Analizador de Desviaciones Presupuestarias

Pregúntale a Joy por qué un departamento cerró por encima o por debajo del presupuesto y obtén una lectura clara de cada desviación de partida. Joy lee tu sistema contable bajo demanda, clasifica cada partida como favorable o desfavorable y nombra las que provocaron la diferencia.

Para Gerentes de finanzas Analistas de FP&A Responsables de presupuesto Contralores
Prompt de ejemplo para el asistente de Joy

Explícame las desviaciones entre presupuesto y resultados reales de [Marketing] en el [T2] y dime qué provocó las mayores diferencias.

Así puede verse

Un ejemplo ilustrativo: tu resultado dependerá de tus fuentes, datos y peticiones.

Explícame las desviaciones entre presupuesto y resultados reales de Marketing en el T2 y dime qué provocó las mayores diferencias.

Saqué el presupuesto y los resultados reales de Marketing del T2 directo de tu sistema contable y alineé la desviación de cada partida. El trimestre cerró $630,000 por encima del presupuesto, y casi todo viene de una sola partida.

Desviación presupuestaria: Marketing, T2

Departamento: Marketing
Periodo: T2 (abr–jun)
Fuente: sistema contable conectado, solo lectura

Marketing gastó $18,000,000 contra un presupuesto de $17,370,000 para el T2, así que el departamento cerró $630,000 por encima, alrededor de 3.6%. Ese titular esconde mucho movimiento por debajo: tres partidas se pasaron y tres quedaron por debajo, y la mayor parte del sobregasto se rastrea a una sola partida. Aquí está cada desviación, favorable y desfavorable.

Desviación del T2 por partida (presupuesto menos real)

Medios pagados-$738,000
Sueldos y salarios-$324,000
Contratistas-$252,000
Oficina y otros+$54,000
Software y herramientas+$234,000
Viajes y eventos+$396,000

La historia son los medios pagados. Se pasaron $738,000 sobre su presupuesto de $4,500,000, un sobregasto del 16%, y por sí solos explican con creces toda la diferencia de $630,000 del departamento. Dos sobregastos menores lo agravan: los contratistas quedaron $252,000 por encima (13% arriba de su línea de $1,980,000) y los sueldos $324,000 por encima (4% arriba del plan, en su mayoría una reposición a mitad de trimestre).

  • Desfavorable — medios pagados. $5,238,000 real contra un presupuesto de $4,500,000. Un empujón de campañas en el T2 se calentó; esta es la partida que hay que revisar primero.
  • Favorable — viajes y software. Viajes quedó $396,000 por debajo al pasar más eventos a virtual, y software llegó $234,000 por debajo tras renegociar las licencias. Juntos recuperan $630,000 del sobregasto.
  • Vigilar — contratistas. $252,000 por encima en una línea de $1,980,000 es una desviación del 13%, vale la pena una mirada rápida antes de que se repita en el T3.
PartidaPresupuestoRealDesviación
Sueldos y salarios$7,560,000$7,884,000-$324,000
Medios pagados$4,500,000$5,238,000-$738,000
Contratistas$1,980,000$2,232,000-$252,000
Software y herramientas$1,530,000$1,296,000+$234,000
Viajes y eventos$1,080,000$684,000+$396,000
Oficina y otros$720,000$666,000+$54,000
Total$17,370,000$18,000,000-$630,000

En neto, fue un trimestre de una sola partida. Si los medios pagados se hubieran ajustado al plan, Marketing habría cerrado alrededor de $108,000 por debajo del presupuesto. Los movimientos favorables de viajes y software son ahorros reales, pero están tapando una partida de medios que necesita una mirada más de cerca antes de que se cierre el presupuesto del T3.

¿Quieres que desglose el sobregasto de medios pagados por campaña, o que compare las desviaciones del T2 contra el T1 para ver si la tendencia va en aumento?

De una diferencia sin explicar a los factores que la provocan

Un reporte de desviaciones te dice que un departamento se pasó del presupuesto. Rara vez te dice por qué, así que reconstruyes el desglose a mano cada periodo para encontrar la una o dos partidas que en realidad movieron el número.

  1. Conecta tu sistema contable

    Apunta a Joy al sistema contable o ERP que guarda tus presupuestos y reales mediante un conector de solo lectura. No se escribe nada de vuelta; Joy solo lee las cifras.

  2. Nombra el departamento y el periodo

    Pide las desviaciones de presupuesto vs real del departamento y periodo que te interesan, por ejemplo Marketing en el T2. Sin exportaciones, sin tablas dinámicas, sin lenguaje de consultas.

  3. Lee el desglose de desviaciones

    Joy devuelve cada desviación de partida clasificada como favorable y desfavorable, una vista de barras de dónde están las diferencias y una lectura clara de la una o dos partidas que provocan el sobregasto.

  4. Llévalo a tu revisión

    Copia el desglose a tu paquete para el consejo, tu revisión de presupuesto o una nota al responsable del departamento, y haz preguntas de seguimiento para profundizar en cualquier partida que se haya disparado.

  5. Conviértelo en un solo clic para tu equipo

    Guarda esta petición como un comando personalizado en el asistente que tu equipo ya usa, para que cualquiera pueda ejecutarla en un solo paso.

Hazla tuya

Favorable y desfavorable de un vistazo

Cada partida se ordena por dirección y tamaño, así que ves qué líneas de costo se pasaron y cuáles quedaron por debajo sin leer una sola fórmula de hoja de cálculo.

Los mayores factores, nombrados

Joy señala la una o dos partidas que en realidad movieron el número y le pone una cifra en pesos a cada una, para que llegues a la revisión sabiendo la causa.

Lee directo de tus libros

El desglose viene de tu sistema contable conectado en solo lectura, así que las cifras coinciden con el libro mayor y no se escribe nada de vuelta.

Profundiza en cualquier partida

Pídele a Joy que desglose una sola partida más a fondo, que la divida por campaña o proveedor, o que modele qué pasa con el total si la mantienes en el plan.

Cualquier periodo

Corre la misma lectura para un solo mes, un trimestre o el año en curso.

Departamento por departamento

Recorre cada centro de costos y ve cuál tiene la diferencia más amplia por explicar.

Tendencia de desviaciones

Compara las desviaciones de este periodo contra el anterior para ver si una partida se está desviando.

Resumen listo para el consejo

Encuadra la lectura como una narrativa breve para un comité de finanzas o un paquete para el consejo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el análisis de desviaciones presupuestarias?

El análisis de desviaciones presupuestarias compara lo que un departamento planeó gastar contra lo que realmente gastó, partida por partida, y explica la diferencia. Joy hace exactamente eso: lee tu presupuesto y tus reales, clasifica cada partida en favorable y desfavorable y nombra las que provocan la diferencia.

¿Cómo explico una desviación de presupuesto vs real?

Desglosa la diferencia total en partidas y encuentra la una o dos que la movieron. En el ejemplo, Marketing se pasó $630,000, pero solo los medios pagados estuvieron $738,000 por encima del presupuesto, así que la explicación es una sola partida en lugar de todo el departamento.

¿Se conecta a mi sistema contable?

Sí, mediante un conector de solo lectura a tu ERP o sistema contable. Joy lee los presupuestos y reales que necesita y nunca escribe de vuelta, así que las cifras siempre coinciden con tu libro mayor y nada en el sistema cambia.

¿Puedo ver qué partidas provocaron la desviación?

Sí. Cada partida regresa con su presupuesto, su real y su desviación, clasificada como favorable y desfavorable, con una vista de barras de dónde están las diferencias. Joy además señala los mayores factores en lenguaje sencillo para que sepas dónde mirar primero.

¿Envía alertas cuando un departamento se pasa del presupuesto?

No. El Analizador de Desviaciones Presupuestarias es una lectura bajo demanda: pides las desviaciones cuando las necesitas y Joy devuelve el desglose de inmediato. No manda notificaciones ni vigila el libro mayor en un horario.

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