Políticas de Gastos

Los empleados obtienen respuestas instantáneas sobre qué es reembolsable, límites de gasto, y cómo enviar gastos correctamente. No más informes rechazados ni bandeja de entrada de Finanzas saturada.

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Prompt de ejemplo para el asistente de Joy

Usando nuestra política de gastos en el Knowledge Center, responde las preguntas de gastos de los empleados. Empieza con: [pregunta, p. ej., ¿puedo poner un almuerzo de equipo como gasto durante un viaje?]. Cita la sección exacta de la política para que la respuesta se pueda verificar.

Así puede verse

Un ejemplo ilustrativo: tu resultado dependerá de tus fuentes, datos y peticiones.

Usando nuestra política de gastos en el Knowledge Center, responde las preguntas de gastos de los empleados. Empieza con: ¿puedo poner un almuerzo de equipo como gasto durante un viaje? Cita la sección exacta de la política para que la respuesta se pueda verificar.

Respondido desde tu política de gastos en el Knowledge Center: así se trata una comida de equipo en un viaje, con la sección exacta que se puede verificar

Sí, un almuerzo de equipo mientras viajas es reembolsable como comida de negocios, siempre que se mantenga dentro del límite diario de comidas y esté debidamente documentado, de la Política de Gastos v3.2, Sección 4.1 («Comidas de Viaje y Viáticos»).

  • Límite. El almuerzo tiene un tope de $40 por persona, y el tope de comidas de todo el día es de $95 por persona, así que un almuerzo de equipo cuenta contra el total de ese día.
  • Recibo. Se requiere un recibo detallado de la comida sin importar el monto.
  • Documentación. Enumera a cada asistente y un propósito de negocio de una línea en las notas del reporte.
  • Categoría. Codifícalo como 6100 (Comidas de Viaje), no como entretenimiento de clientes.

Una salvedad de la misma sección: si reclamas el viático fijo del día en lugar de recibos reales, no puedes además poner el almuerzo de equipo como gasto por separado. Es una cosa o la otra.

¿Quieres que consulte la tarifa de viáticos para tu ciudad de destino o que te explique cuándo usar viáticos frente a recibos reales?

De pregunta a respuesta en segundos

Políticas de Gastos da a los empleados respuestas instantáneas a preguntas de gasto: qué es reembolsable, límites por categoría, requisitos de recibos, y cómo codificar gastos correctamente. Obtienen claridad antes de gastar, no rechazo después.

  1. Sube tu política de gastos

    Agrega tu política de gastos, lineamientos de gasto y definiciones de categorías al Knowledge Center. JoySuite indexa todo y lo mantiene actualizado conforme las políticas cambian.

  2. Dirige a los empleados a Joy

    Los empleados le hacen sus preguntas de gastos a Joy en lenguaje natural, antes de gastar, mientras viajan o al enviar informes.

  3. Los empleados hacen preguntas

    Las preguntas llegan en lenguaje natural: "¿Puedo poner un almuerzo de equipo como gasto?" o "¿Cuál es el viático para Nueva York?" Respondidas en segundos.

  4. Obtén respuestas con citas al instante

    Cada respuesta cita tu política de gastos. Los empleados confían en la respuesta porque pueden verificarla. Finanzas ve qué se pregunta para mejorar la documentación.

  5. Conviértelo en un clic para tu equipo

    Guarda esta petición como un comando personalizado en el asistente de tu equipo: parte de una plantilla de asistente relevante y personalízala con tu propio contenido. A partir de ahí, cualquier persona del equipo puede ejecutarlo con un solo clic.

Hazla tuya

Citas de Política

Cada respuesta enlaza a la sección específica de tu política de gastos de donde proviene.

Consulta de Límites

Informa instantáneamente a los empleados los límites de gasto por categoría, rol o ubicación.

Analíticas de Preguntas

Ve qué preguntan más los empleados para identificar políticas confusas y actualizar documentos.

Guía de Recibos

Respuestas claras sobre cuándo se requieren recibos y qué cuenta como documentación válida.

Política de Viajes

Enfócate específicamente en viajes: políticas de reservación, viáticos y requisitos de viajes internacionales.

Tarjeta Corporativa

Responde preguntas sobre uso de tarjeta corporativa, límites y requisitos de conciliación.

Gastos Internacionales

Políticas específicas por región para conversión de moneda, viáticos y requisitos fiscales locales.

Gastos Ejecutivos

Políticas y límites separados para ejecutivos y miembros del consejo.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es un asistente de políticas de gastos?

Un asistente de políticas de gastos responde preguntas de empleados sobre reembolso de gastos, límites de gasto y requisitos de envío. Está entrenado en las políticas de gastos reales de tu empresa y proporciona respuestas instantáneas y precisas con citas a las fuentes de política.

¿Cómo puede la IA reducir los informes de gastos rechazados?

Al dar a los empleados acceso instantáneo a los detalles de la política antes de gastar o enviar, la IA les ayuda a entender los límites, requisitos de recibos y categorización adecuada de antemano. Esto previene errores comunes que llevan a rechazos, reduciendo el retrabajo tanto para empleados como para equipos de finanzas.

¿Pueden los asistentes de gastos manejar diferentes límites de gasto por rol?

Sí, Políticas de Gastos de JoySuite puede proporcionar límites de gasto específicos por rol y ubicación. Entiende diferentes políticas para ejecutivos, empleados estándar y varias ubicaciones de oficina para dar respuestas precisas basadas en quién pregunta.

¿Qué preguntas de gastos hacen los empleados con más frecuencia?

Las preguntas comunes incluyen límites de comidas para entretenimiento de clientes, requisitos de recibos para rideshare y Uber, tarifas de viáticos para viajes, límites de tarifa nocturna de hoteles, y si artículos específicos como equipamiento de oficina en casa son reembolsables.

¿Cómo configuro un asistente de políticas de gastos para mi empresa?

Simplemente sube los documentos de tu política de gastos al Knowledge Center de JoySuite. Joy indexa tus políticas y las hace buscables, y los empleados pueden hacer sus preguntas de gastos bajo demanda, con cada respuesta citando la política.

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