Pontos-Chave
- Preços por assento oferecem previsibilidade, mas criam racionamento, software não utilizado e barreiras à adoção — especialmente para IA onde o uso varia drasticamente por usuário
- Preços baseados em uso alinham custo com valor, mas requerem controles orçamentários para evitar surpresas — procure limites de gastos e alertas
- Modelos híbridos estão surgindo que combinam assentos ilimitados com consumo baseado em uso, oferecendo o melhor dos dois mundos
Ao avaliar ferramentas de IA, a maioria das organizações se concentra nos recursos. O que ela pode fazer? Integra-se com nossos sistemas? A IA é boa?
Essas perguntas importam. Mas há outra pergunta que frequentemente determina se a IA realmente tem sucesso na sua organização: como o fornecedor cobra?
Modelos de preços criam incentivos. Eles moldam comportamentos. Determinam quem obtém acesso, como a adoção se espalha e se a economia realmente funciona em escala. Escolher o modelo errado pode condenar uma iniciativa de IA que teria sucesso sob outros termos.
Entendendo preços por assento
Preços por assento são familiares. Você paga um valor fixo por cada usuário que tem acesso à ferramenta. É assim que a maioria dos softwares empresariais tem sido vendida há décadas.
O apelo é óbvio: custos previsíveis. Se você tem 500 usuários a R$ 150/mês cada, sabe exatamente quanto vai gastar: R$ 900.000 por ano. O orçamento é simples. Finanças aprova uma vez, e o número não muda.
Custos previsíveis e valor previsível não são a mesma coisa. Preços por assento garantem o primeiro enquanto obscurecem o segundo.
Mas preços por assento têm implicações ocultas para IA que não têm para software tradicional.
O problema do racionamento. A R$ 150 por assento, você não pode dar acesso a todos. Alguém decide quem recebe as licenças. Isso significa que alguém está decidindo quem tem acesso à inovação e quem não tem. Frequentemente, as pessoas que mais se beneficiariam — trabalhadores da linha de frente com tarefas repetitivas — são os últimos da fila.
O problema do software abandonado. A adoção de software empresarial tipicamente fica entre 40-60%. Você paga por assentos que nunca são usados. Mas a linha do orçamento parece limpa, então ninguém nota o desperdício.
O freio à adoção. Cada expansão requer uma batalha orçamentária. "Precisamos de mais assentos" se torna um ponto de atrito. A adoção bem-sucedida é punida com custos mais altos, criando um incentivo perverso para limitar o crescimento.
Entendendo preços baseados em uso
Preços baseados em uso cobram pelo que você realmente consome. Em IA, isso tipicamente significa pagar por consultas, tokens ou ciclos de computação.
A lógica é elegante: pagar pelo valor recebido. Usuários intensivos pagam mais porque estão obtendo mais. Usuários leves pagam menos. Não usuários não pagam nada. O preço se alinha automaticamente ao benefício.
Preços baseados em uso removem a barreira de entrada. Quando adicionar um usuário não custa nada até que ele realmente use a ferramenta, você pode dar acesso a toda sua organização desde o primeiro dia. Isso muda fundamentalmente como a adoção pode se espalhar.
Mas preços baseados em uso têm seus próprios desafios.
Incerteza orçamentária. Se você não sabe quanto as pessoas vão usar a ferramenta, não sabe quanto vai gastar. Equipes de finanças treinadas em linhas orçamentárias previsíveis ficam nervosas.
O risco de descontrole. Uma equipe descobre um caso de uso intensivo de IA, e de repente sua conta dispara. Sem controles, preços baseados em uso podem criar surpresas desagradáveis.
A tentação de limitar. Quando o uso custa dinheiro, há pressão para limitá-lo. Organizações podem desencorajar a exploração ou criar processos de aprovação burocráticos que anulam o propósito de ter IA.
Por que IA é diferente
O modelo por assento funcionava razoavelmente bem para software tradicional porque os padrões de uso eram relativamente uniformes. Um usuário de CRM consumia aproximadamente os mesmos recursos que outro. O custo marginal para atender cada usuário era mínimo e consistente.
A IA quebra esse modelo.
A diferença potencial no consumo de recursos entre um usuário intensivo executando análises complexas e um usuário casual fazendo perguntas simples.
A IA tem custos marginais reais. Cada consulta consome recursos de computação. Perguntas complexas custam mais que simples. Analisar um documento custa mais que responder uma pergunta rápida. Um usuário intensivo pode gerar custos centenas de vezes maiores que um usuário casual.
Quando você cobra de ambos os usuários o mesmo preço por assento, a economia não corresponde à realidade. Você está cobrando demais de usuários leves ou subsidiando usuários intensivos. Nenhum dos dois cria incentivos saudáveis para adoção.
A abordagem híbrida
Alguns fornecedores encontraram um meio-termo: assentos ilimitados com consumo baseado em uso.
Esse modelo separa acesso de custo. Todos podem ter a ferramenta — sem racionamento, sem batalhas de licenças, sem decidir quem merece acesso à IA. Mas o custo real acompanha o uso, então você paga pelo valor entregue em vez do valor potencial teorizado.
A chave para fazer isso funcionar são os controles orçamentários. Limites de gastos que garantem seu custo máximo. Alertas que avisam antes de atingir os limites. Visibilidade sobre quais equipes e casos de uso estão impulsionando o consumo. Esses controles tornam os preços baseados em uso tão gerenciáveis quanto por assento, preservando suas vantagens.
O modelo híbrido cria incentivos diferentes:
- Todos podem experimentar IA sem esperar a alocação de assentos
- A adoção não é punida — é apenas medida
- O custo acompanha o valor real, facilitando o cálculo do ROI
- Equipes que acham a IA valiosa a usam mais; equipes que não acham incorrem em custo mínimo
Calculando a comparação real
Para comparar modelos corretamente, você precisa pensar além do preço de tabela.
Para por assento:
- Qual é sua taxa de adoção realista? (A média da indústria é 40-60%)
- Qual é seu custo efetivo por usuário ativo? (Preço de tabela dividido pela taxa de adoção)
- Qual é o custo da implantação atrasada enquanto você obtém mais assentos?
- Qual é o custo da IA sombra quando usuários excluídos encontram alternativas?
Para baseado em uso:
- Quais serão provavelmente seus padrões de uso reais?
- Que controles existem para prevenir custos descontrolados?
- Você pode definir orçamentos por departamento?
- O que acontece se você atingir seu limite no meio do mês?
Considere uma empresa de 500 pessoas avaliando IA. Por assento a R$ 150/usuário = R$ 900.000/ano. Mas se apenas 40% usam ativamente, o custo efetivo é R$ 375 por usuário ativo. Enquanto isso, baseado em uso com um limite de R$ 500.000 poderia fornecer mais valor a custo menor, com o bônus de que todos têm acesso desde o primeiro dia.
Perguntas para fazer aos fornecedores
Seja avaliando opções por assento ou baseadas em uso, essas perguntas revelam a verdadeira história.
Para fornecedores por assento:
- Qual é a adoção real entre seus clientes após 12 meses?
- Como os clientes lidam com usuários que precisam de acesso ocasional?
- Qual é o processo e prazo para adicionar assentos?
- Há compromissos mínimos ou contratos anuais?
Para fornecedores baseados em uso:
- Podemos definir um limite de gastos fixo?
- Que alertas e visibilidade temos ao nos aproximarmos dos limites?
- Podemos alocar orçamentos por equipe ou departamento?
- O que acontece se atingirmos nosso limite — o acesso para, ou os excessos se acumulam?
Desconfie de fornecedores que não conseguem explicar claramente seu modelo de preços ou que parecem surpresos com perguntas detalhadas. A opacidade de preços frequentemente esconde termos desfavoráveis que só emergem depois que você se comprometeu.
Adequando o modelo à organização
Diferentes organizações podem genuinamente ser mais adequadas a diferentes modelos.
Por assento pode funcionar se:
- Você tem uma base de usuários bem definida com necessidades consistentes
- Você está confiante de alta adoção entre todos os usuários licenciados
- A previsibilidade orçamentária importa mais que a amplitude do acesso
- Você aceita uma implantação em fases em vez de acesso universal
Baseado em uso pode funcionar se:
- Você quer acesso universal desde o primeiro dia
- Os padrões de uso variarão significativamente por usuário e equipe
- Você quer que o custo acompanhe o valor real entregue
- Você tem controles orçamentários em vigor para evitar surpresas
Híbrido pode ser melhor se:
- Você quer os benefícios de acesso do baseado em uso com a previsibilidade dos limites
- Você está implantando em uma organização grande com casos de uso diversos
- Você quer medir o ROI com precisão rastreando uso contra resultados
O impacto oculto na adoção
Isso é o que muitas organizações não percebem: o modelo de preços afeta a adoção de maneiras que não são óbvias até depois.
Preços por assento criam uma dinâmica de "quem tem e quem não tem". Pessoas sem licenças ou ficam sem ou encontram alternativas de IA sombra. A adoção organizacional se torna fragmentada.
Preços baseados em uso podem criar ansiedade de uso se não forem bem gerenciados. As pessoas podem hesitar em experimentar, sabendo que cada consulta custa dinheiro. Isso anula o propósito da IA, que prospera na exploração.
O modelo certo é aquele que incentiva o comportamento que você quer: acesso amplo, experimentação ativa e criação de valor. Qual modelo de preços faz isso para sua organização?
Os melhores fornecedores entendem isso e projetam seus preços para habilitar a adoção, não apenas para extrair receita. Eles querem que você tenha sucesso porque sucesso significa expansão. Preços que criam atrito trabalham contra os interesses de todos.
Tomando a decisão
O modelo de preços deve fazer parte da sua lista de verificação de avaliação, não uma reflexão tardia. Considere:
- Modele seus cenários. Quanto custa cada modelo de preços com adoção de 30%, 50% e 80%? E no segundo ano quando os padrões de uso ficarem mais claros?
- Considere a questão do acesso. Quem você quer que tenha acesso à IA? Como cada modelo habilita ou restringe isso?
- Avalie os controles. Que ferramentas de gestão orçamentária existem? Como funcionam na prática, não apenas nas apresentações de vendas?
- Pense na expansão. Quando a IA tiver sucesso e você quiser expandir, o que cada modelo faz com seus custos e complexidade?
O modelo de preços que você escolhe cria a estrutura dentro da qual a adoção de IA acontece. Acerte, e a adoção flui naturalmente. Erre, e você lutará contra a estrutura mesmo quando a tecnologia funcionar perfeitamente.
JoySuite usa preços baseados em uso com usuários ilimitados, mais Budget Shield para limitar gastos para que os custos nunca o surpreendam. Toda a sua organização obtém acesso às capacidades completas da plataforma desde o primeiro dia — sem racionamento, sem contagem de assentos, sem decidir quem merece inovação.
