Analizzatore Gap Knowledge

Analizza le richieste di supporto e assistenza già in archivio per far emergere gli argomenti che il tuo team continua a chiedere ma non ha documentato, classificati per volume, con un elenco prioritizzato di cosa scrivere per primo.

Per Knowledge Manager Support Lead Operations Manager Team Enablement
Prompt di esempio per l'assistente Joy

Esamina le nostre richieste di supporto e assistenza [periodo] e trova gli argomenti che le persone continuano a chiedere e che non abbiamo documentato. Classifica i gap più grandi in base a quante richieste ne colpiscono ciascuno, poi dimmi cosa documentare per primo.

Ecco come può apparire

Un esempio illustrativo: il tuo risultato dipenderà dalle tue fonti, dai tuoi dati e dalle tue richieste.

Esamina le nostre richieste di supporto e assistenza degli ultimi 90 giorni e trova gli argomenti che le persone continuano a chiedere e che non abbiamo documentato. Classifica i gap più grandi in base a quante richieste ne colpiscono ciascuno, poi dimmi cosa documentare per primo.

Ho esaminato le 612 richieste di supporto e assistenza degli ultimi 90 giorni, le ho raggruppate per argomento e ho confrontato ciascuna con ciò che c'è nel tuo Knowledge Center. Cinque argomenti rappresentano la maggior parte delle domande ricorrenti e non hanno nulla di documentato alle spalle.

Gap di documentazione: bozza

Tra le 612 richieste, cinque argomenti continuano a ripresentarsi senza nulla nel Knowledge Center a cui rispondere. Il grafico li classifica in base a quante richieste ha generato ciascuno.

Argomenti non documentati per richieste di supporto (ultimi 90 giorni)

Reset password / SSO148
Nuovo modulo di fatturazione112
Casi limite policy rimborsi87
Limiti di rate delle API64
Errori di caricamento in blocco41

Ecco cosa documentare per primo, partendo dagli argomenti che generano più richieste.

  1. Reset password e SSO. 148 richieste, quasi tutte risolte ripetendo la stessa manciata di passi; una breve guida ne devierebbe la maggior parte.
  2. Il nuovo modulo di fatturazione. 112 richieste dal lancio, con gli agenti che rispondono a memoria, quindi una guida passo-passo manterrebbe le risposte coerenti.
  3. Casi limite della policy rimborsi. 87 richieste su importi e tempistiche che non sono coperti da nessuna parte; vale una nota di policy di una pagina.
  4. Limiti di rate delle API. 64 richieste da sviluppatori che raggiungono limiti che non trovano documentati.
  5. Errori di caricamento in blocco. 41 richieste che una singola guida di troubleshooting coprirebbe.

Inizia dai primi due: reset password e modulo di fatturazione insieme rappresentano 260 delle 612 richieste, quindi documentarli smaltisce il volume maggiore con la minor scrittura.

Vuoi che prepari prima la guida al reset della password, o che mappi tutti e cinque i gap in un backlog di documentazione su cui lavorare?

Dai ticket a un piano di scrittura

Analizzatore Gap Knowledge legge le richieste di supporto e assistenza già nel tuo workspace, le raggruppa per argomento e confronta ciascuna con ciò che c'è nel tuo Knowledge Center. Il risultato è un elenco classificato delle domande che le persone continuano a fare e che non hanno una risposta documentata.

  1. Indica a Joy le richieste

    Assicurati che le tue richieste di supporto e assistenza siano nel workspace: ticket, una casella condivisa o un registro di assistenza nel tuo Knowledge Center. Joy legge ciò che c'è.

  2. Chiedi cosa manca

    Chiedi a Joy di trovare gli argomenti che le persone continuano a chiedere e che non sono documentati, e di classificarli in base a quante richieste ne colpiscono ciascuno.

  3. Rivedi i gap

    Ottieni un grafico classificato degli argomenti non documentati più le prove dietro ciascuno: quante richieste ha generato e cosa chiedevano davvero le persone.

  4. Trasforma i gap in un piano

    Chiedi un elenco di scrittura prioritizzato, poi copialo nel tuo backlog di documentazione o assegna ogni argomento a chi lo gestisce.

  5. Rendilo un clic per il tuo team

    Salva questa richiesta come comando personalizzato sull'assistente del tuo team. Parti dal modello Operations, collegalo alle tue fonti di supporto, e riesegui l'analisi ogni volta che vuoi una lettura aggiornata.

Personalizzala

Classificato per Volume Reale

I gap sono ordinati in base a quante richieste generano davvero, così scrivi ciò che le persone chiedono di più.

Confrontato con i Tuoi Documenti

Joy confronta ogni argomento con ciò che è già nel tuo Knowledge Center, così vedi solo i gap reali.

Prove per Ogni Gap

Ogni argomento arriva con il conteggio delle richieste ed esempi di ciò che le persone hanno chiesto, non solo un'etichetta.

Un Backlog Pronto

L'output è un elenco prioritizzato che puoi inserire direttamente nella coda della documentazione.

Singola Area di Prodotto

Restringi l'analisi a un prodotto o team per pianificarne la documentazione.

Trimestre su Trimestre

Confronta i gap tra i periodi per vedere se i nuovi documenti stanno riducendo le domande ricorrenti.

Per Pubblico

Suddividi i gap tra richieste dei clienti e interne per sapere quale knowledge base ha bisogno di lavoro.

Direttamente alla Bozza

Fai preparare a Joy l'articolo principale appena il gap più grande è identificato.

Domande Frequenti

Come funziona un'analisi dei gap di conoscenza?

Joy legge le richieste di supporto e assistenza nel tuo workspace, le raggruppa per argomento e confronta ciascun argomento con ciò che c'è nel tuo Knowledge Center. Gli argomenti con molte richieste e nessuna documentazione emergono come i tuoi gap più grandi, classificati per volume.

Cosa conta come argomento non documentato?

Un argomento che le persone continuano a chiedere ma che non ha una risposta corrispondente nel tuo Knowledge Center. Joy li segnala confrontando le domande nelle tue richieste di supporto con la documentazione esistente.

Quali fonti di supporto può analizzare?

Funziona con le richieste di supporto e assistenza collegate al tuo workspace, inclusi ticket, trascrizioni chat, caselle condivise ed escalation. Le confronta con il tuo Knowledge Center per trovare ciò che manca.

Come decide cosa dare priorità?

I gap sono classificati in base a quante richieste genera ciascun argomento, così le domande che il tuo team riceve più spesso salgono in cima. Ogni gap arriva con il suo conteggio di richieste ed esempi così puoi verificare l'ordine.

Posso rieseguirla man mano che arrivano nuovi ticket?

Sì. Richiedila ogni volta che vuoi una lettura aggiornata, e Joy analizza le richieste più recenti in archivio. Confrontare le esecuzioni nel tempo mostra se i documenti che hai scritto stanno riducendo le domande ricorrenti.

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