten

Sobald HRIS-Konnektoren verfügbar sind, kann Joy die Angaben der Mitarbeitenden (Name, Personalnummer, Abteilung) bestätigen, damit sie genau wissen, was sie ins Formular eintragen.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert ein Formular-Finder-Assistent?

Der Formular-Finder indexiert alle Formulare, Vorlagen und Dokumente Ihres Unternehmens. Wenn Mitarbeiter in natürlicher Sprache nach einem Formular fragen, ordnet Joy ihre Anfrage dem richtigen Dokument zu und verweist mit einem direkten Link darauf, zusammen mit Anleitungen zum Ausfüllen und Einreichen.

Können Mitarbeiter Formulare finden, ohne den genauen Namen zu kennen?

Ja, der Formular-Finder ordnet nach Absicht zu. Mitarbeiter können beschreiben, was sie vorhaben ("meine Bankdaten ändern"), statt den genauen Formularnamen zu kennen ("Bankverbindungs-Änderungsformular"), und Joy findet das richtige Dokument.

Welche Arten von Formularen kann der Formular-Finder verwalten?

Der Formular-Finder funktioniert mit jedem Dokumenttyp, einschließlich PDFs, Word-Dokumenten, ausfüllbaren Formularen, Tabellenvorlagen und Webformular-Links. Er verarbeitet HR-Formulare, Finance-Dokumente, IT-Anfragen, Urlaubsformulare und jede andere mitarbeiterbezogene Dokumentation.

Wie reduziere ich HR-Fragen zum Finden von Formularen?

Lassen Sie Mitarbeiter Joy nach dem benötigten Formular fragen, anstatt der Personalabteilung zu schreiben. Die routinemäßigen "Wo ist das Formular"-Anfragen gehen an Joy, und die Personalabteilung behält ihre Zeit für Fragen, die einen Menschen brauchen.

Kann der Formular-Finder verschiedene Formulare für verschiedene Standorte bereitstellen?

Ja. Legen Sie die Formulare jedes Standorts im Knowledge Center ab, und wenn Mitarbeitende ihr Bundesland, Land oder Büro nennen, verweist Joy auf die richtige Version, etwa ein regionales Steuerformular, ein länderspezifisches HR-Dokument oder ein bürospezifisches Verfahren.

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