Points clés
- La formation traditionnelle retire les employés de leur travail ; le microapprentissage livre des réponses dans le contexte de travail
- La recherchabilité est non négociable — les apprenants doivent trouver exactement ce dont ils ont besoin en secondes, pas en minutes
- L'accès à la demande signifie que l'apprentissage se produit quand les questions surgissent, pas quand la formation est planifiée
- Le soutien à la performance et la formation formelle peuvent utiliser la même bibliothèque de contenu, servant différents besoins
Le modèle traditionnel de formation en entreprise traite la formation comme un événement. Les employés planifient du temps, quittent leur contexte de travail, complètent un cours ou assistent à une session, puis retournent à leur travail et essaient d'appliquer ce qu'ils ont appris.
Ce modèle a des problèmes évidents. La planification est difficile — trouver du temps qui convient aux employés occupés signifie souvent que la formation est reportée ou compressée. L'écart entre l'apprentissage et l'application signifie que l'information s'estompe avant d'être utilisée. Et retirer les gens de leur travail a de vrais coûts de productivité.
Le microapprentissage permet une approche fondamentalement différente : un apprentissage qui se produit dans le flux de travail plutôt qu'en dehors.
Le passage de l'événement à la ressource
Quand l'apprentissage s'intègre au flux de travail, il cesse d'être quelque chose où les employés vont et devient quelque chose à quoi ils accèdent. La différence est significative.
Un employé qui aide un client a une question sur une fonctionnalité de produit. Au lieu de noter de chercher plus tard — ou pire, de deviner — il peut immédiatement chercher la réponse, la trouver et continuer la conversation. L'apprentissage se produit en contexte, au moment du besoin, et est appliqué instantanément.
Un gestionnaire remplissant un formulaire peu familier cherche dans la base de connaissances, trouve une explication, complète le formulaire correctement et passe à autre chose. Interruption totale : peut-être trente secondes au lieu d'un courriel aux RH et des heures à attendre une réponse.
Un technicien dépannant un équipement rencontre un code d'erreur qu'il ne reconnaît pas. Les étapes de diagnostic sont immédiatement disponibles sur son appareil mobile. Il résout le problème sans quitter l'équipement ou appeler à l'aide.
Dans chaque cas, apprentissage et travail sont intégrés. Il n'y a pas d'événement de formation séparé, pas de planification, pas de changement de contexte. La réponse apparaît quand nécessaire et est appliquée immédiatement.
La recherchabilité est non négociable
Pour que l'apprentissage fonctionne dans le flux de travail, une fonctionnalité est absolument essentielle : les apprenants doivent pouvoir trouver ce dont ils ont besoin rapidement. Cela signifie une fonctionnalité de recherche robuste et intuitive.
Il ne suffit pas de laisser les apprenants parcourir par titre de cours ou naviguer dans des structures de menu. Quand quelqu'un a une question au milieu de son travail, il doit pouvoir taper cette question — en langage naturel, avec les mots qu'il utiliserait vraiment — et obtenir une réponse pertinente.
La norme de comparaison est Google. C'est ce à quoi les gens sont habitués. Ils s'attendent à décrire ce qu'ils cherchent et à le trouver immédiatement. Les systèmes de formation en entreprise qui exigent de naviguer dans des taxonomies complexes ou de se souvenir de codes de cours ne répondent pas à cette norme.
Une recherche efficace signifie chercher dans le contenu, pas seulement les titres ou les tags. Si un employé cherche « comment traiter un retour sans reçu », le système devrait trouver cette réponse même si elle est enfouie dans un module intitulé « Procédures de service client ». La recherche devrait comprendre ce que la personne demande vraiment.
L'avantage de l'accès à la demande
La disponibilité à la demande transforme la façon dont les employés se rapportent aux ressources d'apprentissage. Au lieu que la formation soit quelque chose qui leur est imposé, elle devient quelque chose qu'ils choisissent d'utiliser quand ça aide.
Ce changement a des avantages psychologiques. Les apprenants qui cherchent de l'information parce qu'ils en ont besoin sont intrinsèquement plus engagés que les apprenants qui complètent des exigences parce qu'ils le doivent. La motivation est intrinsèque plutôt qu'extrinsèque.
L'apprentissage qui se produit au moment du besoin est appliqué immédiatement. L'information est pertinente par définition — l'apprenant ne la chercherait pas autrement. Il n'y a pas d'écart entre l'apprentissage et l'application où l'oubli peut se produire.
L'apprentissage à la demande exige que le contenu soit disponible où et quand les employés en ont besoin. Cela signifie l'accès mobile pour les travailleurs sur le terrain, la capacité hors ligne pour les endroits avec une mauvaise connectivité, et une conception responsive qui fonctionne sur n'importe quel appareil pratique.
Soutien à la performance versus formation formelle
Le microapprentissage dans le flux de travail fonctionne souvent comme soutien à la performance — aidant les employés à accomplir des tâches qu'ils savent déjà faire en général mais pour lesquelles ils ont besoin de conseils spécifiques sur le moment. Cela diffère de la formation formelle, qui construit des connaissances et compétences fondamentales.
La distinction compte pour la conception, mais la même bibliothèque de contenu peut souvent servir les deux objectifs. Un nouvel employé pourrait travailler à travers une série de modules systématiquement, construisant des connaissances fondamentales sur les produits, procédures et systèmes. Un employé vétéran pourrait chercher dans la même bibliothèque de contenu des réponses spécifiques à des questions inhabituelles.
Le nouvel employé fait de la formation formelle. Le vétéran utilise le soutien à la performance. Le contenu est le même ; le pattern d'accès diffère selon le besoin.
Cette approche à double usage est l'une des forces du microapprentissage. Les organisations n'ont pas besoin de systèmes séparés pour la formation et les aides de travail. Un contenu de microapprentissage bien conçu fonctionne à la fois pour l'apprentissage initial et la référence continue.
La réalité mobile
Une grande partie de la main-d'œuvre d'aujourd'hui n'est pas assise à des bureaux avec des ordinateurs. Employés de commerce de détail, techniciens sur le terrain, travailleurs de la santé, personnel de fabrication — des millions de travailleurs sont mobiles, et leurs solutions d'apprentissage doivent l'être aussi.
Le microapprentissage adapté au mobile rencontre ces travailleurs dans leur environnement réel. Un employé de commerce de détail peut vérifier les informations sur un produit sur un téléphone en aidant un client. Un technicien peut consulter les procédures de réparation sur une tablette en se tenant devant l'équipement. Une infirmière peut rapidement vérifier un protocole de médication sans retourner à un poste de travail.
L'accès mobile n'est pas juste une fonctionnalité agréable — pour de nombreux travailleurs, c'est la seule façon dont l'apprentissage dans le flux de travail peut se produire. Si l'information n'est pas accessible sur un appareil mobile, elle n'est pas accessible au moment du besoin.
Cela s'étend aux considérations de format. Le contenu qui fonctionne bien sur un ordinateur portable pourrait être inutilisable sur un téléphone. Un microapprentissage mobile efficace est conçu avec les petits écrans en tête, utilisant des formats lisibles et navigables sur des appareils portatifs.
Réduire l'interruption, maintenir la concentration
Une objection à tout apprentissage pendant le travail est qu'il interrompt la productivité. Mais la comparaison pertinente n'est pas entre l'apprentissage et le travail ininterrompu — c'est entre différentes façons d'obtenir l'information nécessaire.
Un employé qui ne sait pas comment faire quelque chose trouvera un moyen d'obtenir l'information. Il pourrait demander à un collègue, interrompant le travail des deux personnes. Il pourrait chercher sur Internet, trouvant potentiellement des informations inexactes ou inapplicables. Il pourrait deviner, faisant potentiellement des erreurs qui coûtent du temps à corriger. Il pourrait escalader à un superviseur, consommant du temps de gestion.
Comparé à ces alternatives, trouver rapidement des informations précises dans un système d'apprentissage bien conçu est souvent l'option la moins perturbatrice. L'interruption totale est minimale, et le résultat est correct du premier coup.
Le microapprentissage dans le flux de travail ne consiste pas à ajouter de l'interruption — il s'agit de gérer les interruptions qui se produisent de toute façon plus efficacement.
Construire l'habitude
Quand les employés ont de bonnes expériences avec les ressources d'apprentissage — quand ils cherchent quelque chose et trouvent rapidement une réponse utile — ils développent l'habitude d'utiliser ces ressources. Le système devient leur premier recours plutôt que leur dernier.
Cela crée un cercle vertueux. Plus d'utilisation signifie plus de retour sur quel contenu est nécessaire et ce qui fonctionne. Un contenu plus raffiné signifie de meilleures expériences. De meilleures expériences signifient plus d'utilisation.
Évaluez comment votre équipe trouve actuellement des réponses aux questions sur le travail. Si la réponse est « demander à un collègue » ou « chercher sur Internet », il y a une opportunité de fournir une ressource plus rapide et plus fiable qui construit une habitude d'apprentissage.
Avec le temps, l'apprentissage dans le flux de travail devient naturel. Les employés ne pensent pas à cela comme de la formation — ils pensent à cela comme leur façon de trouver des réponses. La distinction entre apprendre et travailler se dissout, ce qui est exactement le but.
JoySuite met l'apprentissage directement dans le flux de travail de votre équipe avec des réponses instantanées et précises depuis la base de connaissances de votre organisation. Au lieu de naviguer dans des catalogues de cours ou d'attendre de l'aide, les employés posent simplement des questions et obtiennent l'information dont ils ont besoin pour une montée en compétences instantanée. L'apprentissage devient invisible — juste une partie de la façon dont le travail se fait.
