Politique d'Achats

Les employés obtiennent des réponses instantanées sur la bonne façon d'acheter : seuils d'approbation, fournisseurs privilégiés, quand un bon de commande est requis, et note de frais versus bon de commande. Fini de deviner ou d'attendre une réponse des Achats.

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Exemple de prompt pour l'assistant Joy

À partir de notre politique d'achats dans le Knowledge Center, répondez à cette question d'achat et citez la section de la politique : [question, p. ex. ai-je besoin d'un bon de commande pour acheter un portable à 8 000 $, ou puis-je le passer en note de frais ?]

À quoi cela peut ressembler

Un exemple illustratif. Votre résultat dépendra de vos sources, de vos données et de vos demandes.

À partir de notre politique d'achats dans le Knowledge Center, répondez à cette question d'achat et citez la section de la politique : ai-je besoin d'un bon de commande pour acheter un portable à 8 000 $, ou puis-je le passer en note de frais ?

Réponse tirée de votre politique d'achats dans le Knowledge Center. Voici si ce portable nécessite un bon de commande, avec le seuil et la section exacte que vous pouvez vérifier.

Un portable à 8 000 $ doit passer par un bon de commande, pas par une note de frais, selon la Politique d'achats v2.4, section 2.3 (« Bons de commande et seuils d'approbation »). Tout ce qui est à 6 500 $ ou plus doit faire l'objet d'un bon de commande avant que la commande soit passée.

  • Seuil. Les achats de moins de 3 500 $ peuvent aller sur une carte d'entreprise ou une note de frais ; de 3 500 $ à 6 500 $, l'approbation du gestionnaire est requise ; à 6 500 $ et plus, il faut un bon de commande plus l'approbation du directeur.
  • Fournisseur. Les portables sont une catégorie à fournisseurs privilégiés, la commande passe donc par Dell ou Lenovo via le catalogue approuvé, sauf si vous déposez une exception.
  • Processus. Lancez une demande d'achat, votre gestionnaire et le directeur du service l'approuvent, puis les Achats émettent le bon de commande au fournisseur.

Alors acheminez celui-ci comme une demande d'achat plutôt que de l'acheter et de le passer en note de frais — un reçu au-dessus de la barre des 6 500 $ est rejeté au rapprochement.

Voulez-vous que je sorte la liste des fournisseurs privilégiés pour les portables, ou que j'explique comment lancer la demande d'achat ?

De la question d'achat à la réponse citée

Le Politique d'Achats donne aux employés des réponses instantanées à leurs questions d'achat : seuils d'approbation par montant, quand un bon de commande est requis, quels fournisseurs sont privilégiés, et si quelque chose devrait passer par un bon de commande ou une note de frais. Ils font bien les choses avant de dépenser, pas après que les Finances l'aient signalé.

  1. Téléversez votre politique d'achats

    Ajoutez votre politique d'achats, votre matrice d'approbation, votre liste de fournisseurs privilégiés et vos documents de processus d'achat au Knowledge Center. JoySuite indexe tout et le garde à jour à mesure que la politique évolue.

  2. Orientez les employés vers Joy

    Les employés posent leurs questions d'achat à Joy en langage clair, avant de passer une commande, de lancer une demande d'achat ou de sortir une carte d'entreprise.

  3. Les employés posent des questions

    Les questions arrivent en langage naturel : « Quel est le seuil d'approbation pour les logiciels ? » ou « Quel fournisseur pour les portables ? » Réponse en quelques secondes.

  4. Obtenez des réponses citées instantanément

    Chaque réponse cite la section pertinente de votre politique d'achats. Les employés font confiance à la réponse parce qu'ils peuvent la vérifier. Les Achats voient ce qui est demandé pour affiner la documentation.

  5. Rendez-le accessible en un clic pour votre équipe

    Enregistrez cette demande comme commande personnalisée sur l'assistant que votre équipe utilise déjà, pour que chacun puisse la lancer en une seule étape.

Faites-en la vôtre

Citations de la politique

Chaque réponse pointe vers la section exacte de votre politique d'achats d'où elle provient.

Recherche de seuils

Indique instantanément aux employés quel niveau d'approbation et quelle signature un montant d'achat exige.

Orientation vers les fournisseurs privilégiés

Indique quel fournisseur utiliser pour une catégorie, et quand une exception est nécessaire.

Analyse des questions

Voyez ce que les acheteurs demandent le plus pour repérer les règles confuses et améliorer la politique.

Note de frais vs bon de commande

Concentrez-vous sur la ligne qui fait trébucher : quand un achat relève d'une note de frais plutôt que d'un bon de commande.

Processus de demande d'achat

Guidez les employés dans le lancement d'une demande d'achat, qui l'approuve et ce qui se passe ensuite.

Intégration de fournisseurs

Répondez à comment ajouter un nouveau fournisseur : formulaires requis, approbations et délai avant la première commande.

Carte d'entreprise

Clarifiez ce qui peut aller sur une carte d'entreprise, les limites de dépenses et quand un bon de commande est requis à la place.

Questions Fréquentes

Qu'est-ce qu'un assistant de politique d'achats ?

Un assistant de politique d'achats répond aux questions des employés sur la façon d'acheter dans votre entreprise : seuils d'approbation, quand un bon de commande est requis, quels fournisseurs sont privilégiés, et si quelque chose devrait passer par un bon de commande ou une note de frais. Il s'appuie sur votre véritable politique d'achats et fournit des réponses instantanées avec des citations vers la source.

Comment Joy répond-il aux questions d'achat ?

Les employés posent une question à Joy en langage clair, et Joy trouve la réponse dans votre politique d'achats stockée dans le Knowledge Center. Chaque réponse cite la section exacte pour que l'employé puisse la vérifier, et les Achats peuvent être sûrs que la réponse correspond à la vraie politique.

Peut-il expliquer les seuils d'approbation et les exigences de bon de commande ?

Oui. Le Politique d'Achats peut dire à un employé quel niveau d'approbation et quelle signature un montant d'achat donné exige, quand un bon de commande est obligatoire plutôt qu'optionnel, et comment fonctionne le processus de la demande d'achat au bon de commande, le tout selon les seuils précis de votre organisation.

Quelles questions d'achat les employés posent-ils le plus souvent ?

Les questions courantes portent sur le fait qu'un achat nécessite un bon de commande ou peut être passé en note de frais, le seuil d'approbation pour les logiciels et le matériel, quel fournisseur utiliser pour une catégorie, comment lancer une demande d'achat et comment ajouter un nouveau fournisseur.

Comment mettre en place un assistant de politique d'achats ?

Téléversez votre politique d'achats, votre matrice d'approbation et votre liste de fournisseurs privilégiés au Knowledge Center. Joy les indexe et les rend consultables, et les employés peuvent poser leurs questions d'achat à la demande, chaque réponse citée jusqu'à la section de la politique.

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