SaaS-Ausgabenanalyse

Fragen Sie nach einer visuellen Aufschlüsselung Ihrer Softwareausgaben und erhalten Sie sie auf der Stelle erstellt. Joy liest Ihre Spesen, Firmenkarten und SSO-Anmeldungen schreibgeschützt und zeigt dann die Aufteilung nach Kategorie und App, wie sie sich entwickelt und wo Lizenzen und Abonnements verschwendet werden – eine Dashboard-artige Ansicht, die Sie aufrufen können, wann immer die Softwarerechnung zur Sprache kommt.

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Beispiel-Prompt für den Joy-Assistenten

Zeig mir eine Aufschlüsselung [unserer SaaS-Ausgaben im letzten Jahr] nach [Kategorie und App], mit dem Trend von Monat zu Monat und wo wir wahrscheinlich Geld für redundante Tools und ungenutzte Lizenzen verschwenden.

So kann es aussehen

Ein anschauliches Beispiel. Ihr Ergebnis hängt von Ihren Quellen, Daten und Anfragen ab.

Zeig mir eine Aufschlüsselung unserer SaaS-Ausgaben im letzten Jahr nach Kategorie und App, mit dem Trend von Monat zu Monat und wo wir wahrscheinlich Geld für redundante Tools und ungenutzte Lizenzen verschwenden.

Ich habe gerade eben Ihr Spesensystem, Ihre Firmenkarten und Ihre SSO-Anmeldungen gelesen und die letzten 12 Monate in eine einzige Ansicht gezogen: die Aufteilung nach Kategorie und App, wie sie sich entwickelt und wo das Geld wahrscheinlich verschwendet wird. Hier ist, wohin die 1,2 Mio. € geflossen sind.

SaaS-Ausgaben: letzte 12 Monate

Zeitraum: Letzte 12 Monate (Aug–Jul)
Quelle: Spesen, Firmenkarten und SSO-Anmeldungen, schreibgeschützt zum Abfragezeitpunkt gelesen
Gesamte SaaS-Ausgaben: 1,2 Mio. € über 5 Kategorien

Die Softwareausgaben der letzten 12 Monate beliefen sich auf 1,2 Mio. €, 14% mehr als die 1,05 Mio. € im Jahr davor. Die größte Kategorie ist Vertrieb & Marketing mit 420 Tsd. €, 35 Cent von jedem Euro, angeführt von Salesforce. Engineering- und Kollaborationstools bilden die nächste Stufe, und keine Kategorie außerhalb des Vertriebs übersteigt ein Drittel der Rechnung.

1,2 Mio. €
Gesamte SaaS-Ausgaben, 12 Mon.
▲ 14% ggü. Vorjahr
420 Tsd. €
Vertrieb & Marketing, 35% der Ausgaben
180 Tsd. €
Wahrscheinliche Verschwendung, 15% der Ausgaben
▼ ~96 Tsd. € in ungenutzten Lizenzen

Hier ist die vollständige Aufteilung nach Kategorie.

1,2 Mio. €12-Mon.-Ausgaben
Vertrieb & Marketing420 Tsd. €
Engineering & DevOps312 Tsd. €
Zusammenarbeit & Produktivität228 Tsd. €
Sicherheit & IT144 Tsd. €
HR, Finanzen & Sonstiges96 Tsd. €

Der Trend ist der leise Teil. Die monatlichen SaaS-Ausgaben sind in diesem Quartal jeden Monat gestiegen, von 94 Tsd. € im Mai auf 107 Tsd. € im Juli – eine Run-Rate, die nun näher an 1,28 Mio. € als an der nachlaufenden Summe von 1,2 Mio. € liegt, da neue Tools schneller hinzukommen, als alte gestrichen werden.

Monatliche SaaS-Ausgaben, letzte 3 Monate

Mai94 Tsd. €
Jun99 Tsd. €
Jul107 Tsd. €

Die Ausgaben konzentrieren sich auf eine kurze Liste von Apps. Die Top-fünf-Apps machen 600 Tsd. € aus, die Hälfte des Jahres, und Salesforce allein sind 216 Tsd. € (18% aller Ausgaben), das einzelne größte Tool. Hier ist, wie sie in ihren Kategorien sitzen.

AppKategorieAusgaben 12 Mon.Anteil am Gesamt
SalesforceVertrieb & Marketing216 Tsd. €18%
GitHubEngineering & DevOps132 Tsd. €11%
SlackZusammenarbeit & Produktivität96 Tsd. €8%
HubSpotVertrieb & Marketing84 Tsd. €7%
DatadogEngineering & DevOps72 Tsd. €6%

Die größere Chance ist die Verschwendung. Rund 180 Tsd. € pro Jahr – 15% der SaaS-Ausgaben – sind wahrscheinlich rückholbar, und sie stecken an drei Stellen. Ungenutzte Lizenzen sind der größte Posten: rund 96 Tsd. € pro Jahr zahlen für Lizenzen, die in den letzten 90 Tagen keine SSO-Anmeldung zeigen, angeführt von Salesforce, wo 72 von 240 Lizenzen (rund 65 Tsd. €) ungenutzt bleiben. Redundante Tools kommen mit ~54 Tsd. € hinzu – Asana und Monday.com werden beide für Projektmanagement bezahlt, und eine Konsolidierung auf eines würde das meiste davon freimachen. Und ~30 Tsd. € an Schatten-Abonnements laufen über Firmenkarten außerhalb der IT-App-Liste.

Eine Sache, die zuerst anzugehen ist. Die 72 ungenutzten Salesforce-Lizenzen sind der sauberste Schnitt – keine Überschneidung zu entwirren und kein Team zu migrieren, nur Lizenzen, die beim nächsten Abgleich zurückzuholen sind, rund 65 Tsd. € pro Jahr wert. Holen Sie diese zurück, entscheiden Sie dann zwischen Asana und Monday.com für die nächsten 54 Tsd. €. Fragen Sie nach einer beliebigen Kategorie, App oder der vollständigen Liste ungenutzter Lizenzen, und ich lese die Daten erneut und zeichne diese Ansicht darum neu.

Soll ich Vertrieb & Marketing nach App aufschlüsseln oder die vollständige Liste der ungenutzten Lizenzen nach App ziehen?

Vom Abgleich der Kartenabrechnungen zu einer Ansicht, nach der Sie einfach fragen

Die SaaS-Ausgabenanalyse verwandelt Ihre Spesen, Firmenkarten und SSO-Anmeldungen in eine visuelle Einschätzung auf Abruf. Fragen Sie nach einem Zeitraum, und Joy liest sie schreibgeschützt, zeichnet dann die Aufteilung nach Kategorie und App, zeigt, wie sich die Ausgaben entwickeln, und benennt, wo das Geld wahrscheinlich verschwendet wird – ungenutzte Lizenzen und sich überschneidende Tools – eine Dashboard-artige Ansicht, im Gespräch erstellt, kein Bericht, den Sie am Leben halten.

  1. Verbinden Sie Ihre Spesen, Karten und SSO

    Verknüpfen Sie Ihre Ausgaben- und Identitätsquellen einmal. Joy liest sie schreibgeschützt und nur wenn Sie fragen: Softwarerechnungen, Firmenkartenbuchungen, SSO-Anmeldungen und die Lizenzen, für die jede App lizenziert ist.

  2. Fragen Sie nach der Ansicht

    Nennen Sie den Zeitraum und wie Sie ihn aufgeteilt haben möchten – nach Kategorie, App oder Team. Jedes Mal, wenn Sie fragen, liest Joy die aktuellen Buchungen und Anmeldungen, sodass die Aufschlüsselung die Zahlen von heute widerspiegelt.

  3. Lesen Sie die Aufschlüsselung

    Erhalten Sie KPI-Kacheln, einen Kategorie-Donut, einen Monatstrend und eine Top-Apps-Tabelle in einer Ansicht, dazu eine kurze Einschätzung zu redundanten Tools und den Lizenzen, für die Sie zahlen, die keine kürzliche Anmeldung zeigen.

  4. Nutzen Sie es, wo Sie arbeiten

    Stellen Sie Folgefragen wie „Schlüssel Vertrieb & Marketing nach App auf“ oder „Liste jede ungenutzte Lizenz“ und kopieren Sie die Ansicht dann in eine Budgetprüfung oder eine Notiz an IT und Finance.

  5. Machen Sie daraus einen Klick für Ihr Team

    Speichern Sie diese Anfrage als benutzerdefinierten Befehl im Assistenten, den Ihr Team bereits nutzt, sodass jeder sie in einem Schritt ausführen kann.

Machen Sie es sich zu eigen

Kategorie-Donut

Der ganze Zeitraum auf einen Blick nach Softwarekategorie aufgeteilt, mit der Summe in der Mitte und jedem Segment beschriftet.

Top-Apps-Tabelle

Die Handvoll Tools, die den Großteil der Rechnung ausmachen, geordnet mit dem Anteil jedes einzelnen an den gesamten Softwareausgaben.

Überschneidungs- & Verschwendungs-Einschätzung

Wo zwei Tools dieselbe Aufgabe erledigen und wo Sie für Lizenzen zahlen, die keine kürzliche SSO-Anmeldung zeigen, sodass Sie vor der nächsten Verlängerung sehen, was zu streichen ist.

Bei jeder Frage frisch

Weil Joy die Buchungen und Anmeldungen liest, wenn Sie fragen, spiegelt die Ansicht stets die aktuellen Zahlen wider statt einer Momentaufnahme vom letzten Quartal.

Nach Team

Teilen Sie dieselben Ausgaben nach Abteilung oder Kostenstelle statt nach Kategorie auf, um zu sehen, wer die Softwarerechnung treibt.

Ungenutzte Lizenzen

Ordnen Sie Lizenzen danach, wie viele keine kürzliche SSO-Anmeldung zeigen, um die ungenutzten Ausgaben in Ihren größten Apps zu finden.

Redundante Tools

Stellen Sie Apps, die dieselbe Aufgabe erledigen, nebeneinander, um zu sehen, wo aus zwei Abonnements eines werden könnte.

Jahr für Jahr

Vergleichen Sie dieses Jahr mit dem letzten, um zu sehen, welche Kategorien und Apps sich am stärksten bewegen.

Häufig gestellte Fragen

Ist das ein Live-Dashboard oder ein Bericht, den ich bauen muss?

Es ist eine visuelle Einschätzung auf Abruf, kein Bericht, den Sie zusammenstellen, und keine Tafel, die im Hintergrund läuft. Jedes Mal, wenn Sie fragen, liest Joy Ihre Spesen, Karten und SSO-Anmeldungen und zeichnet die Aufschlüsselung – KPI-Kacheln, einen Kategorie-Donut, einen Monatstrend und eine Top-Apps-Tabelle – direkt im Gespräch.

Woher weiß Joy, welche Lizenzen ungenutzt sind?

Es vergleicht die Lizenzen, für die jede App lizenziert ist, mit Ihren SSO-Anmeldungen. Eine Lizenz ohne Anmeldung über den Zeitraum, nach dem Sie fragen, erscheint als ungenutzte Lizenz, sodass Sie vor der nächsten Verlängerung sehen, wie viel Sie ungefähr für Software zahlen, die niemand nutzt.

Kann ich die Ausgaben nach Team oder App statt nach Kategorie aufschlüsseln?

Ja. Fragen Sie nach demselben Zeitraum, aufgeteilt nach App, Team oder Kostenstelle, und Joy liest die Daten erneut und zeichnet die Ansicht darum neu. Sie können auch zwei Jahre vergleichen oder nur die Liste der ungenutzten Lizenzen ziehen.

Erfasst es Schatten-Abonnements, die außerhalb der IT gekauft wurden?

Es bringt Softwarebuchungen auf Firmenkarten und in Spesen zum Vorschein, die möglicherweise nicht in Ihrer offiziellen App-Liste stehen, sodass Tools, die ein Team auf eigene Faust gekauft hat, in der Aufschlüsselung neben den freigegebenen erscheinen. Joy weist darauf hin; die Entscheidung, zu behalten oder zu streichen, bleibt bei Ihnen.

Ändert Joy etwas oder kündigt es Abonnements?

Nein. Joy liest Ihre Spesen-, Karten- und Identitätssysteme schreibgeschützt. Es schreibt nie zurück, kündigt kein Abonnement und entfernt keine Lizenz. Es bringt nur die Aufschlüsselung zum Vorschein, damit Sie in Ihren eigenen Tools handeln können.

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