Les mêmes questions sur les frais, encore et encore
"Je reçois les mêmes questions chaque semaine. 'Puis-je me faire rembourser ça ?' 'Quel est le plafond pour les dîners clients ?' 'Ai-je besoin d'un reçu pour Uber ?' Nous rejetons 15% des notes de frais parce que les gens n'ont pas lu la politique — puis ils resoumettent et demandent ce qu'ils ont fait de mal."
Réponses en libre-service avant la soumission
Le Bot Politique de Frais donne aux employés des réponses instantanées aux questions de dépenses — ce qui est remboursable, les plafonds par catégorie, les exigences de reçus et comment coder correctement les frais. Ils obtiennent de la clarté avant de dépenser, pas un rejet après.
Chaque réponse cite votre vraie politique de frais, pour que les employés aient confiance en ce qu'ils lisent. La Finance voit quelles questions reviennent le plus souvent, révélant les lacunes de politique et opportunités de formation.
De la question à la réponse en secondes
Téléchargez votre politique de frais
Ajoutez votre politique de frais, directives de dépenses et définitions de catégories au Centre de Connaissances. JoySuite indexe tout et maintient le contenu à jour à mesure que les politiques évoluent.
Déployez le bot
Rendez le Bot Politique de Frais disponible à tous les employés. Ils peuvent poser des questions avant de dépenser, en déplacement ou lors de la soumission de notes.
Les employés posent des questions
Les questions arrivent en langage naturel : « Puis-je me faire rembourser un déjeuner d'équipe ? » ou « Quel est le per diem pour Paris ? » — réponse en secondes.
Obtenez des réponses sourcées instantanément
Chaque réponse cite votre politique de frais. Les employés font confiance à la réponse parce qu'ils peuvent la vérifier. La Finance voit ce qui est demandé pour améliorer la documentation.
Conçu pour les équipes finance
📎 Citations de Politique
Chaque réponse renvoie à la section spécifique de votre politique de frais d'où elle provient.
💰 Consultation des Plafonds
Indique instantanément aux employés les plafonds de dépenses par catégorie, rôle ou localisation.
📊 Analyse des Questions
Voyez ce que les employés demandent le plus pour identifier les politiques confuses et mettre à jour la documentation.
🧾 Guide des Reçus
Réponses claires sur quand les reçus sont requis et ce qui compte comme documentation valide.
Ce que demandent les employés
Repas
« Quel est le plafond pour les dîners clients ? »
Voyage
« Puis-je réserver en classe affaires ? »
Hôtels
« Quel est le plafond par nuit ? »
Transport
« Ai-je besoin d'un reçu pour Uber ? »
Équipement
« Puis-je me faire rembourser un écran ? »
Formation
« Cette conférence est-elle remboursable ? »
Personnalisez selon vos besoins
Bot Politique de Voyage
Concentrez-vous spécifiquement sur le voyage — politiques de réservation, per diems et exigences de voyage international.
Bot Carte Corporate
Répondez aux questions sur l'utilisation de la carte corporate, les plafonds et les exigences de rapprochement.
Bot Frais International
Politiques spécifiques par région pour la conversion de devises, per diems et exigences fiscales locales.
Bot Frais Dirigeants
Politiques et plafonds séparés pour les dirigeants et membres du conseil.
Ce que vous obtiendrez
Voici un exemple de conversation avec le Bot Politique de Frais :
Employé : J'emmène un client dîner ce soir. Quel est le plafond et ai-je besoin d'une pré-approbation ?
Politique de Représentation Client
Voici les directives pour les repas clients :
- Plafond de dépenses : 75€ par personne pour les dîners clients
- Pré-approbation : Non requise sous 300€ total
- Reçu : Requis pour tous les montants
- Documentation : Incluez le nom du client, l'entreprise et l'objectif business dans les notes
L'alcool est remboursable pour la représentation client mais doit rester raisonnable par rapport au repas.
📎 Source : Politique de Frais v3.2, Section 4.2 — « Représentation Client »
Employé : Quelle catégorie de frais dois-je utiliser ?
Utilisez la catégorie 6200 - Représentation Client pour les repas clients. Assurez-vous de sélectionner « Client » comme type de participant et d'entrer le nom de l'entreprise du client.
📎 Source : Guide des Catégories de Frais, « Codes de Représentation »
À Qui S'adresse Ce Workflow
Équipes Finance
Professionnels de la finance fatigués de répondre aux mêmes questions sur les frais et de traiter des notes rejetées encore et encore.
Tous les Employés
Toute personne qui soumet des notes de frais et veut de la clarté sur ce qui est remboursable avant de dépenser.
Voyageurs Fréquents
Grands voyageurs qui ont besoin de réponses rapides sur les politiques de voyage, per diems et exigences de frais internationaux.
RH et Opérations
Équipes responsables de la communication des politiques qui veulent réduire les questions répétitives et améliorer la conformité.
Questions Fréquentes
Qu'est-ce qu'un chatbot de politique de frais ?
Un chatbot de politique de frais est un assistant IA qui répond aux questions des employés sur le remboursement des frais, les plafonds de dépenses et les exigences de soumission. Il est entraîné sur les vraies politiques de frais de votre entreprise et fournit des réponses instantanées et précises avec des citations vers les sources de politique.
Comment l'IA peut-elle réduire les notes de frais rejetées ?
En donnant aux employés un accès instantané aux détails de politique avant qu'ils dépensent ou soumettent, l'IA les aide à comprendre les plafonds, exigences de reçus et catégorisation appropriée dès le départ. Cela prévient les erreurs courantes qui mènent aux rejets, réduisant le travail supplémentaire pour les employés et les équipes finance.
Les bots de frais peuvent-ils gérer différents plafonds de dépenses par rôle ?
Oui, le Bot Politique de Frais de JoySuite peut fournir des plafonds de dépenses spécifiques par rôle et localisation. Il comprend les différentes politiques pour les dirigeants, employés standard et diverses localisations de bureaux pour donner des réponses précises selon qui demande.
Quelles questions sur les frais les employés posent-ils le plus souvent ?
Les questions courantes incluent les plafonds de repas pour la représentation client, les exigences de reçus pour les VTC et Uber, les taux de per diem pour les voyages, les plafonds de nuit d'hôtel et si des articles spécifiques comme l'équipement de bureau à domicile sont remboursables.
Comment configurer un bot de politique de frais pour mon entreprise ?
Téléchargez simplement vos documents de politique de frais dans le Centre de Connaissances de JoySuite. L'IA indexe vos politiques et les rend consultables. Déployez le bot sur Slack, Teams ou email, et les employés peuvent commencer à poser des questions immédiatement.