Q&A Policy Procurement

I dipendenti ottengono risposte istantanee su come acquistare qualcosa nel modo giusto: soglie di approvazione, fornitori preferenziali, quando serve un PO e la scelta tra nota spese e ordine di acquisto. Basta con le supposizioni o le attese di una risposta dal Procurement.

Per Team Procurement Tutti i Dipendenti Titolari di Budget Finance e Operations
Prompt di esempio per l'assistente Joy

Usando la nostra policy di procurement nel Knowledge Center, rispondi a questa domanda sugli acquisti e cita la sezione della policy: [domanda, es. mi serve un PO per acquistare un laptop da 6.000 €, o posso metterlo in nota spese?]

Ecco come può apparire

Un esempio illustrativo: il tuo risultato dipenderà dalle tue fonti, dai tuoi dati e dalle tue richieste.

Usando la nostra policy di procurement nel Knowledge Center, rispondi a questa domanda sugli acquisti e cita la sezione della policy: mi serve un PO per acquistare un laptop da 6.000 €, o posso metterlo in nota spese?

Risposta dalla tua policy di procurement nel Knowledge Center. Ecco se quel laptop richiede un ordine di acquisto, con la soglia e la sezione esatta che puoi verificare.

Un laptop da 6.000 € deve passare per un ordine di acquisto, non per una nota spese, secondo la Policy di Procurement v2.4, Sezione 2.3 («Ordini di Acquisto e Soglie di Approvazione»). Qualsiasi importo pari o superiore a 5.000 € richiede l'emissione di un PO prima che l'ordine sia effettuato.

  • Soglia. Gli acquisti sotto i 2.500 € possono andare su una carta aziendale o in nota spese; da 2.500 € a 5.000 € serve la firma del manager; da 5.000 € in su serve un PO più l'approvazione del direttore.
  • Fornitore. I laptop sono una categoria a fornitore preferenziale, quindi l'ordine va a Dell o Lenovo tramite il catalogo approvato, a meno che tu non presenti un'eccezione.
  • Processo. Apri una richiesta d'acquisto, il tuo manager e il direttore di dipartimento la approvano, poi il Procurement emette il PO al fornitore.

Quindi gestisci questo come una richiesta d'acquisto anziché comprarlo e metterlo in nota spese — una ricevuta sopra la soglia dei 5.000 € viene respinta in fase di riconciliazione.

Vuoi che estragga l'elenco dei fornitori preferenziali per i laptop, o che ti guidi su come aprire la richiesta d'acquisto?

Dalla domanda sull'acquisto alla risposta citata

Q&A Policy Procurement dà ai dipendenti risposte istantanee alle domande sugli acquisti: soglie di approvazione per importo, quando serve un ordine di acquisto, quali fornitori sono preferenziali e se qualcosa va gestito come PO o come nota spese. Lo fanno nel modo giusto prima di spendere, non dopo che il Finance lo segnala.

  1. Carica la tua policy di procurement

    Aggiungi al Knowledge Center la tua policy di procurement, la matrice di approvazione, l'elenco dei fornitori preferenziali e i documenti sul processo di acquisto. JoySuite indicizza tutto e lo mantiene aggiornato man mano che la policy cambia.

  2. Indirizza i dipendenti a Joy

    I dipendenti fanno a Joy le loro domande sugli acquisti in linguaggio semplice, prima di effettuare un ordine, aprire una richiesta d'acquisto o prendere una carta aziendale.

  3. I dipendenti fanno domande

    Le domande arrivano in linguaggio naturale: «Qual è la soglia di approvazione per il software?» o «Quale fornitore uso per i laptop?» Risposta in pochi secondi.

  4. Ottieni risposte citate all'istante

    Ogni risposta cita la sezione pertinente della tua policy di procurement. I dipendenti si fidano della risposta perché possono verificarla. Il Procurement vede cosa viene chiesto per affinare la documentazione.

  5. Rendilo un solo clic per il tuo team

    Salva questa richiesta come comando personalizzato sull'assistente che il tuo team usa già, così chiunque può eseguirla in un solo passaggio.

Personalizzala

Citazioni dalla Policy

Ogni risposta indica la sezione esatta della tua policy di procurement da cui proviene.

Ricerca Soglie

Dice all'istante ai dipendenti quale livello di approvazione e firma richiede un importo di acquisto.

Guida ai Fornitori Preferenziali

Risponde a quale fornitore usare per una categoria, e quando serve un'eccezione.

Analytics delle Domande

Vedi cosa chiedono più spesso i buyer per individuare le regole confuse e migliorare la policy.

Q&A Nota Spese vs PO

Concentrati sulla distinzione che manda in confusione: quando un acquisto va in nota spese anziché su un ordine di acquisto.

Q&A Processo di Richiesta d'Acquisto

Accompagna i dipendenti nell'aprire una richiesta d'acquisto, chi la approva e cosa succede dopo.

Q&A Onboarding Fornitori

Rispondi su come aggiungere un nuovo fornitore: moduli richiesti, approvazioni e tempi prima del primo ordine.

Q&A Carta Aziendale

Chiarisci cosa può andare su una carta aziendale, i limiti di spesa e quando serve invece un PO.

Domande Frequenti

Cos'è un assistente per la policy di procurement?

Un assistente per la policy di procurement risponde alle domande dei dipendenti su come acquistare in azienda: soglie di approvazione, quando serve un ordine di acquisto, quali fornitori sono preferenziali e se qualcosa va gestito come PO o come nota spese. È ancorato alla tua vera policy di procurement e fornisce risposte istantanee con citazioni alla fonte.

Come risponde Joy alle domande sugli acquisti?

I dipendenti fanno a Joy una domanda in linguaggio semplice, e Joy trova la risposta nella tua policy di procurement conservata nel Knowledge Center. Ogni risposta cita la sezione esatta così il dipendente può verificarla, e il Procurement può essere sicuro che la risposta corrisponda alla policy reale.

Può spiegare le soglie di approvazione e i requisiti dei PO?

Sì. Q&A Policy Procurement può dire a un dipendente quale livello di approvazione e firma richiede un dato importo di acquisto, quando un ordine di acquisto è obbligatorio anziché opzionale e come funziona il processo dalla richiesta al PO, tutto in base alle soglie specifiche della tua organizzazione.

Quali domande sugli acquisti fanno più spesso i dipendenti?

Le domande comuni includono se un acquisto richiede un PO o può andare in nota spese, la soglia di approvazione per software e hardware, quale fornitore usare per una categoria, come aprire una richiesta d'acquisto e come aggiungere un nuovo fornitore.

Come configuro un assistente per la policy di procurement?

Carica nel Knowledge Center la tua policy di procurement, la matrice di approvazione e l'elenco dei fornitori preferenziali. Joy li indicizza e li rende ricercabili, e i dipendenti possono fare le loro domande sugli acquisti su richiesta, ogni risposta citata alla sezione della policy.

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