Perguntas sobre Política de Compras

Os funcionários recebem respostas instantâneas sobre como comprar algo do jeito certo: limites de aprovação, fornecedores preferenciais, quando uma OC é exigida e despesa versus ordem de compra. Sem mais adivinhação nem espera pela resposta de Compras.

Para Times de Compras Todos os Funcionários Responsáveis por Orçamento Finanças e Operações
Prompt de exemplo para o assistente Joy

Usando nossa política de compras no Knowledge Center, responda esta dúvida de compra e cite a seção da política: [dúvida, ex.: preciso de uma OC para comprar um notebook de R$ 33.000, ou posso lançar como despesa?]

Como pode ficar

Um exemplo ilustrativo. Seu resultado vai refletir suas fontes, dados e pedidos.

Usando nossa política de compras no Knowledge Center, responda esta dúvida de compra e cite a seção da política: preciso de uma OC para comprar um notebook de R$ 33.000, ou posso lançar como despesa?

Respondido a partir da sua política de compras no Knowledge Center. Aqui está se aquele notebook precisa de uma ordem de compra, com o limite e a seção exata que você pode conferir.

Um notebook de R$ 33.000 tem que passar por uma ordem de compra, não por um relatório de despesas, conforme a Política de Compras v2.4, Seção 2.3 (“Ordens de Compra e Limites de Aprovação”). Qualquer valor igual ou acima de R$ 28.000 precisa de uma OC aberta antes de o pedido ser feito.

  • Limite. Compras abaixo de R$ 14.000 podem ir num cartão corporativo ou relatório de despesas; de R$ 14.000 a R$ 28.000 precisam de aprovação do gestor; R$ 28.000 e acima precisam de uma OC mais a aprovação do diretor.
  • Fornecedor. Notebooks são uma categoria de fornecedor preferencial, então o pedido vai para a Dell ou a Lenovo pelo catálogo aprovado, a menos que você registre uma exceção.
  • Processo. Abra uma requisição de compra, seu gestor e o diretor da área aprovam, então Compras emite a OC ao fornecedor.

Então encaminhe esta como uma solicitação de compra em vez de comprar e lançar como despesa depois — um recibo acima da linha de R$ 28.000 é rejeitado na conciliação.

Quer que eu puxe a lista de fornecedores preferenciais para notebooks, ou que explique como abrir a requisição de compra?

Da dúvida de compra à resposta citada

O Perguntas sobre Política de Compras dá aos funcionários respostas instantâneas para dúvidas de compra: limites de aprovação por valor, quando uma ordem de compra é exigida, quais fornecedores são preferenciais e se algo deve ser uma OC ou uma despesa. Eles acertam antes de gastar, não depois que o Financeiro sinaliza.

  1. Suba sua política de compras

    Adicione sua política de compras, matriz de aprovação, lista de fornecedores preferenciais e documentos do processo de compra ao Knowledge Center. A JoySuite indexa tudo e mantém atualizado à medida que a política muda.

  2. Aponte os funcionários para a Joy

    Os funcionários fazem suas dúvidas de compra à Joy em linguagem simples, antes de fazer um pedido, abrir uma requisição ou pegar um cartão corporativo.

  3. Os funcionários fazem perguntas

    As dúvidas chegam em linguagem natural: "Qual é o limite de aprovação para software?" ou "Qual fornecedor uso para notebooks?" Respondidas em segundos.

  4. Receba respostas citadas na hora

    Cada resposta cita a seção relevante da sua política de compras. Os funcionários confiam na resposta porque podem conferir. Compras vê o que está sendo perguntado para afiar a documentação.

  5. Deixe em um clique para o seu time

    Salve este pedido como um comando personalizado no assistente que seu time já usa, para qualquer pessoa executar em um passo.

Deixe do seu jeito

Citações da Política

Cada resposta aponta para a seção exata da sua política de compras de onde ela veio.

Consulta de Limites

Diz na hora ao funcionário qual nível de aprovação e alçada um valor de compra exige.

Orientação de Fornecedor Preferencial

Responde qual fornecedor usar para uma categoria, e quando uma exceção é necessária.

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Veja o que os compradores mais perguntam para identificar regras confusas e melhorar a política.

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Guie os funcionários por abrir uma requisição de compra, quem aprova e o que acontece depois.

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Responda como adicionar um novo fornecedor: formulários exigidos, aprovações e prazo até o primeiro pedido.

Perguntas sobre Cartão Corporativo

Esclareça o que pode ir num cartão corporativo, limites de gasto e quando uma OC é exigida no lugar.

Perguntas Frequentes

O que é um assistente de política de compras?

Um assistente de política de compras responde às dúvidas dos funcionários sobre como comprar coisas na sua empresa: limites de aprovação, quando uma ordem de compra é exigida, quais fornecedores são preferenciais e se algo deve ser uma OC ou uma despesa. Ele é ancorado na sua política de compras real e dá respostas instantâneas com citações da fonte.

Como a Joy responde às dúvidas de compra?

Os funcionários fazem uma pergunta à Joy em linguagem simples, e a Joy encontra a resposta na sua política de compras guardada no Knowledge Center. Cada resposta cita a seção exata para o funcionário conferir, e Compras pode ter confiança de que a resposta bate com a política real.

Ela consegue explicar limites de aprovação e exigências de OC?

Sim. O Perguntas sobre Política de Compras consegue dizer a um funcionário qual nível de aprovação e alçada um determinado valor de compra exige, quando uma ordem de compra é obrigatória versus opcional e como funciona o processo da requisição à OC, tudo com base nos limites específicos da sua organização.

Quais dúvidas de compra os funcionários mais fazem?

As dúvidas comuns incluem se uma compra precisa de OC ou pode ser lançada como despesa, o limite de aprovação para software e hardware, qual fornecedor usar para uma categoria, como abrir uma requisição de compra e como cadastrar um novo fornecedor.

Como eu configuro um assistente de política de compras?

Suba sua política de compras, matriz de aprovação e lista de fornecedores preferenciais para o Knowledge Center. A Joy os indexa e os torna pesquisáveis, e os funcionários podem fazer suas dúvidas de compra sob demanda, cada resposta citada de volta à seção da política.

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