Wichtige Erkenntnisse
- Durchsuchbarkeit ist unverzichtbar – Lernende müssen genau das finden, was sie brauchen, in Sekunden, nicht Minuten
- Abrufbarer Zugang bedeutet, dass Lernen stattfindet, wenn Fragen aufkommen, nicht wenn Schulungen geplant sind
- Leistungsunterstützung und formelle Schulungen können dieselbe Inhaltsbibliothek nutzen und unterschiedliche Bedürfnisse bedienen
Das traditionelle Modell des Lernens am Arbeitsplatz behandelt Schulungen als Veranstaltung. Mitarbeitende planen Zeit ein, verlassen ihren Arbeitskontext, absolvieren einen Kurs oder nehmen an einer Sitzung teil und kehren dann an ihren Arbeitsplatz zurück, um das Gelernte anzuwenden.
Dieses Modell hat offensichtliche Probleme. Die Terminplanung ist schwierig – passende Zeiten für vielbeschäftigte Mitarbeitende zu finden bedeutet oft, dass Schulungen verschoben oder komprimiert werden. Die Lücke zwischen Lernen und Anwendung bedeutet, dass Informationen verblassen, bevor sie genutzt werden. Und das Herausziehen von Menschen aus der Arbeit hat reale Produktivitätskosten.
Microlearning ermöglicht einen anderen Ansatz: Lernen, das innerhalb des Arbeitsablaufs stattfindet, anstatt außerhalb.
Der Wandel von der Veranstaltung zur Ressource
Wenn das Lernen in den Arbeitsablauf integriert wird, ist es nicht mehr etwas, wohin Mitarbeitende gehen, sondern etwas, auf das sie zugreifen. Der Unterschied ist erheblich.
Ein Mitarbeitender, der einen Kunden betreut, hat eine Frage zu einer Produktfunktion. Anstatt sich eine Notiz zu machen, um es später nachzuschlagen – oder schlimmer noch, zu raten – kann er sofort nach der Antwort suchen, sie finden und das Gespräch fortsetzen. Das Lernen geschieht im Kontext, im Moment des Bedarfs, und wird sofort angewendet.
Ein Techniker bei der Fehlerbehebung an Geräten stößt auf einen Fehlercode, den er nicht erkennt. Die Diagnoseschritte sind sofort auf dem Mobilgerät verfügbar. Er behebt das Problem, ohne das Gerät zu verlassen oder um Hilfe zu rufen.
In jedem Fall sind Lernen und Arbeit integriert. Es gibt keine separate Schulungsveranstaltung, keine Terminplanung, keinen Kontextwechsel. Die Antwort erscheint, wenn sie gebraucht wird, und wird sofort angewendet.
Durchsuchbarkeit ist unverzichtbar
Damit Lernen im Arbeitsablauf funktioniert, ist eine Funktion absolut essenziell: Lernende müssen schnell finden können, was sie brauchen. Das bedeutet robuste, intuitive Suchfunktionalität.
Es reicht nicht aus, Lernende nach Kurstitel durchsuchen oder Menüstrukturen navigieren zu lassen. Wenn jemand mitten in der Arbeit eine Frage hat, muss er diese Frage eingeben können – in natürlicher Sprache, mit den Worten, die er verwenden würde – und eine relevante Antwort erhalten.
Der Vergleichsmaßstab ist Google. Das sind die Menschen gewohnt. Sie erwarten, zu beschreiben, wonach sie suchen, und es sofort zu finden. Betriebliche Lernsysteme, die das Navigieren komplexer Taxonomien oder das Merken von Kurscodes erfordern, erfüllen diesen Standard nicht.
Effektive Suche bedeutet, innerhalb von Inhalten zu suchen, nicht nur nach Titeln oder Tags. Wenn ein Mitarbeitender nach «Wie verarbeite ich eine Rücksendung ohne Beleg“ sucht, sollte das System diese Antwort finden, auch wenn sie in einem Modul mit dem Titel «Kundenservice-Verfahren“ verborgen ist. Die Suche sollte verstehen, was die Person fragt.
Der Vorteil der Abrufbarkeit
Die jederzeitige Verfügbarkeit verändert die Beziehung der Mitarbeitenden zu Lernressourcen. Anstatt dass Schulungen etwas sind, das ihnen auferlegt wird, wird es etwas, das sie nutzen, wenn es hilft.
Diese Verschiebung hat psychologische Vorteile. Lernende, die Informationen suchen, weil sie sie brauchen, sind von Natur aus engagierter als Lernende, die Anforderungen erfüllen, weil sie müssen. Die Motivation ist intrinsisch statt extrinsisch.
Lernen, das im Moment des Bedarfs stattfindet, wird sofort angewendet. Die Information ist per Definition relevant – der Lernende würde sonst nicht danach suchen. Es gibt keine Lücke zwischen Lernen und Anwendung, in der Vergessen auftreten kann.
Abrufbares Lernen erfordert, dass Inhalte dort und dann verfügbar sind, wo und wann Mitarbeitende sie brauchen. Das bedeutet mobilen Zugang für Außendienstmitarbeitende, Offline-Fähigkeit für Standorte mit schlechter Konnektivität und responsives Design, das auf jedem verfügbaren Gerät funktioniert.
Leistungsunterstützung versus formelle Schulung
Microlearning im Arbeitsablauf fungiert häufig als Leistungsunterstützung – es hilft Mitarbeitenden, Aufgaben zu erledigen, die sie im Allgemeinen bereits beherrschen, bei denen sie aber im Moment spezifische Anleitung benötigen. Dies unterscheidet sich von formeller Schulung, die grundlegendes Wissen und Fähigkeiten aufbaut.
Die Unterscheidung ist für das Design wichtig, aber dieselbe Inhaltsbibliothek kann oft beiden Zwecken dienen. Ein neuer Mitarbeitender könnte systematisch eine Reihe von Modulen durcharbeiten und grundlegendes Wissen über Produkte, Verfahren und Systeme aufbauen. Ein erfahrener Mitarbeitender könnte dieselbe Inhaltsbibliothek nach spezifischen Antworten auf ungewöhnliche Fragen durchsuchen.
Der neue Mitarbeitende absolviert formelle Schulungen. Der erfahrene nutzt Leistungsunterstützung. Die Inhalte sind dieselben; das Zugriffsmuster unterscheidet sich je nach Bedarf.
Dieser duale Nutzungsansatz ist eine der Stärken von Microlearning. Organisationen brauchen keine separaten Systeme für Schulungen und Arbeitshilfen. Gut gestaltete Microlearning-Inhalte funktionieren sowohl für das initiale Lernen als auch für die laufende Referenz.
Die mobile Realität
Ein Großteil der heutigen Belegschaft sitzt nicht an Schreibtischen mit Computern. Einzelhandelsmitarbeitende, Außendiensttechniker, Beschäftigte im Gesundheitswesen, Fertigungspersonal – Millionen von Arbeitnehmern sind mobil, und ihre Lernlösungen müssen es auch sein.
Mobilfreundliches Microlearning erreicht diese Arbeitnehmer in ihrer tatsächlichen Umgebung. Ein Einzelhandelsmitarbeitender kann Produktinformationen auf dem Telefon prüfen, während er einen Kunden betreut. Ein Techniker kann Reparaturverfahren auf einem Tablet abrufen, während er vor dem Gerät steht. Eine Pflegekraft kann schnell ein Medikamentenprotokoll überprüfen, ohne an eine Arbeitsstation zurückkehren zu müssen.
Für viele Arbeitnehmer ist mobiler Zugang die einzige Möglichkeit, wie Lernen im Arbeitsablauf stattfinden kann. Wenn Informationen auf einem Mobilgerät nicht zugänglich sind, sind sie im Moment des Bedarfs nicht zugänglich.
Dies erstreckt sich auf Formatüberlegungen. Inhalte, die auf einem Laptop gut funktionieren, sind auf einem Telefon möglicherweise nicht nutzbar. Effektives mobiles Microlearning wird mit kleinen Bildschirmen im Sinn gestaltet, mit Formaten, die auf Handheld-Geräten lesbar und navigierbar sind.
Unterbrechungen reduzieren, Fokus beibehalten
Ein Einwand gegen jedes Lernen während der Arbeit ist, dass es die Produktivität unterbricht. Aber die Unterbrechung passiert ohnehin. Der relevante Vergleich ist der zwischen verschiedenen Wegen, an benötigte Informationen zu kommen.
Ein Mitarbeitender, der nicht weiß, wie etwas zu tun ist, wird einen Weg finden, die Information zu bekommen. Er könnte einen Kollegen fragen und damit beider Arbeit unterbrechen. Er könnte im Internet suchen und möglicherweise ungenaue oder nicht anwendbare Informationen finden. Er könnte raten und möglicherweise Fehler machen, deren Korrektur Zeit kostet. Er könnte an einen Vorgesetzten eskalieren und damit Managementzeit beanspruchen.
Im Vergleich zu diesen Alternativen ist das schnelle Finden genauer Informationen in einem gut gestalteten Lernsystem oft die am wenigsten störende Option. Die Gesamtunterbrechung ist minimal, und das Ergebnis stimmt beim ersten Mal.
Microlearning im Arbeitsablauf bewältigt die Unterbrechungen, die ohnehin passieren, effizienter.
Die Gewohnheit aufbauen
Wenn Mitarbeitende gute Erfahrungen mit Lernressourcen machen – wenn sie nach etwas suchen und schnell eine nützliche Antwort finden – entwickeln sie die Gewohnheit, diese Ressourcen zu nutzen. Das System wird ihre erste Anlaufstelle statt ihre letzte.
Dies schafft einen positiven Kreislauf. Mehr Nutzung bedeutet mehr Feedback darüber, welche Inhalte benötigt werden und was funktioniert. Verfeinerte Inhalte bedeuten bessere Erfahrungen. Bessere Erfahrungen bedeuten mehr Nutzung.
Bewerten Sie, wie Ihr Team derzeit Antworten auf Fragen am Arbeitsplatz findet. Wenn die Antwort «einen Kollegen fragen“ oder «im Internet suchen“ lautet, gibt es eine Möglichkeit, eine schnellere, zuverlässigere Ressource bereitzustellen, die eine Lerngewohnheit aufbaut.
Mit der Zeit wird Lernen im Arbeitsablauf selbstverständlich. Mitarbeitende denken nicht daran als Schulung – sie denken daran als die Art, wie sie Antworten finden. Die Unterscheidung zwischen Lernen und Arbeiten löst sich auf, und genau das ist der Punkt.
JoySuite bringt das Lernen in den Arbeitsablauf Ihres Teams. Mitarbeitende stellen eine Frage und erhalten eine Antwort aus der Wissensbasis Ihrer Organisation, statt Kurskataloge zu durchsuchen oder auf Hilfe zu warten, und kurze Lernmodule decken ab, was sie vertiefen müssen.
