Politique de Frais

Les employés obtiennent des réponses instantanées sur ce qui est remboursable, les plafonds de dépenses et comment soumettre correctement les frais. Plus de notes rejetées ni de boîte mail Finance surchargée.

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Exemple de prompt pour l'assistant Joy

À partir de notre politique de frais dans le Knowledge Center, répondez aux questions des employés sur les notes de frais. Commencez par : [question, p. ex. puis-je passer en note de frais un déjeuner d'équipe en déplacement ?]. Citez la section exacte de la politique pour que la réponse soit vérifiable.

À quoi cela peut ressembler

Un exemple illustratif. Votre résultat dépendra de vos sources, de vos données et de vos demandes.

À partir de notre politique de frais dans le Knowledge Center, répondez aux questions des employés sur les notes de frais. Commencez par : puis-je passer en note de frais un déjeuner d'équipe en déplacement. Citez la section exacte de la politique pour que la réponse soit vérifiable.

Réponse tirée de votre politique de frais dans le Knowledge Center. Voici comment un repas d'équipe en déplacement est traité, avec la section exacte que chacun peut vérifier.

Oui, un déjeuner d'équipe en déplacement est remboursable en tant que repas d'affaires, tant qu'il reste dans l'allocation repas journalière et est correctement justifié, d'après la Politique de Frais v3.2, Section 4.1 (« Repas en Déplacement et Per Diem »).

  • Plafond. Le déjeuner est plafonné à 40 $ par personne, et le plafond repas pour la journée complète est de 95 $ par personne ; un déjeuner d'équipe s'impute donc sur le total de la journée.
  • Reçu. Un reçu détaillé est requis pour le repas, quel que soit le montant.
  • Justification. Indiquez chaque participant et un objectif d'affaires en une ligne dans les notes de la note de frais.
  • Catégorie. Codez-le en 6100 (Repas en Déplacement), et non en représentation client.

Une réserve tirée de la même section : si vous demandez le per diem forfaitaire de la journée plutôt que les reçus réels, vous ne pouvez pas aussi passer le déjeuner d'équipe séparément en note de frais. C'est l'un ou l'autre.

Voulez-vous que je recherche le taux de per diem pour votre ville de destination, ou que j'explique quand utiliser le per diem plutôt que les reçus réels ?

De la question à la réponse en secondes

L'assistant Politique de Frais donne aux employés des réponses instantanées aux questions de dépenses : ce qui est remboursable, les plafonds par catégorie, les exigences de reçus et comment coder correctement les frais. Ils obtiennent de la clarté avant de dépenser, pas un rejet après.

  1. Téléchargez votre politique de frais

    Ajoutez votre politique de frais, directives de dépenses et définitions de catégories au Knowledge Center. JoySuite indexe tout et maintient le contenu à jour à mesure que les politiques évoluent.

  2. Orientez les employés vers Joy

    Les employés posent leurs questions de frais à Joy en langage simple, avant de dépenser, en déplacement ou lors de la soumission de notes.

  3. Les employés posent des questions

    Les questions arrivent en langage naturel : « Puis-je me faire rembourser un déjeuner d'équipe ? » ou « Quel est le per diem pour Paris ? » Réponse en secondes.

  4. Obtenez des réponses sourcées instantanément

    Chaque réponse cite votre politique de frais. Les employés font confiance à la réponse parce qu'ils peuvent la vérifier. La Finance voit ce qui est demandé pour améliorer la documentation.

  5. Rendez-le accessible en un clic pour votre équipe

    Enregistrez cette demande comme commande personnalisée sur l'assistant de votre équipe : partez d'un modèle d'assistant pertinent et personnalisez-le avec vos propres contenus. Ensuite, toute l'équipe peut la lancer en un seul clic.

Faites-en la vôtre

Citations de Politique

Chaque réponse renvoie à la section spécifique de votre politique de frais d'où elle provient.

Consultation des Plafonds

Indique instantanément aux employés les plafonds de dépenses par catégorie, rôle ou localisation.

Analyse des Questions

Voyez ce que les employés demandent le plus pour identifier les politiques confuses et mettre à jour la documentation.

Guide des Reçus

Réponses claires sur quand les reçus sont requis et ce qui compte comme documentation valide.

Politique de Voyage

Concentrez-vous spécifiquement sur le voyage : politiques de réservation, per diems et exigences de voyage international.

Carte Corporate

Répondez aux questions sur l'utilisation de la carte corporate, les plafonds et les exigences de rapprochement.

Frais International

Politiques spécifiques par région pour la conversion de devises, per diems et exigences fiscales locales.

Frais Dirigeants

Politiques et plafonds séparés pour les dirigeants et membres du conseil.

Questions Fréquentes

Qu'est-ce qu'un assistant de politique de frais ?

Un assistant de politique de frais répond aux questions des employés sur le remboursement des frais, les plafonds de dépenses et les exigences de soumission. Il est entraîné sur les vraies politiques de frais de votre entreprise et fournit des réponses instantanées et précises avec des citations vers les sources de politique.

Comment l'IA peut-elle réduire les notes de frais rejetées ?

En donnant aux employés un accès instantané aux détails de politique avant qu'ils dépensent ou soumettent, l'IA les aide à comprendre les plafonds, exigences de reçus et catégorisation appropriée dès le départ. Cela prévient les erreurs courantes qui mènent aux rejets, réduisant le travail supplémentaire pour les employés et les équipes finance.

Les assistants de frais peuvent-ils gérer différents plafonds de dépenses par rôle ?

Oui, l'assistant Politique de Frais de JoySuite peut fournir des plafonds de dépenses spécifiques par rôle et localisation. Il comprend les différentes politiques pour les dirigeants, employés standard et diverses localisations de bureaux pour donner des réponses précises selon qui demande.

Quelles questions sur les frais les employés posent-ils le plus souvent ?

Les questions courantes incluent les plafonds de repas pour la représentation client, les exigences de reçus pour les VTC et Uber, les taux de per diem pour les voyages, les plafonds de nuit d'hôtel et si des articles spécifiques comme l'équipement de bureau à domicile sont remboursables.

Comment configurer un assistant de politique de frais pour mon entreprise ?

Téléchargez simplement vos documents de politique de frais dans le Knowledge Center de JoySuite. Joy indexe vos politiques et les rend consultables, et les employés peuvent poser leurs questions de frais à la demande, chaque réponse renvoyant à la politique.

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