Prüfungsvorbereitungs-Organizer

Verwandeln Sie eine anstehende Prüfung in ein geordnetes Vorbereitungspaket. Joy nimmt die Anforderungsliste des Prüfers und Ihre vorhandenen Aufstellungen und legt alles Benötigte gruppiert nach Bereich dar – mit dem, was vorliegt, dem, was noch fehlt, und wer für jeden Punkt verantwortlich ist.

Für Controller Leiter Rechnungswesen Compliance- und Risiko-Verantwortliche Finance-Verantwortliche in wachsenden Unternehmen
Beispiel-Prompt für den Joy-Assistenten

Bei uns steht eine [Prüfungsart] an, die Feldarbeit beginnt am [Datum]. Hier der Kontext: [Kontext]. Organisieren Sie die benötigten Unterlagen in einer Prüfungsvorbereitungs-Checkliste, gruppiert nach Bereich, die zeigt, was wir bereits vorliegen haben, was noch fehlt und wer für jeden Punkt verantwortlich ist.

So kann es aussehen

Ein anschauliches Beispiel. Ihr Ergebnis hängt von Ihren Quellen, Daten und Anfragen ab.

Bei uns steht eine Jahresabschlussprüfung an, die Feldarbeit beginnt am 8. September. Hier der Kontext: Es ist unsere Prüfung für das Geschäftsjahr 2026 mit Harbor & Vance LLP, sie haben die Anforderungsliste vom letzten Jahr geschickt, die meisten unserer Jahresabschlussaufstellungen sind fertig, aber die Bankbestätigungen und einige andere Dinge sind noch nicht zusammengetragen, und ich möchte das ganze Bild sehen, bevor ich dem Team Punkte zuweise. Organisieren Sie die benötigten Unterlagen in einer Prüfungsvorbereitungs-Checkliste, gruppiert nach Bereich, die zeigt, was wir bereits vorliegen haben, was noch fehlt und wer für jeden Punkt verantwortlich ist.

Ich habe die Unterlagen zu einem Vorbereitungspaket organisiert und mich dabei auf die Anforderungsliste des Vorjahres und die Jahresabschlussaufstellungen in Ihrem Knowledge Center gestützt. Es ist nach Prüfungsbereich gruppiert, sodass Sie sehen, was fertig ist gegenüber dem, was noch zusammengetragen werden muss, mit einem Verantwortlichen je Punkt und den offenen Punkten an einer Stelle gesammelt.

Vorbereitungspaket Jahresabschlussprüfung: Entwurf

Prüfung: Jahresabschlussprüfung GJ 2026
Prüfer: Harbor & Vance LLP
Beginn der Feldarbeit: 8. September 2026

Zahlungsmittel und Bank.

  • Jahresendkontoauszüge für alle Bankkonten (vorliegend).
  • Bankabstimmungen für Dezember (vorliegend).
  • Bankbestätigungen (nicht begonnen; der Prüfer versendet sie direkt, wir müssen sie also zuerst autorisieren).

Umsatz und Forderungen (Debitoren).

  • Offene-Posten-Liste Debitoren zum 31. Dezember (vorliegend).
  • Memo zur Umsatzrealisierung für Jahresverträge (Entwurf liegt im Knowledge Center; muss für die zwei neuen Enterprise-Abschlüsse aus Q4 aktualisiert werden).
  • Unterzeichnete Kundenverträge für die Prüfungsstichprobe (in Arbeit; 12 der 20 angeforderten sind herausgesucht).

Verbindlichkeiten (Kreditoren) und Rückstellungen.

  • Offene-Posten-Liste Kreditoren (vorliegend).
  • Aufstellung der Rückstellungen mit Belegdetails (vorliegend).
  • Suche nach nicht erfassten Verbindlichkeiten: Aufstellung der nach dem Jahresende geleisteten Zahlungen (muss aus dem Hauptbuch gezogen werden).

Anlagevermögen.

  • Anlagenspiegel mit Zu- und Abgängen (vorliegend).
  • Abschreibungsübersicht (vorliegend).
  • Rechnungen für Investitionszugänge über 10.000 € (fehlend; 3 Rechnungen sind noch aufzufinden).

Personal.

  • Jahres-Lohnjournal und Abstimmung der Lohnsteueranmeldungen (vorliegend).
  • Abstimmung der Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge (bei HR angefordert).

Eigenkapital, Fremdkapital und Sonstiges.

  • Cap Table und Aktienoptionsregister (vorliegend).
  • Kreditverträge und die Berechnung der Covenant-Einhaltung (Verträge vorliegend; Covenant-Berechnung in Arbeit).
  • Protokolle der Gremiensitzungen für das Jahr (bei der Rechtsabteilung angefordert; die zwei jüngsten Sitzungen stehen noch aus).

Die offenen Punkte unten sind das, was zwischen Ihnen und einem vollständigen Paket steht. Sie sind es wert, zuerst zugewiesen zu werden.

Offener PunktVerantwortlichStatus
BankbestätigungenControllerNicht begonnen
Berechnung der Covenant-EinhaltungControllerIn Arbeit
Investitionszugangs-Rechnungen (3)Sachbearbeiter RechnungswesenFehlend
Abstimmung bAV-BeiträgeHR-ManagerAngefordert
Jüngste Gremienprotokolle (Q2)RechtsabteilungAngefordert

Alles oben ist so gruppiert, wie Harbor & Vance die Anforderungsliste des Vorjahres geordnet hat, sodass die Punkte dazu passen, wie sie sie abfragen werden. Zehn der sechzehn Dokumente liegen bereits vor; die fünf offenen Punkte in der Tabelle sind die Lücke, die vor der Feldarbeit zu schließen ist.

Soll ich die Anforderungsnotiz entwerfen, die Sie jedem Verantwortlichen schicken können, oder die offenen Punkte in einen Vorbereitungs-Zeitplan für die Wochen vor der Feldarbeit umwandeln?

Von der Anforderungsliste zum Vorbereitungspaket in wenigen Schritten

Der Prüfungsvorbereitungs-Organizer nimmt die Anforderungsliste des Prüfers und den Kontext, den Sie ihm geben können, und macht daraus ein strukturiertes Vorbereitungspaket. Joy, der JoySuite-Assistent, gruppiert die Unterlagen nach Prüfungsbereich, markiert, was bereits vorliegt, gegenüber dem, was noch fehlt, und benennt für jeden Punkt einen Verantwortlichen.

  1. Geben Sie Joy den Kontext

    Fügen Sie die Anforderungsliste des Prüfers ein oder beschreiben Sie die Prüfung einfach: Art, wann die Feldarbeit beginnt und alles, wovon Sie schon wissen, dass es fertig ist oder fehlt. Grob und ungeordnet ist völlig in Ordnung.

  2. Sagen Sie, was organisiert werden soll

    Bitten Sie um eine Vorbereitungs-Checkliste, gruppiert nach Prüfungsbereich, mit jedem Punkt als vorliegend oder fehlend markiert und einem zugewiesenen Verantwortlichen. Joy ergänzt sinnvolle Bereiche und Verantwortliche, wenn Sie nicht alle ausbuchstabieren.

  3. Prüfen Sie das Paket

    Erhalten Sie die Unterlagen nach Bereich dargelegt, mit Status und Verantwortlichen, und die offenen Punkte in einer kurzen Liste zusammengeführt. Gleichen Sie es damit ab, wie Ihr Abschluss und Ihre Ablage tatsächlich aussehen.

  4. Nutzen Sie es dort, wo Ihr Team arbeitet

    Bitten Sie um eine Anpassung, „verschieb die Covenant-Berechnung zu mir“ oder „füg eine Zeile für die Versicherungspolicen hinzu“, und kopieren Sie die Checkliste dann in Ihren Projekt-Tracker, Ihr geteiltes Laufwerk oder die Notiz, die Sie jedem Verantwortlichen schicken.

  5. Machen Sie daraus einen Klick für Ihr Team

    Speichern Sie diese Anfrage als benutzerdefinierten Befehl im Assistenten, den Ihr Team ohnehin nutzt, sodass jeder sie in einem Schritt ausführen kann.

Machen Sie es sich zu eigen

Gruppiert nach Prüfungsbereich

Die Punkte sind so geordnet, wie Prüfer sie anfordern – Zahlungsmittel, Umsatz, Anlagevermögen, Personal –, sodass das Paket zur Anforderungsliste passt.

Vorliegend vs. fehlend

Jeder Punkt ist als fertig, in Arbeit oder noch zu beschaffen markiert, sodass Sie die Lücke auf einen Blick sehen, statt sie zu suchen.

Verantwortliche zugewiesen

Jeder Punkt nennt, wer zuständig ist, sodass Übergaben klar sind und nichts unbeansprucht liegen bleibt, wenn die Feldarbeit näher rückt.

Offene Punkte hervorgehoben

Die Punkte, die noch Arbeit brauchen, werden in einer kurzen Liste zusammengeführt, sodass Ihr erster Schritt – sie zu beschaffen – auf der Hand liegt.

SOC-2-Nachweispaket

Organisieren Sie es auf dieselbe Weise für eine SOC-2-Prüfung, gruppiert nach Kontrollbereich mit den jeweils benötigten Nachweisen.

Anforderungsnotiz an Verantwortliche

Verwandeln Sie die offenen Punkte in eine kurze Notiz, die Sie jedem Verantwortlichen schicken können, mit dem, was Sie brauchen und bis wann.

Vorbereitungs-Zeitplan

Ordnen Sie die offenen Punkte zu einem Arbeitsplan für die Wochen vor Beginn der Feldarbeit.

Vorjahr fortschreiben

Gehen Sie vom Paket des Vorjahres aus und markieren Sie, was übernommen wird, was neu ist und was nicht mehr gebraucht wird.

Häufig gestellte Fragen

Was macht ein Prüfungsvorbereitungs-Organizer?

Er verwandelt eine Prüfungs-Anforderungsliste in ein geordnetes Vorbereitungspaket. Sie geben Joy den Kontext und Ihre vorhandenen Aufstellungen, und es legt die Unterlagen gruppiert nach Prüfungsbereich dar, markiert Vorliegendes gegenüber Fehlendem, weist Verantwortliche zu und führt die offenen Punkte in einer Liste zusammen, die Sie prüfen und in Ihren Tracker kopieren können.

Sammelt Joy die Dateien für mich?

Nein. Joy organisiert und listet die benötigten Unterlagen und verfolgt deren Status; die tatsächlichen Dateien tragen Sie und Ihr Team zusammen. Es liefert Ihnen das vollständige Bild und die Zuweisungen, sodass nichts übersehen wird, aber das Sammeln bleibt in Ihren Händen.

Funktioniert es auch für SOC-2- oder Compliance-Prüfungen, nicht nur für Finanzprüfungen?

Ja. Beschreiben Sie die Prüfung, und Joy gruppiert die Unterlagen nach den passenden Bereichen – Kontrollbereiche für eine SOC-2-Prüfung, Abschlussbereiche für eine Finanzprüfung oder die Anforderungen einer Compliance-Prüfung – und markiert Status und Verantwortliche auf dieselbe Weise.

Kann es das Prüfungspaket des Vorjahres nutzen?

Wenn Ihr Knowledge Center das Paket des Vorjahres oder Ihre laufenden Aufstellungen enthält, nutzt Joy sie, um Übernommenes und bereits Vorbereitetes von noch zu Beschaffendem zu unterscheiden, sodass Sie die Checkliste nicht von Grund auf neu bauen.

Wie weise ich meinem Team Punkte zu?

Joy nennt für jeden Punkt einen vorgeschlagenen Verantwortlichen, und Sie können jeden davon im selben Gespräch neu zuweisen, „verschieb die Covenant-Berechnung zu mir“. Kopieren Sie die Checkliste dann in Ihren Projekt-Tracker oder die Notiz, die Sie jedem Verantwortlichen schicken. Joy entwirft und organisiert; es versendet nicht.

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