Formular-Finder

Mitarbeiter fragen nach Formularen und erhalten direkte Links aus dem Knowledge Center. Kein Suchen mehr in Ordnern, SharePoint oder E-Mails an die Personalabteilung – einfach fragen und erhalten.

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Beispiel-Prompt für den Joy-Assistenten

Wo finde ich das Formular für [Spesenabrechnung]? Geben Sie mir den direkten Link und einen kurzen Hinweis zur Einreichung.

So kann es aussehen

Ein anschauliches Beispiel. Ihr Ergebnis hängt von Ihren Quellen, Daten und Anfragen ab.

Wo finde ich das Formular für die Spesenabrechnung? Geben Sie mir den direkten Link und einen kurzen Hinweis zur Einreichung.

Beantwortet aus dem Index der Finanzformulare in Ihrem Knowledge Center. Hier ist das genaue Formular und wie Sie es einreichen

Das gesuchte Formular ist das Spesenabrechnungsformular (v4, aktualisiert im Januar 2026), abgelegt unter den Finanzformularen im Knowledge Center. Das ist die aktuelle Version, ignorieren Sie also ältere Kopien, die noch in SharePoint kursieren.

Zum Einreichen füllen Sie das Formular aus, hängen für alles über 25 € Einzelbelege an und leiten es zur Genehmigung an Ihre Führungskraft weiter. Genehmigte Abrechnungen gehen an die Kreditorenbuchhaltung und werden mit dem nächsten halbmonatlichen Gehaltslauf erstattet, gemäß der Spesenabrechnungsrichtlinie, Abschnitt 2.

Im selben Ordner liegen ein paar verwandte Formulare, falls Sie sie brauchen:

  • Kilometergeld-Formular. Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug, erstattet zum aktuellen gesetzlichen Kilometerpauschsatz.
  • Antrag auf Reisekostenvorschuss. Für Reisekosten, die Sie nicht zumutbar selbst vorstrecken können.

Möchten Sie auch das Kilometergeld-Formular oder eine kurze Erklärung, was als Einzelbeleg gilt?

Von verstreuten Formularen zu sofortigem Zugriff

Der Formular-Finder indexiert alle Ihre HR-Formulare, Vorlagen und Dokumente, sodass Mitarbeiter genau das finden, was sie brauchen, in Sekunden. Beschreiben Sie einfach, was Sie versuchen zu tun, und der Formular-Finder liefert das richtige Formular mit einem direkten Link.

  1. Verbinden Sie Ihre Quellen

    Laden Sie Formulare ins Knowledge Center hoch oder verbinden Sie sich mit Ihrem bestehenden Cloud-Speicher. JoySuite indexiert Formularnamen, Beschreibungen und Kategorien.

  2. Legen Sie fest, wer was sieht

    Richten Sie rollenbasierten Zugriff ein, sodass jedes Team die für sie relevanten Formulare erhält. Mitarbeiter fragen einfach, keine neue App zu lernen.

  3. Mitarbeiter fragen nach Formularen

    Fragen kommen in natürlicher Sprache: "Ich brauche das Spesenformular" oder "Wo reiche ich einen Urlaubsantrag ein?" – beantwortet in Sekunden.

  4. Erhalten Sie sofort direkte Links

    Der Formular-Finder verweist mit einem direkten Link auf das genaue Formular in Ihrem Knowledge Center. Bei ausfüllbaren PDFs können Mitarbeiter die aktuelle Version öffnen und sofort ausfüllen.

  5. Machen Sie daraus einen Ein-Klick-Schritt für Ihr Team

    Speichern Sie diese Anfrage als benutzerdefinierten Befehl im Assistenten, den Ihr Team bereits verwendet, und passen Sie sie an, damit jeder sie in einem Schritt ausführen kann.

Machen Sie es sich zu eigen

Intelligentes Matching

Versteht die Absicht – "Spesenformular", "Erstattungsantrag" und "Geld zurückbekommen" finden alle dasselbe Formular.

Direkte Links

Ein-Klick-Zugriff auf das genaue Formular. Kein Navigieren in Ordnern oder Merken von Dateipfaden.

Anleitungen inklusive

Zusammen mit dem Formular werden Anleitungen zum Ausfüllen und Einreichen bereitgestellt.

Immer die aktuelle Version

Verweist auf das aktuellste genehmigte Formular in Ihrem Knowledge Center, sodass Mitarbeiter nie eine veraltete Kopie aus SharePoint greifen.

Abteilungsspezifisch

Verschiedene Formularsets für verschiedene Abteilungen – HR-Formulare für HR, Finance-Formulare für Finance, jedes Team sieht, was relevant ist.

Multi-Standort

Verschiedene Formulare für verschiedene Büros oder Länder. Mitarbeiter erhalten automatisch standortgerechte Versionen.

Formular + Richtlinien-Kombi

Kombinieren Sie mit dem HR-Helpdesk, sodass Mitarbeiter sowohl das Formular ALS AUCH den Richtlinienkontext in einer Antwort erhalten.

HRIS-fähige Antworten

Mit verbundenem HRIS kann Joy die Angaben eines Mitarbeiters bestätigen (Name, ID, Abteilung), sodass sie genau wissen, was sie im Formular eintragen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert ein Formular-Finder-Assistent?

Der Formular-Finder indexiert alle Formulare, Vorlagen und Dokumente Ihres Unternehmens. Wenn Mitarbeiter in natürlicher Sprache nach einem Formular fragen, ordnet Joy ihre Anfrage dem richtigen Dokument zu und verweist mit einem direkten Link darauf, zusammen mit Anleitungen zum Ausfüllen und Einreichen.

Können Mitarbeiter Formulare finden, ohne den genauen Namen zu kennen?

Ja, der Formular-Finder verwendet intelligentes Matching, um die Absicht zu verstehen. Mitarbeiter können beschreiben, was sie versuchen zu tun ("meine Bankdaten ändern") anstatt den genauen Formularnamen zu kennen ("Bankverbindungs-Änderungsformular"), und die KI findet das richtige Dokument.

Welche Arten von Formularen kann der Formular-Finder verwalten?

Der Formular-Finder funktioniert mit jedem Dokumenttyp, einschließlich PDFs, Word-Dokumenten, ausfüllbaren Formularen, Tabellenvorlagen und Webformular-Links. Er verarbeitet HR-Formulare, Finance-Dokumente, IT-Anfragen, Urlaubsformulare und jede andere mitarbeiterbezogene Dokumentation.

Wie reduziere ich HR-Fragen zum Finden von Formularen?

Lassen Sie Mitarbeiter Joy nach dem benötigten Formular fragen, anstatt HR zu schreiben. Die meisten Organisationen sehen 70-80% weniger "Wo ist das Formular"-Nachrichten an die Personalabteilung, sobald Mitarbeiter sich selbst bedienen können.

Kann der Formular-Finder verschiedene Formulare für verschiedene Standorte bereitstellen?

Ja, der Formular-Finder unterstützt Multi-Standort-Organisationen. Er kann standortspezifische Formulare automatisch basierend auf dem Mitarbeiterstandort bereitstellen und verschiedene Steuerformulare, länderspezifische HR-Dokumente und standortspezifische Verfahren handhaben.

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