"¿Dónde está el formulario para...?"
"Recibo docenas de mensajes a la semana preguntando dónde encontrar formularios. '¿Dónde está el formulario de gastos?' 'Necesito el formulario de depósito directo.' '¿Hay un formulario para solicitar equipo?' Todos están en SharePoint—pero nadie puede encontrarlos."
Pide cualquier formulario, obtén el enlace al instante
El Buscador de Formularios indexa todos tus formularios de RH, plantillas y documentos para que los empleados puedan encontrar exactamente lo que necesitan en segundos. Solo describe lo que estás tratando de hacer, y el Buscador de Formularios devuelve el formulario correcto con un enlace directo.
No más navegar carpetas anidadas, recordar nombres de archivos o molestar a RH por enlaces.
De formularios dispersos a acceso instantáneo
Conecta tus fuentes
Sube formularios al Centro de Conocimiento o conéctate a tu almacenamiento en la nube existente. JoySuite indexa nombres de formularios, descripciones y categorías.
Despliega en tus canales
Haz que el Buscador de Formularios esté disponible donde los empleados ya trabajan—sin nueva app que aprender.
Los empleados piden formularios
Las preguntas llegan en lenguaje natural: "Necesito el formulario de reembolso de gastos" o "¿Dónde envío una solicitud de tiempo libre?"—respondidas en segundos.
Obtén enlaces directos al instante
El Buscador de Formularios devuelve el formulario exacto con un enlace clickeable. Para PDFs rellenables, los empleados pueden descargar y completar inmediatamente.
Construido para gestión de formularios
🔍 Coincidencia Inteligente
Entiende la intención—"formulario de gastos", "solicitud de reembolso" y "recuperar dinero" todos encuentran el mismo formulario.
📎 Enlaces Directos
Acceso con un clic al formulario exacto. Sin navegar carpetas ni recordar rutas de archivos.
📋 Instrucciones Incluidas
Junto con el formulario, proporciona instrucciones sobre cómo completarlo y dónde enviarlo.
📊 Analítica de Uso
Ve qué formularios se solicitan más. Identifica formularios faltantes y oportunidades de simplificación.
Indexa todos tus formularios
El Buscador de Formularios funciona con cualquier tipo de documento:
Formularios de RH
W-4, depósito directo, cambio de nombre, dirección
Formularios de Finanzas
Reportes de gastos, solicitudes de compra, facturas
Formularios de Tiempo Libre
Solicitudes de vacaciones, FMLA, permisos de ausencia
Formularios de TI
Solicitudes de equipo, solicitudes de acceso, tickets
Adapta para tu organización
Específico por Departamento
Diferentes conjuntos de formularios para diferentes departamentos—formularios de RH para RH, formularios de finanzas para finanzas, cada equipo ve lo que es relevante.
Multi-Ubicación
Diferentes formularios para diferentes oficinas o países. Los empleados automáticamente obtienen versiones apropiadas para su ubicación.
Combo Formulario + Política
Combina con Mesa de Ayuda de RH para que los empleados obtengan tanto el formulario COMO el contexto de la política en una respuesta.
Formularios Pre-llenados
Conéctate a tu HRIS para que los formularios vengan pre-llenados con el nombre del empleado, ID y departamento.
Lo que obtendrás
Aquí hay una interacción real con el Buscador de Formularios:
Pregunta del Empleado
P: "Necesito cambiar mi información de depósito directo"
Respuesta del Buscador de Formularios
R: Aquí está el formulario que necesitas:
📄 Formulario de Autorización de Depósito Directo
Usa este formulario para configurar, cambiar o cancelar el depósito directo de tu cheque de nómina.
Lo que necesitarás:
- El número de ruta de tu banco
- Tu número de cuenta
- Tipo de cuenta (cheques o ahorros)
Envía a: Nómina (nomina@empresa.com) o deposita en el buzón de RH antes del día 15 del mes para que tome efecto en el próximo período de pago.
📎 Descargar: Formulario-Deposito-Directo-2024.pdf
Para Quién Es Este Workflow
Equipos de RH
Profesionales de RH cansados de responder las mismas preguntas de 'dónde está el formulario' docenas de veces por semana.
Todos los Empleados
Cualquiera que necesite encontrar formularios de la empresa y no quiera navegar carpetas de SharePoint o enviar email a RH.
Nuevos Empleados
Nuevos empleados que necesitan completar papeleo de onboarding pero no saben dónde está nada todavía.
Equipos de Operaciones
Equipos responsables de la gestión de documentos que quieren mejor organización y acceso a los formularios de la empresa.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo funciona un bot buscador de formularios?
El Buscador de Formularios indexa todos los formularios, plantillas y documentos de tu empresa. Cuando los empleados piden un formulario en lenguaje natural, la IA coincide su solicitud con el documento correcto y devuelve un enlace de descarga directo junto con instrucciones para completarlo y enviarlo.
¿Pueden los empleados encontrar formularios sin saber el nombre exacto?
Sí, el Buscador de Formularios usa coincidencia inteligente para entender la intención. Los empleados pueden describir lo que están tratando de hacer ("cambiar mi información bancaria") en lugar de saber el nombre exacto del formulario ("Formulario de Autorización de Depósito Directo"), y la IA encuentra el documento correcto.
¿Qué tipos de formularios puede manejar el Buscador de Formularios?
El Buscador de Formularios funciona con cualquier tipo de documento incluyendo PDFs, documentos Word, formularios rellenables, plantillas de hojas de cálculo y enlaces a formularios web. Maneja formularios de RH, documentos de finanzas, solicitudes de TI, formularios de tiempo libre y cualquier otro papeleo orientado a empleados.
¿Cómo reduzco las preguntas de RH sobre encontrar formularios?
Despliega el Buscador de Formularios en Slack, Teams o email para que los empleados puedan auto-servirse. La mayoría de las organizaciones ven una reducción del 70-80% en mensajes de "dónde está el formulario" a RH después de implementar un bot buscador de formularios.
¿Puede el Buscador de Formularios proporcionar diferentes formularios para diferentes ubicaciones?
Sí, el Buscador de Formularios soporta organizaciones multi-ubicación. Puede servir formularios específicos de ubicación automáticamente basándose en la ubicación del empleado, manejando diferentes formularios de impuestos estatales, documentos de RH específicos por país y procedimientos específicos de oficina.