Les accréditations expirées créent des cauchemars de conformité
"Nous avons découvert que trois employés avaient des certifications expirées — pendant un audit. Maintenant nous nous dépêchons de corriger cela, l'auditeur pose des questions, et je me demande ce qui d'autre nous a échappé. Notre suivi par tableur ne fonctionne clairement pas."
Alertes proactives avant toute expiration
Les Alertes d'Expiration de Conformité surveillent automatiquement toutes vos dates de certifications, visas, licences et accréditations. Quand quelque chose approche de l'expiration, JoySuite envoie des rappels progressifs aux employés et managers — 30 jours, 14 jours, 7 jours avant.
Plus de suivi manuel. Plus de surprises lors des audits. Plus de failles de conformité.
Ne manquez plus jamais une expiration
Connectez votre source de données
Reliez votre HRIS, système de suivi de conformité ou base de données de certifications à JoySuite. Les données se synchronisent quotidiennement pour que les alertes soient toujours basées sur des informations actuelles.
Configurez les règles d'alerte
Définissez les déclencheurs : 90 jours avant expiration, 30 jours, 14 jours, 7 jours. Choisissez le timing — alerte unique ou séquence progressive. Personnalisez le message pour votre organisation.
Configurez les notifications
Les alertes sont envoyées aux employés et leurs managers par email, Slack ou Teams. Escaladez aux RH si aucune action n'est entreprise.
Surveillez et ajustez
Visualisez l'historique des alertes et les taux de renouvellement. Affinez le timing et les messages en fonction de ce qui pousse les gens à renouveler à temps.
Conçu pour la tranquillité d'esprit en matière de conformité
📅 Séquences Progressives
Commencez amicalement à 30 jours, augmentez l'urgence à 14 et 7 jours. Avertissement final le jour de l'expiration.
👔 Escalade au Manager
Si un employé ne répond pas, informez son manager automatiquement. Pas de suivi manuel nécessaire.
📊 Tableau de Bord de Conformité
Visualisez toutes les expirations à venir en une seule vue. Filtrez par département, type de certification ou urgence.
✅ Confirmation de Renouvellement
Les employés peuvent marquer les accréditations comme renouvelées directement depuis l'alerte. Les données se synchronisent avec votre système source.
Suivez tout type d'accréditation
Les Alertes d'Expiration de Conformité fonctionnent avec toute accréditation basée sur une date :
Certifications
RCR, OSHA, certifications industrielles
Visas et Autorisations de Travail
H-1B, permis de travail, revérification I-9
Licences
Licences professionnelles, permis de conduire
Santé et Sécurité
Autorisations médicales, vérifications des antécédents
Adaptez à votre organisation
Spécifique à l'Industrie
Accréditations de santé, certifications de sécurité construction, licences services financiers — personnalisez le timing des alertes selon les exigences de votre secteur.
Rapports Prêts pour l'Audit
Générez des rapports de conformité montrant toutes les accréditations, leur statut et l'historique des alertes. Prêts pour les auditeurs à tout moment.
Liens de Renouvellement
Incluez des liens directs vers les portails de renouvellement ou cours de formation dans chaque alerte. Facilitez le passage à l'action.
Multi-Sites
Différentes exigences de conformité pour différentes régions. Les alertes respectent les règles et certifications spécifiques à chaque localisation.
Ce que vous obtiendrez
Voici une alerte réelle des Alertes d'Expiration de Conformité :
Email d'Alerte
Objet : ⚠️ Action Requise : Certification RCR expire dans 14 jours
Bonjour Sarah,
Votre Certification RCR/Premiers Secours expire le 15 février 2025 — c'est dans 14 jours.
Ce que vous devez faire :
- Terminez votre cours de recertification avant la date d'expiration
- Téléchargez votre nouveau certificat sur le portail RH
- Cliquez sur "J'ai renouvelé" ci-dessous une fois terminé
Liens rapides :
- 📚 Réserver un cours de recertification
- 📤 Télécharger un nouveau certificat
- ✅ Marquer comme renouvelé
Si vous n'agissez pas, votre manager (Michael Chen) sera notifié dans 7 jours.
Ceci est une alerte de conformité automatique de JoySuite.
À Qui S'Adresse Ce Workflow
Responsables Conformité RH
Professionnels chargés de s'assurer que toutes les accréditations des employés restent à jour et prêtes pour l'audit.
Spécialistes Immigration
Personnel RH qui gère les renouvellements d'autorisation de travail et a besoin d'alertes proactives avant l'expiration des visas.
Responsables Sécurité
Professionnels qui suivent les certifications de sécurité comme RCR, OSHA et les accréditations d'opérateur d'équipement.
Coordinateurs Accréditations Santé
Personnel responsable du maintien des accréditations à jour pour les employés cliniques et de santé.
Questions Fréquemment Posées
Comment empêcher les certifications d'expirer sans préavis ?
JoySuite surveille automatiquement toutes les dates d'expiration des accréditations et envoie des alertes progressives à 30, 14 et 7 jours avant l'expiration. Si les employés ne répondent pas, leurs managers sont notifiés automatiquement. Aucun suivi manuel requis.
Quels types d'accréditations puis-je suivre avec les alertes d'expiration ?
Suivez toute accréditation basée sur une date : certifications professionnelles (RCR, OSHA), autorisations de travail (H-1B, permis de travail), licences (professionnelles, permis de conduire), autorisations médicales, renouvellements de vérification des antécédents et types d'accréditations personnalisés.
Comment fonctionnent les alertes d'expiration progressives ?
Configurez votre séquence d'alertes : rappel amical à 30 jours, urgence accrue à 14 jours, avertissement final à 7 jours. Si l'employé n'agit pas, son manager est automatiquement notifié. Personnalisez le timing et les messages pour votre organisation.
Les employés peuvent-ils confirmer les renouvellements directement depuis l'alerte ?
Oui. Chaque alerte inclut un lien pour que les employés marquent les accréditations comme renouvelées. Ils peuvent également télécharger de nouveaux certificats directement. Les données se synchronisent automatiquement avec votre HRIS ou système de conformité.
Comment générer des rapports de conformité montrant le statut des accréditations ?
Le tableau de bord de conformité affiche toutes les accréditations, leur statut d'expiration et l'historique des alertes. Générez des rapports prêts pour l'audit en un clic, filtrés par département, type de certification ou plage de dates.