Punti Chiave
- I divieti degli smartphone affrontano i sintomi (distrazione) ignorando le cause (formazione non coinvolgente, UX scadente)
- I dispositivi mobili possono abilitare l'apprendimento just-in-time nel momento esatto in cui la conoscenza è necessaria
- Rendi l'apprendimento abbastanza prezioso perché i dipendenti scelgano di partecipare
I dispositivi mobili sono un freno alla produttività dei dipendenti o uno strumento benefico che migliora le performance? La risposta onesta è: entrambe le cose. Tuttavia, i divieti degli smartphone ignorano come l'apprendimento just-in-time e l'apprendimento nel flusso di lavoro abbiano cambiato fondamentalmente lo sviluppo dei dipendenti. I dispositivi mobili abilitano il microlearning nel momento esatto in cui la conoscenza è necessaria.
Questo crea un vero dilemma per i manager, e la proibizione è la risposta sbagliata.
I divieti degli smartphone stanno diventando sempre più comuni nei luoghi di lavoro. La logica sembra sensata: rimuovi la distrazione, migliora la concentrazione. Ma questa "opzione nucleare" ignora un cambiamento fondamentale nel modo in cui le persone lavorano, imparano e accedono alle informazioni. Piuttosto che combattere contro i dispositivi mobili, le organizzazioni lungimiranti stanno trovando modi per far funzionare gli smartphone a loro favore.
L'Argomento della Produttività per gli Smartphone
Contro ogni aspettativa, gli smartphone possono migliorare la produttività sul posto di lavoro.
Quando i dipendenti sono più facilmente raggiungibili, i colleghi ottengono risposte rapide a domande urgenti. Un rapido messaggio può risolvere in secondi quello che altrimenti potrebbe diventare un gioco di segreteria telefonica o aspettare fino a rintracciare fisicamente qualcuno. I dipendenti possono chattare con esperti dentro e fuori l'azienda, accedere a dati in tempo reale e trovare dettagli mancanti per decisioni urgenti.
C'è anche un fattore di stress che spesso viene trascurato. La realtà di oggi è che le famiglie si connettono attraverso gli smartphone. I genitori che non possono controllare i loro telefoni durante una lunga giornata lavorativa si preoccupano di perdere messaggi cruciali dalla scuola o dall'asilo del figlio. I dipendenti con genitori anziani si preoccupano delle emergenze. Tutta questa preoccupazione è essa stessa una distrazione, riducendo la concentrazione e danneggiando le performance. Molti dipendenti controlleranno comunque di nascosto i loro telefoni, o faranno pause extra, erodendo ulteriormente sia la produttività che il morale. Riconoscere questa realtà, invece di fingere che non esista, porta a risultati migliori per tutti.
Gli smartphone servono anche come assistenti personali, aiutando i dipendenti a prendere appunti, programmare riunioni, cercare rapidamente informazioni e gestire la loro giornata. Certo, potrebbero usare altri strumenti. Ma le persone usano costantemente i loro telefoni nella vita personale per esattamente questi compiti. Sono più a loro agio, e quindi più efficienti, nel portare a termine le cose sui loro telefoni.
Ma la vera opportunità è l'apprendimento just-in-time: accesso su richiesta a conoscenza e formazione.
Quando qualcuno ha una domanda o non sa come fare qualcosa, tira fuori il telefono e cerca la risposta. Quello che non fa è iscriversi a un seminario di un'ora.
Le moderne piattaforme di gestione della conoscenza IA e gli assistenti IA sono mobile-first esattamente per questo motivo. Abilitano l'apprendimento nel flusso di lavoro, incontrando i dipendenti dove già sono: sui loro smartphone. Un dipendente che aspetta il suo ordine del pranzo può passare due minuti in una sessione di microlearning o ottenere una risposta da un assistente IA ancorato alla conoscenza aziendale. Lo stesso dipendente potrebbe non aprire mai un laptop per fare la stessa cosa.
La domanda non è se i tuoi dipendenti useranno i loro telefoni al lavoro. Lo faranno. La domanda è se li useranno per scorrere i social media, o per accedere agli strumenti e alla conoscenza che li rendono migliori nel loro lavoro.
Un Approccio Equilibrato: Policy, Non Divieti
Piuttosto che l'opzione nucleare di un divieto totale, tratta i tuoi dipendenti come gli adulti professionisti che sono. L'approccio equilibrato è una policy sull'uso degli smartphone ben ponderata.
Le restrizioni relative alla sicurezza hanno senso. Vietare l'uso degli smartphone sui piani di produzione, nei magazzini, durante l'uso di macchinari o alla guida è ovvio. Ma anche in quelle situazioni, permettere, persino incoraggiare, l'uso benefico durante le pause, all'inizio o alla fine dei turni, o come strumento di supporto alle performance ha senso.
Ai dipendenti può assolutamente essere richiesto di silenziare i telefoni durante le riunioni e mentre servono i clienti. Le policy che limitano l'uso personale durante l'orario di lavoro sono ragionevoli. Ma questo si applica ugualmente a qualsiasi distrazione. Il problema è il comportamento più che il dispositivo.
Privacy e sicurezza meritano attenzione mirata. Limitare le fotocamere degli smartphone in certe aree protegge la privacy dei dipendenti. Le policy su quali informazioni possono essere accessate o discusse sui dispositivi personali proteggono l'azienda. Ma queste sono restrizioni mirate, non divieti generalizzati.
E il rispetto dovrebbe andare in entrambe le direzioni. Se stai per fissare limiti su quando i dipendenti usano i loro telefoni, fissa limiti anche su quando l'azienda può contattarli. Non aspettarti che poiché i lavoratori possono accedere alle email 24/7, debbano farlo. E assicurati che qualsiasi restrizione sia applicata coerentemente, dalla dirigenza in giù.
Fidati delle Tue Persone
I divieti degli smartphone sono spesso un sintomo di un problema di fiducia, non di un problema di produttività.
Hai assunto queste persone. Ti fidi che prendano decisioni, servano i clienti e rappresentino la tua azienda. Perché non dovresti fidarti che gestiscano il loro uso del telefono?
Piuttosto che controllare i dispositivi, tieni d'occhio i risultati. Quando l'uso dello smartphone compromette le performance di qualcuno (quando è distratto, manca le scadenze o ignora i clienti) affrontalo direttamente. Ma non lasciare che la paura di quello che potrebbe accadere impedisca l'uso produttivo di strumenti utili.
Le organizzazioni che ottengono il massimo dalle loro persone forniscono strumenti che vale la pena usare, strumenti che i dipendenti vogliono tirare fuori i loro telefoni per accedere.
Quando i dipendenti possono ottenere risposte affidabili sul telefono che hanno in tasca, una ricerca veloce diventa un momento di apprendimento invece di una visita ai social. L'assistente IA di JoySuite risponde a queste domande a partire dai contenuti della tua organizzazione.
