Punti chiave
- Il costo totale di un'assunzione sbagliata va ben oltre le spese di selezione se si contano la produttività persa, i disagi nel team e il costo opportunità.
- Molti cosiddetti "fallimenti di assunzione" sono fallimenti di onboarding in cui ai dipendenti mancavano aspettative chiare o informazioni accessibili.
- Investire nella formazione specifica per il ruolo e nel supporto ai manager può recuperare questi "falsi negativi" e ridurre i costi del turnover.
Tutti sanno che le assunzioni sbagliate sono costose. Le stime comuni, citate negli articoli HR e nelle conferenze, sembrano già abbastanza gravi.
Il costo reale è solitamente peggiore.
Ciò che riceve troppa poca attenzione è che una parte significativa delle persone etichettate come "assunzioni sbagliate" non sono affatto fallimenti di assunzione. Sono fallimenti di onboarding, di formazione o di gestione. La persona era capace. Il sistema l'ha delusa.
Questa distinzione è importante perché cambia l'approccio alla soluzione.
Il cartellino del prezzo invisibile
Queste stime coprono tipicamente i costi diretti: spese di selezione, annunci di lavoro, tempo dei colloqui e indennità di uscita. Ma il costo reale di un'assunzione sbagliata include un lungo elenco di costi indiretti che raramente entrano nel calcolo.
- Produttività persa durante l'inserimento. Ogni nuovo assunto ha bisogno di tempo per diventare produttivo. Quando se ne va presto, hai investito mesi di output ridotto senza ritorno. Poi ricominci con la persona successiva, raddoppiando il costo di inserimento.
- La tassa di produttività sul team. Quando qualcuno non funziona, il resto del team compensa. Coprono le lacune, rifanno il lavoro e spendono tempo a gestire il problema. Questa tassa invisibile sull'output del team continua a lungo dopo che la persona se n'è andata, mentre il team si riprende dalla disruption.
- Tempo ed energia del manager. I manager dedicano tempo sproporzionato ai dipendenti in difficoltà: coaching, documentazione, conversazioni difficili, creazione di piani di miglioramento delle prestazioni. È tempo non dedicato al resto del team o al lavoro strategico.
- Costo opportunità. Ogni posizione occupata dalla persona sbagliata è una posizione non occupata dalla persona giusta. I progetti non lanciati, i clienti non seguiti adeguatamente, le innovazioni non realizzate. Questi sono costi reali che non appaiono mai in un foglio di calcolo.
- Morale e fiducia del team. Quando un nuovo assunto fallisce, influisce sulla fiducia del team nella leadership. "Perché hanno assunto questa persona?" "Sanno cosa stanno facendo?" Se succede ripetutamente, erode la fiducia nel giudizio dell'organizzazione e rende più difficile trattenere i dipendenti validi.
- Perdita di conoscenza e relazioni. Anche un dipendente con un breve mandato costruisce alcune relazioni e accumula del contesto. Quando se ne va, tutto ciò è perso. Il suo sostituto riparte da zero, e le persone che condividevano conoscenze informalmente devono ricominciare da capo.
Sommando tutto questo, il costo reale di un'assunzione sbagliata è molto più alto di quanto suggeriscano i costi diretti, e ancora più alto per i ruoli senior.
Il moltiplicatore nascosto: I costi diretti di sostituzione sono solo l'inizio. La produttività persa, la disruption del team e il costo opportunità spesso triplicano la spesa visibile di un'assunzione fallita.
Diagnosticare il fallimento
Ecco dove diventa interessante. Quando qualcuno non funziona, l'assunzione predefinita è che il processo di assunzione abbia fallito. Abbiamo scelto la persona sbagliata. Il curriculum sembrava buono, i colloqui sono andati bene, ma semplicemente non era la persona giusta.
A volte è vero. Ma spesso, quando si guarda attentamente cosa è andato storto, il quadro è più sfumato.
Poniti queste domande su un'assunzione sbagliata recente:
- Ha capito chiaramente cosa ci si aspettava da lei nei primi 90 giorni?
- Ha avuto accesso alle informazioni necessarie per svolgere il suo lavoro?
- Il suo manager ha fornito feedback e supporto regolari?
- È stata formata sugli strumenti, processi e sistemi specifici della tua organizzazione?
- Ha compreso le norme e aspettative non scritte della tua cultura?
Se la risposta a qualcuna di queste è "no" o "probabilmente no", potresti non aver avuto un fallimento di assunzione. Potresti aver avuto un fallimento di onboarding. La persona aveva le competenze e il potenziale. Semplicemente non ha ricevuto ciò di cui aveva bisogno per avere successo.
Questi sono falsi negativi: persone che hai scartato come assunzioni sbagliate che erano buone assunzioni in un sistema difettoso.
Lo schema: Molte organizzazioni hanno una porta girevole perché non riescono a integrare le brave persone che assumono. Il processo di assunzione viene incolpato di quello che è un problema di onboarding e formazione.
Una formazione migliore è una delle soluzioni a più alto impatto
Non puoi risolvere con la formazione un'assunzione sbagliata. Se qualcuno manca delle competenze fondamentali o della predisposizione per il ruolo, nessuna quantità di onboarding cambierà la situazione.
Ma per la percentuale significativa di partenze precoci che derivano da confusione, mancanza di supporto o preparazione inadeguata, una formazione migliore è uno degli interventi più efficaci in termini di costi disponibili.
Ecco come si presenta in pratica:
1. Formazione specifica per il ruolo
La maggior parte dei programmi di onboarding dedica troppo tempo alla storia aziendale e agli organigrammi e troppo poco a "ecco esattamente come fare il tuo lavoro qui". Un nuovo assunto che ha trascorso cinque anni nella stessa funzione in un'altra azienda ha comunque bisogno di imparare come funzionano le cose nella tua organizzazione. Gli strumenti sono diversi. I processi sono diversi. Le aspettative sono diverse.
Una formazione specifica per il ruolo che copra i tuoi effettivi flussi di lavoro, sistemi e standard rende le persone produttive più velocemente, e riduce la frustrazione che porta alle partenze precoci.
2. Informazioni su richiesta
I nuovi assunti vengono tipicamente sommersi di informazioni nella prima settimana e poi lasciati a cavarsela da soli. L'approccio a valanga fa sì che trattengano pochissimo e non abbiano modo di rivisitare ciò che si sono persi.
Un approccio migliore: rendere le informazioni disponibili su richiesta. Invece di caricare tutto in anticipo, dai ai nuovi assunti un modo per trovare le risposte quando ne hanno bisogno. Quando fanno la nota spese per la prima volta, è allora che hanno bisogno delle istruzioni per la nota spese, non durante una panoramica del primo giorno che hanno già dimenticato.
3. Abilitazione dei manager
I manager sono il singolo fattore più importante per il successo o il fallimento di un nuovo assunto. Ma la maggior parte dei manager riceve poca o nessuna formazione su come inserire efficacemente qualcuno. Improvvisano, basandosi sulla propria esperienza o semplicemente gettando il nuovo assunto in acque profonde.
Dotare i manager di un chiaro playbook di onboarding (cosa coprire nella prima settimana, quando fare check-in, come impostare le aspettative a 30-60-90 giorni) migliora i risultati dei nuovi assunti. Non è complicato. Deve solo essere intenzionale.
4. Verifica della comprensione
L'onboarding tradizionale tratta la formazione come una checklist: guarda il video, leggi il manuale, firma la presa visione. Il completamento viene tracciato, ma la comprensione no.
Una formazione che riduce le assunzioni sbagliate include la verifica: confermare che il nuovo assunto comprende il materiale, oltre al fatto che vi è stato esposto. Brevi valutazioni, domande basate su scenari ed esercizi pratici colmano il divario tra "gli è stato detto" e "sa". Questo è simile a convertire la documentazione statica in risorse utilizzabili a cui le persone possono fare riferimento e da cui possono imparare.
Il ROI della retention
Il calcolo è semplice. Ogni assunzione sbagliata comporta tutti i costi descritti sopra, quindi evitare anche solo due o tre uscite non necessarie all'anno produce un ritorno sostanziale.
Il ritorno va anche oltre l'aspetto finanziario. I team che mantengono i propri membri costruiscono competenze più profonde, relazioni più forti e più conoscenza istituzionale nel tempo. Sono più produttivi, più collaborativi e più resilienti. L'effetto composto della retention è uno degli asset più sottovalutati in qualsiasi organizzazione.
Non tutte le assunzioni sbagliate sono prevenibili. Alcune persone non sono adatte al ruolo, e nessuna quantità di formazione cambia questo. Ma le organizzazioni che investono in un onboarding e formazione efficaci scoprono che il loro "tasso di assunzioni sbagliate" diminuisce perché sono diventate migliori nel preparare le persone al successo.
L'assunzione più economica è quella che hai già fatto, e una formazione adeguata protegge questo investimento.
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