Las mismas preguntas de gastos, una y otra vez
"Recibo las mismas preguntas cada semana. '¿Puedo poner esto como gasto?' '¿Cuál es el límite para cenas con clientes?' '¿Necesito recibo para Uber?' Rechazamos el 15% de los informes de gastos porque la gente no leyó la política—luego vuelven a enviar y preguntan qué hicieron mal."
Respuestas de autoservicio antes de que envíen
El Bot de Políticas de Gastos da a los empleados respuestas instantáneas a preguntas de gasto—qué es reembolsable, límites por categoría, requisitos de recibos, y cómo codificar gastos correctamente. Obtienen claridad antes de gastar, no rechazo después.
Cada respuesta cita tu política de gastos real, así los empleados confían en lo que leen. Finanzas ve qué preguntas surgen más frecuentemente, revelando brechas en las políticas y oportunidades de capacitación.
De pregunta a respuesta en segundos
Sube tu política de gastos
Agrega tu política de gastos, lineamientos de gasto y definiciones de categorías al Centro de Conocimiento. JoySuite indexa todo y lo mantiene actualizado conforme las políticas cambian.
Despliega el bot
Haz disponible el Bot de Políticas de Gastos para todos los empleados. Pueden hacer preguntas antes de gastar, mientras viajan, o al enviar informes.
Los empleados hacen preguntas
Las preguntas llegan en lenguaje natural: "¿Puedo poner un almuerzo de equipo como gasto?" o "¿Cuál es el viático para Nueva York?" — respondidas en segundos.
Obtén respuestas con citas al instante
Cada respuesta cita tu política de gastos. Los empleados confían en la respuesta porque pueden verificarla. Finanzas ve qué se pregunta para mejorar la documentación.
Diseñado para equipos de finanzas
📎 Citas de Política
Cada respuesta enlaza a la sección específica de tu política de gastos de donde proviene.
💰 Consulta de Límites
Informa instantáneamente a los empleados los límites de gasto por categoría, rol o ubicación.
📊 Analíticas de Preguntas
Ve qué preguntan más los empleados para identificar políticas confusas y actualizar documentos.
🧾 Guía de Recibos
Respuestas claras sobre cuándo se requieren recibos y qué cuenta como documentación válida.
Lo que preguntan los empleados
Comidas
"¿Cuál es el límite para cenas con clientes?"
Viajes
"¿Puedo reservar clase ejecutiva?"
Hoteles
"¿Cuál es el límite de tarifa por noche?"
Transporte
"¿Necesito recibo para Uber?"
Equipo
"¿Puedo poner un monitor como gasto?"
Aprendizaje
"¿Esta conferencia es reembolsable?"
Personaliza para tus necesidades
Bot de Política de Viajes
Enfócate específicamente en viajes—políticas de reservación, viáticos y requisitos de viajes internacionales.
Bot de Tarjeta Corporativa
Responde preguntas sobre uso de tarjeta corporativa, límites y requisitos de conciliación.
Bot de Gastos Internacionales
Políticas específicas por región para conversión de moneda, viáticos y requisitos fiscales locales.
Bot de Gastos Ejecutivos
Políticas y límites separados para ejecutivos y miembros del consejo.
Lo que obtendrás
Aquí hay una conversación de ejemplo con el Bot de Políticas de Gastos:
Empleado: Voy a llevar a un cliente a cenar esta noche. ¿Cuál es el límite y necesito aprobación previa?
Política de Entretenimiento de Clientes
Aquí están los lineamientos para comidas con clientes:
- Límite de gasto: $75 por persona para cenas con clientes
- Aprobación previa: No requerida bajo $300 en total
- Recibo: Requerido para todos los montos
- Documentación: Incluye nombre del cliente, empresa y propósito de negocio en las notas
El alcohol es reembolsable para entretenimiento de clientes pero debe ser razonable en relación a la comida.
📎 Fuente: Política de Gastos v3.2, Sección 4.2 — "Entretenimiento de Clientes"
Empleado: ¿Qué categoría de gasto debo usar?
Usa la categoría 6200 - Entretenimiento de Clientes para comidas con clientes. Asegúrate de seleccionar "Cliente" como tipo de asistente e ingresar el nombre de la empresa del cliente.
📎 Fuente: Guía de Categorías de Gastos, "Códigos de Entretenimiento"
Para Quién Es Este Workflow
Equipos de Finanzas
Profesionales de finanzas cansados de responder las mismas preguntas de gastos y procesar informes rechazados una y otra vez.
Todos los Empleados
Cualquiera que presente informes de gastos y quiera claridad sobre qué es reembolsable antes de gastar.
Viajeros Frecuentes
Personas que viajan constantemente y necesitan respuestas rápidas sobre políticas de viaje, viáticos y requisitos de gastos internacionales.
RR.HH. y Operaciones
Equipos responsables de la comunicación de políticas que quieren reducir preguntas repetitivas y mejorar el cumplimiento.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es un chatbot de políticas de gastos?
Un chatbot de políticas de gastos es un asistente de IA que responde preguntas de empleados sobre reembolso de gastos, límites de gasto y requisitos de envío. Está entrenado en las políticas de gastos reales de tu empresa y proporciona respuestas instantáneas y precisas con citas a las fuentes de política.
¿Cómo puede la IA reducir los informes de gastos rechazados?
Al dar a los empleados acceso instantáneo a los detalles de la política antes de gastar o enviar, la IA les ayuda a entender los límites, requisitos de recibos y categorización adecuada de antemano. Esto previene errores comunes que llevan a rechazos, reduciendo el retrabajo tanto para empleados como para equipos de finanzas.
¿Pueden los bots de gastos manejar diferentes límites de gasto por rol?
Sí, el Bot de Políticas de Gastos de JoySuite puede proporcionar límites de gasto específicos por rol y ubicación. Entiende diferentes políticas para ejecutivos, empleados estándar y varias ubicaciones de oficina para dar respuestas precisas basadas en quién pregunta.
¿Qué preguntas de gastos hacen los empleados con más frecuencia?
Las preguntas comunes incluyen límites de comidas para entretenimiento de clientes, requisitos de recibos para rideshare y Uber, tarifas de viáticos para viajes, límites de tarifa nocturna de hoteles, y si artículos específicos como equipamiento de oficina en casa son reembolsables.
¿Cómo configuro un bot de políticas de gastos para mi empresa?
Simplemente sube los documentos de tu política de gastos al Centro de Conocimiento de JoySuite. La IA indexa tus políticas y las hace buscables. Despliega el bot en Slack, Teams o email, y los empleados pueden comenzar a hacer preguntas inmediatamente.