As mesmas perguntas sobre despesas, toda semana
"Recebo as mesmas perguntas toda semana. 'Posso reembolsar isso?' 'Qual é o limite para jantares com clientes?' 'Preciso de recibo para Uber?' Rejeitamos 15% dos relatórios de despesas porque as pessoas não leram a política — depois reenviam e perguntam o que fizeram de errado."
Respostas self-service antes de enviar
O Bot de Política de Despesas dá aos funcionários respostas instantâneas sobre dúvidas de gastos — o que é reembolsável, limites por categoria, requisitos de recibos e como codificar despesas corretamente. Eles obtêm clareza antes de gastar, não rejeição depois.
Cada resposta cita sua política de despesas real, então os funcionários confiam no que estão lendo. O Financeiro vê quais perguntas surgem mais frequentemente, revelando lacunas na política e oportunidades de treinamento.
Da pergunta à resposta em segundos
Faça upload da sua política de despesas
Adicione sua política de despesas, diretrizes de gastos e definições de categorias ao Centro de Conhecimento. O JoySuite indexa tudo e mantém atualizado conforme as políticas mudam.
Implante o bot
Disponibilize o Bot de Política de Despesas para todos os funcionários. Eles podem fazer perguntas antes de gastar, durante viagens ou ao enviar relatórios.
Funcionários fazem perguntas
Perguntas chegam em linguagem natural: "Posso reembolsar um almoço de equipe?" ou "Qual é a diária para Nova York?" — respondidas em segundos.
Receba respostas citadas instantaneamente
Cada resposta cita sua política de despesas. Funcionários confiam na resposta porque podem verificar. O Financeiro vê o que está sendo perguntado para melhorar a documentação.
Desenvolvido para equipes financeiras
📎 Citações da Política
Cada resposta vincula à seção específica da sua política de despesas de onde veio.
💰 Consulta de Limites
Informa instantaneamente aos funcionários os limites de gastos por categoria, cargo ou localização.
📊 Analytics de Perguntas
Veja o que os funcionários mais perguntam para identificar políticas confusas e atualizar docs.
🧾 Orientação sobre Recibos
Respostas claras sobre quando recibos são necessários e o que conta como documentação válida.
O que os funcionários estão perguntando
Refeições
"Qual é o limite para jantares com clientes?"
Viagens
"Posso reservar classe executiva?"
Hotéis
"Qual é o limite da diária?"
Transporte
"Preciso de recibo para Uber?"
Equipamentos
"Posso reembolsar um monitor?"
Aprendizado
"Esta conferência é reembolsável?"
Personalize para suas necessidades
Bot de Política de Viagens
Foque especificamente em viagens — políticas de reserva, diárias e requisitos de viagens internacionais.
Bot de Cartão Corporativo
Responda perguntas sobre uso de cartão corporativo, limites e requisitos de conciliação.
Bot de Despesas Internacionais
Políticas específicas por região para conversão de moeda, diárias e requisitos fiscais locais.
Bot de Despesas Executivas
Políticas e limites separados para executivos e membros do conselho.
O que você vai obter
Veja uma conversa de exemplo com o Bot de Política de Despesas:
Funcionário: Vou levar um cliente para jantar hoje à noite. Qual é o limite e preciso de aprovação prévia?
Política de Entretenimento de Clientes
Aqui estão as diretrizes para refeições com clientes:
- Limite de gastos: R$375 por pessoa para jantares com clientes
- Aprovação prévia: Não necessária para valores abaixo de R$1.500 total
- Recibo: Obrigatório para todos os valores
- Documentação: Incluir nome do cliente, empresa e propósito comercial nas observações
Bebidas alcoólicas são reembolsáveis para entretenimento de clientes, mas devem ser razoáveis em relação à refeição.
📎 Fonte: Política de Despesas v3.2, Seção 4.2 — "Entretenimento de Clientes"
Funcionário: Qual categoria de despesa devo usar?
Use a categoria 6200 - Entretenimento de Clientes para refeições com clientes. Certifique-se de selecionar "Cliente" como tipo de participante e inserir o nome da empresa do cliente.
📎 Fonte: Guia de Categorias de Despesas, "Códigos de Entretenimento"
Para Quem É
Equipes Financeiras
Profissionais financeiros cansados de responder as mesmas perguntas sobre despesas e processar relatórios rejeitados repetidamente.
Todos os Funcionários
Qualquer pessoa que envia relatórios de despesas e quer clareza sobre o que é reembolsável antes de gastar.
Viajantes Frequentes
Profissionais que viajam muito e precisam de respostas rápidas sobre políticas de viagem, diárias e requisitos de despesas internacionais.
RH e Operações
Equipes responsáveis por comunicação de políticas que querem reduzir perguntas repetitivas e melhorar conformidade.
Perguntas Frequentes
O que é um chatbot de política de despesas?
Um chatbot de política de despesas é um assistente de IA que responde perguntas dos funcionários sobre reembolso de despesas, limites de gastos e requisitos de envio. Ele é treinado nas políticas de despesas reais da sua empresa e fornece respostas instantâneas e precisas com citações às fontes da política.
Como a IA pode reduzir relatórios de despesas rejeitados?
Ao dar aos funcionários acesso instantâneo a detalhes da política antes de gastar ou enviar, a IA os ajuda a entender limites, requisitos de recibos e categorização adequada antecipadamente. Isso previne erros comuns que levam a rejeições, reduzindo retrabalho tanto para funcionários quanto para equipes financeiras.
Bots de despesas podem lidar com diferentes limites de gastos por cargo?
Sim, o Bot de Política de Despesas do JoySuite pode fornecer limites específicos por cargo e localização. Ele entende diferentes políticas para executivos, funcionários padrão e várias localizações de escritório para dar respostas precisas baseadas em quem está perguntando.
Quais perguntas sobre despesas os funcionários mais fazem?
Perguntas comuns incluem limites de refeições para entretenimento de clientes, requisitos de recibos para transporte por aplicativo e Uber, diárias para viagens, limites de diárias de hotel e se itens específicos como equipamentos de home office são reembolsáveis.
Como configuro um bot de política de despesas para minha empresa?
Simplesmente faça upload dos documentos da sua política de despesas no Centro de Conhecimento do JoySuite. A IA indexa suas políticas e as torna pesquisáveis. Implante o bot no Slack, Teams ou e-mail, e os funcionários podem começar a fazer perguntas imediatamente.