Spesenrichtlinien-Check

Mitarbeiter fragen Joy, ob eine Ausgabe erstattungsfähig ist, und erhalten in Sekunden eine belegte Antwort aus Ihrer Reise- und Spesenrichtlinie – mit den genauen Grenzen und Bedingungen. Kein Raten mehr, bevor Sie eine Spesenabrechnung einreichen, und keine Rückfrage an die Finanzabteilung.

Für Alle Mitarbeiter Vielreisende Finanz- & Kreditorenteams Genehmigende Führungskräfte
Beispiel-Prompt für den Joy-Assistenten

Ist ein [Kundenessen und die Heimfahrt] nach unserer [Reise- und Spesenrichtlinie] erstattungsfähig, und wo liegen die Grenzen?

So kann es aussehen

Ein anschauliches Beispiel. Ihr Ergebnis hängt von Ihren Quellen, Daten und Anfragen ab.

Ist ein Kundenessen und die Heimfahrt nach unserer Reise- und Spesenrichtlinie erstattungsfähig, und wo liegen die Grenzen?

Hier ist, wie Ihre Reise- und Spesenrichtlinie ein Kundenessen und die anschließende Fahrt behandelt – mit den Obergrenzen und Bedingungen, die für jeden Teil gelten.

Ja, sowohl das Kundenessen als auch die Heimfahrt sind erstattungsfähig, innerhalb der Grenzen, die Ihre Reise- und Spesenrichtlinie (T&E) für Kundenbewirtung und Bodenreisen setzt. So schlüsseln sich die Teile dieses Abends auf.

PositionErstattungsfähig?Grenze / Bedingung
KundenessenJaBis zu $75 pro Person, inkl. Steuer und Trinkgeld
Alkohol mit KundenJaNur bei Anwesenheit eines Kunden; separat ausgewiesen
Fahrdienst zum/vom KundenessenJaNur geschäftliche Fahrt
Privater ArbeitswegNein—
BelegErforderlichFür alles über $25

Das Essen selbst ist als Kundenbewirtung bis zu $75 pro Person, Steuer und Trinkgeld inbegriffen, abgedeckt, gemäß T&E-Richtlinie, Abschnitt 5.2 („Geschäftsessen und Bewirtung“). Zählen Sie bei der Obergrenze nur die tatsächlich am Tisch anwesenden Personen – Sie und den Kunden.

Einige Bedingungen entscheiden, ob der Rest des Abends durchgeht:

  • Alkohol. Er ist nur erstattungsfähig, wenn ein Kunde anwesend ist, und muss als separate Position ausgewiesen werden, statt in die Essenssumme eingerechnet zu werden (Abschnitt 5.3).
  • Die Heimfahrt. Ein Fahrdienst wie Uber oder Lyft ist als geschäftliche Bodenfahrt abgedeckt, die Fahrt vom Restaurant qualifiziert sich also. Ein privater Arbeitsweg – von zu Hause ins Büro an einem gewöhnlichen Tag – nicht, gemäß Abschnitt 6.1.
  • Belege. Für alles über $25 muss ein detaillierter Beleg angehängt sein, bewahren Sie also sowohl den Restaurant- als auch den Fahrdienstbeleg auf (Abschnitt 4.4).

Eine Frist ist zu beachten: Die Richtlinie verlangt, dass Sie die Abrechnung innerhalb von 30 Tagen nach der Ausgabe einreichen, dieses Essen sollte also deutlich davor eingereicht werden. Wenn Sie bereit sind, öffnen Sie Ihr Spesentool und erfassen Sie das Essen und die Fahrt als separate Positionen mit angehängten Belegen – ich kann Sie durch das führen, was jedes Feld benötigt, aber die Abrechnung reichen Sie selbst ein.

Soll ich die Tagegeld-Grenzen für eine Kundenreise mit Übernachtung prüfen oder die Regeln fürs Buchen von Flügen und Hotels?

Von der Richtlinienfrage zur einreichbaren Abrechnung

Der Spesenrichtlinien-Check gibt Mitarbeitern einen Assistenten, der auf Ihrer Reise- und Spesenrichtlinie, Ihrem Tagegeldplan und Ihren Firmenkartenregeln fußt. Fragen Sie, ob etwas erstattungsfähig ist, und Joy antwortet mit der Grenze, den Bedingungen und dem genauen Richtlinienabschnitt, aus dem es stammt – damit die Abrechnung gleich beim ersten Mal stimmt.

  1. Verbinden Sie Ihre Spesenrichtlinien

    Laden Sie Ihre Reise- und Spesenrichtlinie, Ihren Tagegeldplan, Ihre Firmenkartenrichtlinie und Ihre Belegregeln in das Knowledge Center hoch, damit Joy aus Ihren tatsächlichen Dokumenten antwortet.

  2. Fragen Sie in natürlicher Sprache

    Beschreiben Sie die Ausgabe so, wie Sie sie einem Kollegen beschreiben würden – „ein Kundenessen und die Heimfahrt“ –, und Joy findet heraus, welche Regeln gelten.

  3. Erhalten Sie eine belegte Antwort mit den Grenzen

    Joy sagt Ihnen, ob es erstattungsfähig ist, den Betrag oder die Bedingung und den genauen Richtlinienabschnitt, sodass Sie das Detail bei Bedarf selbst nachlesen können.

  4. Reichen Sie es in Ihrem Spesentool ein

    Bringen Sie die Antwort in das Spesensystem, das Ihr Unternehmen bereits nutzt, und erfassen Sie die Abrechnung mit den angehängten Belegen. Joy erklärt, was jede Position benötigt; Sie reichen sie ein.

  5. Machen Sie daraus einen Ein-Klick-Schritt für Ihr Team

    Speichern Sie diese Anfrage als benutzerdefinierten Befehl im Assistenten, den Ihr Team bereits nutzt, damit jeder sie in einem Schritt ausführen kann.

Machen Sie es sich zu eigen

Mit Quellenangabe zur Richtlinie

Jede Antwort nennt den Abschnitt der T&E-Richtlinie, aus dem sie stammt, sodass Mitarbeiter der Grenze vertrauen und das Detail bei Bedarf nachlesen können.

Kennt die Grenzen

Obergrenzen pro Person für Mahlzeiten, Belegschwellen und Einreichungsfristen kommen als exakte Werte zurück, nicht als vages „siehe Richtlinie“.

Weist auf die Bedingungen hin

Joy bringt das Kleingedruckte zutage, über das die Leute stolpern – Alkohol separat ausgewiesen, geschäftliche gegenüber privater Reise –, bevor die Abrechnung eingereicht ist.

Verweist auf das richtige Tool

Wenn Sie bereit sind einzureichen, leitet Joy Sie zu Ihrem Spesensystem und erklärt, was jede Position benötigt. Die Abrechnung reichen Sie selbst ein.

Länderspezifische Regeln

Unterschiedliche Tagegelder und Steuerregeln je Land? Joy liefert die Grenzen, die für den Standort und die Reise des Mitarbeiters gelten.

Firmenkarten-Modus

Beantworten Sie die häufigsten Fragen von Karteninhabern – was die Karte abdecken darf, wann eine private Karte in Ordnung ist und was einzeln auszuweisen ist.

Hilfe bei der Reisebuchung

Erweitern Sie denselben Assistenten auf Flugklasse, Hotelobergrenzen und Vorausbuchungsregeln, damit Reisen bereits vor der Buchung richtlinienkonform sind.

Anleitung für Führungskräfte

Geben Sie Genehmigenden eine schnelle Referenz dafür, was die Richtlinie erlaubt, damit Prüfungen im Team einheitlich ausfallen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Assistent für den Spesenrichtlinien-Check?

Es ist ein Assistent, der Mitarbeiterfragen dazu beantwortet, was nach Ihrer Reise- und Spesenrichtlinie erstattungsfähig ist. Fragen Sie, ob eine Ausgabe qualifiziert, und Joy antwortet mit der Grenze, den Bedingungen und dem genauen Richtlinienabschnitt, gestützt auf Ihre eigenen Dokumente, sodass die Antwort Ihren Regeln entspricht.

Reicht Joy meine Spesenabrechnung ein oder genehmigt sie?

Nein. Joy prüft die Richtlinie für Sie und verweist Sie auf das Spesentool, das Sie bereits nutzen, reicht aber niemals etwas ein und genehmigt nichts. Es liest Ihre Dokumente, um die Frage zu beantworten; Sie reichen die Abrechnung ein, und Ihr Genehmigender prüft die tatsächliche Abrechnung weiterhin anhand der Belege und Beträge, bevor sie ausgezahlt wird.

Woher kennt Joy unsere Spesengrenzen?

Joy antwortet nur aus den Dokumenten, die Sie hochladen – Ihrer Reise- und Spesenrichtlinie, Ihrem Tagegeldplan, Ihrer Firmenkartenrichtlinie und Ihren Belegregeln. Jede Antwort zitiert den Abschnitt, aus dem sie stammt, sodass Mitarbeiter die Grenze überprüfen können und die Finanzabteilung weiß, dass sie die aktuelle Richtlinie widerspiegelt.

Kann es auch Tagegeld- und Reisefragen beantworten?

Ja. Richten Sie denselben Assistenten auf Ihren Tagegeldplan und Ihre Reiseregeln aus, und Mitarbeiter können nach Tagessätzen, Hotelobergrenzen, Kilometersätzen und Fluggrenzen fragen, jeweils beantwortet mit dem Wert und dem Quellenabschnitt.

Reduziert das den Hin-und-her-Verkehr mit der Finanzabteilung?

Genau das ist der Sinn. Die meisten Fragen, die die Finanzabteilung erreichen – Obergrenzen für Mahlzeiten, Belegschwellen, ob Alkohol oder eine Fahrt qualifiziert –, sind in der Richtlinie bereits beantwortet. Lässt man Mitarbeiter zuerst Joy fragen, gibt es sauberere Abrechnungen und weniger E-Mails, während wirklich ungewöhnliche Fälle weiterhin an einen Menschen gehen.

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