« Où est le formulaire pour... ? »
"Je reçois des dizaines de messages par semaine demandant où trouver les formulaires. 'Où est le formulaire de notes de frais ?' 'J'ai besoin du formulaire de virement.' 'Y a-t-il un formulaire pour demander du matériel ?' Ils sont tous sur SharePoint — mais personne ne les trouve."
Demandez n'importe quel formulaire, obtenez le lien instantanément
Le Trouveur de Formulaires indexe tous vos formulaires RH, modèles et documents pour que les employés trouvent exactement ce dont ils ont besoin en secondes. Décrivez simplement ce que vous essayez de faire, et le Trouveur de Formulaires renvoie le bon formulaire avec un lien direct.
Plus besoin de naviguer dans des dossiers imbriqués, de se souvenir des noms de fichiers ou de solliciter les RH pour des liens.
Des formulaires éparpillés à l'accès instantané
Connectez vos sources
Téléchargez les formulaires dans le Centre de Connaissances ou connectez-vous à votre stockage cloud existant. JoySuite indexe les noms, descriptions et catégories des formulaires.
Déployez sur vos canaux
Rendez le Trouveur de Formulaires disponible là où les employés travaillent déjà — pas de nouvelle application à apprendre.
Les employés demandent des formulaires
Les questions arrivent en langage naturel : « J'ai besoin du formulaire de remboursement de frais » ou « Où soumettre une demande de congés ? » — réponse en secondes.
Obtenez des liens directs instantanément
Le Trouveur de Formulaires renvoie le formulaire exact avec un lien cliquable. Pour les PDF remplissables, les employés peuvent télécharger et compléter immédiatement.
Conçu pour la gestion des formulaires
🔍 Correspondance Intelligente
Comprend l'intention — « formulaire de frais », « demande de remboursement » et « récupérer mon argent » trouvent tous le même formulaire.
📎 Liens Directs
Accès en un clic au formulaire exact. Plus besoin de naviguer dans les dossiers ou de se souvenir des chemins.
📋 Instructions Incluses
Avec le formulaire, fournit les instructions de remplissage et où le soumettre.
📊 Analytique d'Utilisation
Voyez quels formulaires sont les plus demandés. Identifiez les formulaires manquants et les opportunités de simplification.
Indexez tous vos formulaires
Le Trouveur de Formulaires fonctionne avec tout type de document :
Formulaires RH
Virement, changement d'adresse, état civil
Formulaires Finance
Notes de frais, demandes d'achat, factures
Formulaires Congés
Demandes RTT, congé parental, absences
Formulaires IT
Demandes de matériel, accès, tickets
Adaptez à votre organisation
Par Département
Différents ensembles de formulaires pour différents départements — formulaires RH pour les RH, formulaires finance pour la finance, chaque équipe voit ce qui est pertinent.
Multi-Sites
Différents formulaires pour différents bureaux ou pays. Les employés obtiennent automatiquement les versions adaptées à leur localisation.
Combo Formulaire + Politique
Associez au Help Desk RH pour que les employés obtiennent le formulaire ET le contexte de politique dans une seule réponse.
Formulaires Pré-remplis
Connectez à votre SIRH pour que les formulaires arrivent pré-remplis avec le nom, matricule et département de l'employé.
Ce que vous obtiendrez
Voici une vraie interaction avec le Trouveur de Formulaires :
Question Employé
Q : « Je dois changer mes infos de virement »
Réponse du Trouveur de Formulaires
R : Voici le formulaire dont vous avez besoin :
📄 Formulaire d'Autorisation de Virement
Utilisez ce formulaire pour configurer, modifier ou annuler le virement de votre salaire.
Ce dont vous aurez besoin :
- Le code BIC de votre banque
- Votre numéro IBAN
- Un RIB
À soumettre à : Paie (paie@entreprise.com) ou déposez dans la boîte RH avant le 15 du mois pour prise d'effet sur la prochaine période de paie.
📎 Télécharger : Formulaire-Virement-2024.pdf
À Qui S'adresse Ce Workflow
Équipes RH
Professionnels RH fatigués de répondre aux mêmes questions « où est le formulaire » des dizaines de fois par semaine.
Tous les Employés
Toute personne ayant besoin de trouver des formulaires d'entreprise et ne voulant pas naviguer dans les dossiers SharePoint ou envoyer des emails aux RH.
Nouveaux Arrivants
Nouveaux employés devant compléter les formalités d'intégration mais ne sachant pas encore où se trouve quoi.
Équipes Opérations
Équipes responsables de la gestion documentaire souhaitant une meilleure organisation et un meilleur accès aux formulaires de l'entreprise.
Questions Fréquentes
Comment fonctionne un bot trouveur de formulaires ?
Le Trouveur de Formulaires indexe tous les formulaires, modèles et documents de votre entreprise. Quand les employés demandent un formulaire en langage naturel, l'IA associe leur demande au bon document et renvoie un lien de téléchargement direct avec les instructions de remplissage et de soumission.
Les employés peuvent-ils trouver des formulaires sans connaître le nom exact ?
Oui, le Trouveur de Formulaires utilise une correspondance intelligente pour comprendre l'intention. Les employés peuvent décrire ce qu'ils essaient de faire (« changer mes coordonnées bancaires ») plutôt que de connaître le nom exact du formulaire (« Formulaire d'Autorisation de Virement »), et l'IA trouve le bon document.
Quels types de formulaires le Trouveur de Formulaires peut-il gérer ?
Le Trouveur de Formulaires fonctionne avec tout type de document incluant PDF, documents Word, formulaires remplissables, modèles de tableurs et liens vers des formulaires web. Il gère les formulaires RH, documents financiers, demandes IT, formulaires de congés et toute autre paperasse destinée aux employés.
Comment réduire les questions RH sur la recherche de formulaires ?
Déployez le Trouveur de Formulaires sur Slack, Teams ou email pour que les employés puissent se servir eux-mêmes. La plupart des organisations constatent une réduction de 70-80% des messages « où est le formulaire » aux RH après avoir implémenté un bot trouveur de formulaires.
Le Trouveur de Formulaires peut-il fournir différents formulaires pour différents sites ?
Oui, le Trouveur de Formulaires prend en charge les organisations multi-sites. Il peut servir automatiquement des formulaires spécifiques à la localisation en fonction du site de l'employé, gérant différents formulaires fiscaux par pays, documents RH spécifiques et procédures propres à chaque bureau.