Creador de Ayudas de Trabajo

Pega un procedimiento y recibe de vuelta una ayuda de trabajo concisa de una página que un trabajador puede seguir mientras la tarea está frente a él: pasos numerados, las precauciones que hacen tropezar a la gente y un bloque de referencia rápida para las decisiones que surgen con más frecuencia.

Para Equipos de L&D y habilitación Responsables de operaciones y procesos Líderes de equipo y gerentes Cumplimiento y finanzas
Prompt de ejemplo para el asistente de Joy

Convierte este [procedimiento de aprobación de gastos] en una ayuda de trabajo de una página.

Así puede verse

Un ejemplo ilustrativo: tu resultado dependerá de tus fuentes, datos y peticiones.

Convierte este procedimiento de aprobación de gastos en una ayuda de trabajo de una página.

Esto toma del procedimiento de aprobación de gastos y de la política de viajes en tu Knowledge Center, y conserva solo lo que un aprobador necesita mientras el informe está abierto. Aquí está la hoja de una página, lista para tu plantilla.

Ayuda de Trabajo — Aprobar un Informe de Gastos

Usar cuando: apruebas un informe de gastos enviado · Responsable: Operaciones de Finanzas · Última revisión: julio de 2026

Aquí está el procedimiento reescrito como una ayuda de trabajo de una página que un aprobador puede seguir mientras el informe está abierto frente a él. Seis pasos, cada uno con lo que más a menudo sale mal justo al lado.

PasoHaz estoCuidado con
1. Abre el informeAbre el informe enviado y revisa quién lo envió, el rango de fechas y el total.Gastos con fecha de más de 60 días atrás. Marca el informe para revisión antes de seguir.
2. Revisa los recibos de más de $25Confirma que haya un recibo detallado adjunto para cada línea por encima de $25.Un resumen de tarjeta pegado en lugar de un recibo detallado. Muestra el cargo, no lo que se compró, así que no cuenta.
3. Verifica los límites de la políticaCompara cada línea con los límites por categoría de la política de viajes.Comidas por encima del tope diario, y el alcohol, que nunca es reembolsable.
4. Revisa el código de presupuestoConfirma que el centro de costos y el código de proyecto coincidan con el equipo de quien lo envió y con un presupuesto activo.Un código de proyecto cerrado o equivocado. Devuelve el informe en lugar de adivinar a qué presupuesto pertenece.
5. Aprueba o devuelve con un motivoAprueba si todo cuadra. De lo contrario, devuelve el informe con un motivo específico sobre el que quien lo envió pueda actuar.Una devolución sin motivo. Un rebote vago regresa igual, sin cambios.
6. Confirma que se enrutó a finanzasDespués de aprobar, confirma que el informe muestre el estado “Enviado a finanzas”.Informes que se atoran en “Sincronización pendiente”. Si no se movió en un día, contacta a finanzas.

Referencia rápida — las decisiones que surgen con más frecuencia:

  • Comida de más de $75. Necesita un recibo detallado antes de aprobar, no solo un total.
  • Recibo faltante. Devuélvelo a quien lo envió; no apruebes con la promesa de enviarlo después.
  • Línea fuera de política. Escala a finanzas en lugar de aprobar una excepción por tu cuenta.

Contactos clave — Aprobaciones y excepciones: Priya Nathan, finance-ops@company.com · Preguntas de política: la Política de Viajes y Gastos en tu Knowledge Center · Problemas de sistema: la mesa de ayuda de TI.

Está escrito para caber en una sola página. Ajusta cualquier redacción que se alargue antes de soltarla en tu plantilla.

¿Quieres que redacte una versión de bolsillo que quepa en una tarjeta de gafete, o una versión del lado de quien envía para que la gente la presente bien a la primera?

De un procedimiento largo a una ayuda de una página

Una ayuda de trabajo es la versión corta que la gente sí usa: los pasos en orden, las dos o tres cosas que salen mal y a quién llamar cuando pasa. El problema es que escribir una implica leer el procedimiento completo, decidir qué cortar y darle formato para que quepa en una página. Ese trabajo es la razón por la que la mayoría de las ayudas de trabajo nunca se hacen.

  1. Dale a Joy el procedimiento

    Pega el SOP, la sección de política o tus notas, o apunta a Joy hacia el documento en tu Knowledge Center. Borrador está bien; no necesita estar depurado primero.

  2. Di que es para una ayuda de trabajo de una página

    Pide una ayuda de trabajo y nombra quién la sigue y cuándo la usa. Joy conserva los pasos que una persona necesita en el momento y deja fuera el contexto que carga un SOP completo.

  3. Revisa y refina

    Revisa los pasos y la precaución al lado de cada uno, ajusta lo que se alargue y pide cambios en lenguaje natural ("agrega un paso para kilometraje", "haz más corta la referencia rápida").

  4. Úsalo donde trabajas

    Copia la ayuda de trabajo terminada en tu plantilla de una página, wiki o herramienta de diseño. Joy redacta el contenido; tú lo colocas en el formato que tu equipo imprime o fija en la pared.

  5. Conviértelo en un solo clic para tu equipo

    Guarda esta petición como un comando personalizado en el asistente que tu equipo ya usa, para que cualquiera pueda ejecutarla en un solo paso.

Hazla tuya

Recortada a lo que se usa en el momento

Joy conserva los pasos de hacer-esto y los errores comunes, y deja fuera el contexto de la política que un trabajador no necesita mientras la tarea está abierta.

Una precaución al lado de cada paso

Cada paso lleva junto lo que más a menudo sale mal a continuación, para que la ayuda prevenga errores en lugar de solo listar acciones.

Un bloque de referencia rápida

Las decisiones de si-esto-entonces-aquello que surgen con más frecuencia reciben su propio bloque corto, para que la gente encuentre la respuesta sin releer toda la ayuda.

A quién llamar, en la página

Una línea de contactos clave nombra a quién le corresponden las excepciones y a dónde van las preguntas de política, para que un trabajador atorado sepa el siguiente paso.

Versión de bolsillo

Pide una versión tipo tarjeta de gafete: los pasos recortados a un puñado de palabras cada uno, para una tarjeta que la gente carga.

Ayuda del lado de quien envía

Voltea el mismo procedimiento hacia la persona que presenta el informe, para que lo haga bien antes de que llegue a un aprobador.

Versión de flujo de decisión

Convierte un procedimiento con ramificaciones en un flujo de si-esto-entonces-aquello en lugar de pasos numerados directos.

Versión para nuevos empleados

Agrega una línea corta de por-qué-importa a cada paso para alguien que hace la tarea por primera vez.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es una ayuda de trabajo?

Una ayuda de trabajo es una referencia corta que un trabajador sigue en el momento de necesidad, en lugar de un procedimiento completo que estudia con anticipación. Da los pasos en orden, las precauciones que previenen los errores comunes y a quién contactar, todo dimensionado para caber en una sola página.

¿Joy produce la tarjeta impresa o en PDF?

No. Joy redacta el contenido de la ayuda de trabajo como texto en el chat: los pasos, las precauciones, la referencia rápida y los contactos. Pegas eso en tu propia plantilla de una página o herramienta de diseño para producir la tarjeta impresa o en PDF. Joy escribe el contenido; tú te encargas del diseño y la impresión.

¿De qué largo es la ayuda de trabajo que redacta Joy?

Apunta a una página: una tabla de pasos numerados, un bloque corto de referencia rápida y una línea de contactos clave. Si tu procedimiento es grande, Joy conserva los pasos que una persona necesita en el momento y deja fuera el contexto que carga un SOP completo, y puedes pedirle que lo ajuste aún más.

¿Puedo cambiar los pasos o las precauciones después de que Joy los redacte?

Sí. Revisa lo que Joy redactó y pide cambios en lenguaje natural, como agregar un paso, reformular una precaución o acortar la referencia rápida. Joy vuelve a redactar, y tú copias la versión que te convenza en tu plantilla.

¿Qué debo darle a Joy para obtener una buena ayuda de trabajo?

El procedimiento o SOP en sí, más cualquier política que fije los límites que los pasos hacen cumplir y la matriz de aprobación si la hay. Cuanto más del procedimiento real pueda ver Joy, más precisos serán los pasos y las precauciones a su lado.

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¿Qué procedimiento debería convertirse primero en una ayuda de trabajo de una página?

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