Ausgabenanalyse-Dashboard

Bitten Sie um eine visuelle Aufschlüsselung Ihrer Ausgaben und erhalten Sie sie auf der Stelle erstellt. Joy liest Ihr ERP und Ihre Kreditorenbuchhaltung schreibgeschützt und zeigt dann die Aufteilung nach Kategorie, Ihre Top-Lieferanten und wo sich das Geld konzentriert – eine Dashboard-Ansicht, die Sie abrufen können, wann immer die Frage aufkommt.

Für Finance-Verantwortliche Beschaffungsteams Budgetverantwortliche FinOps- & Ausgabenanalysten
Beispiel-Prompt für den Joy-Assistenten

Zeigen Sie mir eine Ausgabenanalyse zu [den Ausgaben des letzten Quartals] nach [Kategorie], mit unseren Top-Lieferanten und wo sich die Ausgaben konzentrieren.

So kann es aussehen

Ein anschauliches Beispiel. Ihr Ergebnis hängt von Ihren Quellen, Daten und Anfragen ab.

Zeigen Sie mir eine Ausgabenanalyse zu den Ausgaben von Q2 nach Kategorie, mit unseren Top-Lieferanten und wo sich die Ausgaben konzentrieren.

Ich habe soeben Ihr ERP und Ihre Kreditorenbuchhaltung gelesen und Q2 in eine einzige Ansicht gebracht: die Aufteilung nach Kategorie, Ihre Top-Lieferanten und wo sich das Geld konzentriert. Hier ist, wohin die 2,4 Mio. € geflossen sind.

Ausgabenanalyse: Q2

Zeitraum: Q2 (Apr.–Jun.)
Quelle: ERP und Kreditorenbuchhaltung, schreibgeschützt zum Zeitpunkt der Frage gelesen
Gesamtausgaben: 2,4 Mio. € über 5 Kategorien

Die Ausgaben in Q2 beliefen sich auf 2,4 Mio. €, 6 % mehr als die 2,26 Mio. € des letzten Quartals. Die mit Abstand größte Kategorie ist Software & SaaS mit 840.000 €, 35 Cent von jedem Euro, und zugleich der größte Beweger des Quartals – plus 150.000 € (22 %), da mehrere Jahresverlängerungen zusammenfielen.

2,4 Mio. €
Gesamtausgaben Q2
▲ 6 % vs. letztes Quartal
840.000 €
Software & SaaS
▲ 22 % ggü. Vorquartal, größter Beweger
47 %
Anteil der Top-5-Lieferanten

Hier ist die vollständige Aufteilung nach Kategorie. Professionelle Dienstleistungen und Logistik bilden die nächste Ebene, und außer Software überschreitet keine einzelne Kategorie ein Viertel der Ausgaben.

2,4 Mio. €Q2-Ausgaben
Software & SaaS840.000 €
Professionelle Dienstleistungen600.000 €
Logistik & Fracht432.000 €
Gebäude & Nebenkosten312.000 €
Marketing & Medien216.000 €

Die Ausgaben konzentrieren sich auf eine kurze Liste von Lieferanten. Die Top-fünf-Lieferanten machen 1,12 Mio. € aus, fast die Hälfte des Quartals, und CloudStack allein steht für 312.000 € (13 % aller Ausgaben), die größte einzelne Beziehung. So sitzen diese Lieferanten innerhalb ihrer Kategorien.

LieferantKategorieQ2-AusgabenAnteil gesamt
CloudStackSoftware & SaaS312.000 €13 %
Meridian ConsultingProfessionelle Dienstleistungen268.000 €11 %
FreightLine LogisticsLogistik & Fracht205.000 €9 %
DataVaultSoftware & SaaS186.000 €8 %
Pinnacle FacilitiesGebäude & Nebenkosten148.000 €6 %

Zwei Dinge stechen hervor. Software & SaaS ist zugleich die größte Position und die am schnellsten wachsende, deshalb würde sich eine Kategorieprüfung zuerst bei den Verlängerungen auszahlen, die sie um 22 % nach oben getrieben haben. Und mit den Top-fünf-Lieferanten bei 47 % der Ausgaben treibt eine Handvoll Verträge die Summe, was vor der nächsten Verhandlungsrunde gut zu wissen ist. Fragen Sie nach jeder beliebigen Kategorie, Abteilung oder jedem Lieferanten, und ich lese das ERP und die Kreditorenbuchhaltung erneut und zeichne diese Ansicht darum herum neu.

Soll ich Software & SaaS nach Lieferant aufschlüsseln oder dieselbe Ansicht für eine einzelne Abteilung zeigen?

Von der Pivot-Tabelle zu einer Ansicht, nach der Sie einfach fragen

Das Ausgabenanalyse-Dashboard verwandelt Ihre ERP- und Kreditorendaten in eine visuelle Ansicht auf Abruf. Nennen Sie einen Zeitraum, und Joy liest das Hauptbuch schreibgeschützt, zeichnet dann die Aufteilung nach Kategorie, sortiert Ihre Top-Lieferanten und hebt hervor, wo sich Ausgaben konzentrieren und was sich verändert hat – eine Dashboard-Ansicht, erstellt im Gespräch, kein Bericht, den Sie am Leben halten müssen.

  1. Verbinden Sie Ihr ERP und Ihre Kreditorenbuchhaltung

    Verbinden Sie Ihre Finanzquelle einmal. Joy liest sie schreibgeschützt und nur, wenn Sie fragen: Rechnungen, Bestellungen, Hauptbuchkategorien und den dahinterstehenden Lieferantenstamm.

  2. Fragen Sie nach der Ansicht

    Nennen Sie den Zeitraum und wie Sie ihn aufgeschlüsselt haben möchten – nach Kategorie, Abteilung oder Lieferant. Jedes Mal, wenn Sie fragen, liest Joy die aktuellsten Zahlen, sodass die Aufschlüsselung den heutigen Stand widerspiegelt.

  3. Lesen Sie die Aufschlüsselung

    Erhalten Sie KPI-Kacheln, einen Kategorie-Donut und eine Top-Lieferanten-Tabelle in einer Ansicht, dazu eine kurze Einschätzung, wo sich Ausgaben konzentrieren und was sich seit dem letzten Quartal verändert hat.

  4. Nutzen Sie sie dort, wo Sie arbeiten

    Stellen Sie Anschlussfragen wie „Schlüssele Software & SaaS nach Lieferant auf“ oder „Zeig das nach Abteilung“, und kopieren Sie die Ansicht dann in eine Budgetbesprechung oder eine Notiz an Finance.

  5. Machen Sie daraus einen Klick für Ihr Team

    Speichern Sie diese Anfrage als benutzerdefinierten Befehl im Assistenten, den Ihr Team ohnehin nutzt, sodass jeder sie in einem Schritt ausführen kann.

Machen Sie es sich zu eigen

Kategorie-Donut

Der gesamte Zeitraum auf einen Blick in Kategorien aufgeteilt, mit der Summe in der Mitte und jedem Segment beschriftet.

Top-Lieferanten-Tabelle

Die Handvoll Lieferanten, die den Großteil der Rechnung ausmachen, sortiert mit dem jeweiligen Anteil an den Gesamtausgaben.

Konzentrations-Einschätzung

Wie viel Ihrer Ausgaben auf die wenigen größten Lieferanten und Kategorien entfällt, damit Sie wissen, wie stark die Summe von einer kurzen Liste an Verträgen abhängt.

Bei jeder Frage frisch

Weil Joy die Zahlen liest, wenn Sie fragen, spiegelt die Ansicht immer die aktuellsten Zahlen wider statt einer Momentaufnahme vom letzten Monat.

Nach Abteilung

Teilen Sie dieselben Ausgaben nach Kostenstelle oder Team statt nach Kategorie auf, um zu sehen, wer sie treibt.

Nach Lieferant

Sortieren Sie die Ausgaben nach Lieferant, um die wenigen Beziehungen zu finden, die den Großteil der Summe ausmachen.

Quartal für Quartal

Vergleichen Sie diesen Zeitraum mit dem letzten, um zu sehen, welche Kategorien und Lieferanten sich am stärksten bewegen.

Gegen das Budget

Stellen Sie jede Kategorie ihrem Budget gegenüber, um zu sehen, wo Sie über oder unter Plan liegen.

Häufig gestellte Fragen

Ist das ein Live-Dashboard oder ein Bericht, den ich bauen muss?

Es ist eine visuelle Ansicht auf Abruf, kein Bericht, den Sie zusammenstellen, und kein Board, das im Hintergrund läuft. Jedes Mal, wenn Sie fragen, liest Joy Ihr ERP und Ihre Kreditorenbuchhaltung und zeichnet die Aufschlüsselung – KPI-Kacheln, einen Kategorie-Donut und eine Top-Lieferanten-Tabelle – direkt im Gespräch.

Wie aktuell sind die Zahlen?

So aktuell wie Ihre Finanzdaten. Weil Joy die Zahlen im Moment Ihrer Frage liest und nicht aus einer gespeicherten Momentaufnahme, spiegelt die Aufschlüsselung wider, was heute in Ihrem ERP und Ihrer Kreditorenbuchhaltung steht, einschließlich jüngster Rechnungen und Kartentransaktionen.

Kann ich die Ausgaben nach Abteilung oder Lieferant statt nach Kategorie aufschlüsseln?

Ja. Bitten Sie um denselben Zeitraum, aufgeschlüsselt nach Kostenstelle, Team oder Lieferant, und Joy liest die Daten erneut und zeichnet die Ansicht darum herum neu. Sie können auch zwei Zeiträume vergleichen oder Kategorien dem Budget gegenüberstellen.

Wie unterscheidet sich das von der Ausgabenanalyse?

Die Ausgabenanalyse formuliert die Aufschlüsselung als Erzählung aus – die größte Kostenposition, den Trend und eine Stelle zum Kürzen. Das Ausgabenanalyse-Dashboard ist der visuelle Zuschnitt derselben Daten: Kacheln, ein Kategorie-Donut und eine sortierte Top-Lieferanten-Tabelle für den schnellen Überblick. Nutzen Sie, was zum Moment passt.

Verändert Joy etwas in unserem Finanzsystem?

Nein. Joy liest Ihr ERP und Ihre Kreditorenbuchhaltung schreibgeschützt. Es schreibt nie zurück, bewegt kein Geld und ändert keinen Datensatz. Es zeigt lediglich die Aufschlüsselung, damit Sie in Ihren eigenen Tools danach handeln können.

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