Aide Outils

Les employés demandent « Comment je fais X dans Salesforce ? » et obtiennent un guide pas à pas instantané. Personne n'a à fouiller dans les docs d'aide, à attendre l'IT ni à interrompre des collègues occupés.

Fonctionnalités à venir
Pour Responsables support IT Professionnels L&D Équipes help desk Leaders operations

Certaines parties de cette recette s'appuient sur des capacités prévues dans la feuille de route de Joy : connecteurs vers des systèmes autres que SmarterU. Le reste fait partie de JoySuite dès son lancement, et vous le lancez quand vous le demandez.

Exemple de prompt pour l'assistant Joy

Comment [créer un rapport] dans [Salesforce] ? Guidez-moi pas à pas, à partir de notre documentation d'aide.

À quoi cela peut ressembler

Un exemple illustratif. Votre résultat dépendra de vos sources, de vos données et de vos demandes.

Comment convertir un lead en opportunité dans Salesforce ? Guidez-moi pas à pas, à partir de notre documentation d'aide.

Voici le flux de conversion de lead tiré de votre Salesforce User Guide, adapté à la configuration de l'org Acme Corp, y compris le Record Type qui piège la plupart des gens.

Convertir un lead en opportunité dans votre org Salesforce prend six étapes. La séquence suit le flux standard, avec un paramètre propre à Acme à surveiller.

  1. Ouvrez la fiche du lead que vous voulez convertir.
  2. Cliquez sur Convert en haut à droite de la fiche.
  3. Sélectionnez un Account existant ou créez-en un. C'est obligatoire dans l'org Acme Corp.
  4. Choisissez un Contact existant ou créez-en un nouveau.
  5. Cochez Create Opportunity et saisissez le nom de l'opportunité.
  6. Cliquez sur Convert pour terminer.

Si vous rencontrez une erreur « Insufficient privileges », c'est presque toujours un Record Type manquant : réglez-le sur New Business, la valeur par défaut pour la plupart des conversions dans notre configuration (Salesforce User Guide, Lead Conversion Process, page 24).

Toujours bloqué après ça ? Envoyez une capture d'écran et je peux vous orienter vers les Sales Ops avec l'erreur déjà jointe.

Comment fonctionne Aide Outils

L'Aide Outils fait répondre Joy à partir de votre documentation interne, de vos guides d'aide et de vos SOPs pour tous les logiciels qu'utilise votre équipe. Les employés posent des questions en langage simple et obtiennent des réponses pas à pas personnalisées pour la configuration de votre entreprise.

  1. Connectez votre documentation

    Téléchargez guides d'aide, SOPs, matériels de formation et captures d'écran. JoySuite indexe votre documentation spécifique à l'entreprise pour que les réponses reflètent comment vos outils sont configurés.

  2. Configurez l'accès

    Définissez qui peut poser des questions et quels documents chaque équipe voit. Ensuite, les gens n'ont qu'à demander à Joy.

  3. Les employés posent des questions how-to

    Les employés posent leurs questions dans leurs propres mots, comme « Comment exporter un rapport vers Excel ? » ou « Quelle est la procédure pour ajouter un nouveau fournisseur ? », et obtiennent des instructions pas à pas.

  4. Obtenez des réponses sourcées avec escalade

    Chaque réponse cite votre documentation. Les questions que l'assistant ne peut pas répondre sont routées vers le bon expert. Voyez quels outils causent le plus de confusion.

  5. Enregistrez-la comme commande d'équipe

    Enregistrez cette demande comme commande personnalisée sur l'assistant que votre équipe utilise déjà, pour que chacun puisse l'utiliser en un clic.

Faites-en la vôtre

Votre configuration

Les réponses reflètent la configuration propre à votre entreprise, y compris les champs personnalisés, les flux de travail et les conventions de nommage.

Instructions visuelles

Incluez captures d'écran et images annotées dans votre documentation. L'Aide Outils les fait remonter quand pertinent.

Détection des lacunes

Voyez les questions auxquelles Joy ne peut pas répondre, pour savoir où il manque de la documentation et de la formation.

Escalade intelligente

Les questions au-delà du scope de l'assistant sont routées vers le bon expert : IT pour les problèmes techniques, finance pour Workday, sales ops pour Salesforce.

Réponses par outil

Limitez les réponses à un système majeur à la fois (Salesforce, Workday, Excel) quand vous voulez une aide ciblée.

Focus nouvelles recrues

Contexte supplémentaire pour les nouveaux employés qui apprennent encore les outils. Explique plus de contexte et renvoie vers des vidéos de formation.

Support déploiement

Ajoutez la documentation d'un nouvel outil ou d'une mise à jour majeure avant le lancement, répondez à la vague de questions, puis voyez ce qui a créé de la confusion.

Guide par rôle

Les commerciaux voient les réponses Salesforce pertinentes pour leurs workflows. La finance voit le même outil de leur perspective.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un assistant d'aide aux outils ?

C'est Joy qui répond aux questions pratiques sur vos logiciels à partir de la documentation que vous ajoutez. Au lieu de chercher dans les docs d'aide ou d'attendre l'IT, les employés posent des questions comme « Comment créer un rapport dans Salesforce ? » et obtiennent des réponses pas à pas adaptées à votre configuration.

Comment cela aide-t-il le centre d'assistance IT ?

Beaucoup des questions qui arrivent au centre d'assistance IT sont des questions pratiques répétitives. Quand les employés y trouvent réponse dans votre documentation, le personnel IT a plus de temps pour les problèmes techniques complexes.

Avec quels logiciels et outils l'Aide Outils fonctionne-t-il ?

L'Aide Outils fonctionne avec tout logiciel dont vous avez la documentation : Salesforce, Workday, Microsoft 365, SAP, HubSpot, Zendesk et d'autres. Téléversez vos guides d'aide, SOPs et matériels de formation, et Joy répond aux questions sur chaque outil.

L'assistant comprend-il la configuration personnalisée de notre entreprise ?

Oui. Joy répond à partir de votre documentation interne, donc il comprend la configuration propre à votre entreprise, vos champs personnalisés, vos conventions de nommage et vos flux de travail. Les réponses reflètent la façon dont vos outils sont configurés.

Que se passe-t-il quand l'assistant ne peut pas répondre à une question ?

Quand l'Aide Outils rencontre une question au-delà de ses connaissances, elle route automatiquement la demande vers l'expert approprié : IT pour les problèmes techniques, sales ops pour les questions CRM, RH pour l'aide SIRH. Le système enregistre aussi les questions sans réponse pour identifier les lacunes de documentation et besoins de formation.

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Aidez les employés à appliquer les concepts de formation dans leur travail.
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