Puntos clave
- Los gerentes no necesitan ser diseñadores instruccionales para crear capacitación efectiva—solo necesitan enfocarse en resultados accionables
- Comienza con lo que las personas necesitan poder HACER, no lo que necesitan SABER
- Elige el formato más simple que funcione: un documento, un video, o una sesión en vivo
- Verifica la comprensión a través de preguntas y demostraciones—no asumas que explicar equivale a aprender
Tu equipo necesita capacitación en algo. Quizás es un nuevo proceso. Quizás es una herramienta que has implementado. Quizás es conocimiento que sigue viviendo en tu cabeza en lugar de ser compartido.
Podrías enviar una solicitud a Capacitación y esperar semanas o meses para que construyan algo. O podrías crearla tú mismo.
Esa segunda opción se siente intimidante si nunca lo has hecho. La capacitación parece algo que requiere habilidades especializadas—diseño instruccional, herramientas de autoría, y teoría del aprendizaje. El tipo de cosa que hacen los profesionales, no los gerentes.
Pero aquí está la cosa: tú conoces tu contenido mejor que nadie. Sabes lo que tu equipo necesita aprender. Sabes cómo lo usarán. Lo que necesitas no es un título en diseño instruccional. Necesitas un enfoque simple que haga el trabajo.
Comienza con lo que necesitan poder hacer
No empieces escribiendo contenido. Empieza respondiendo una pregunta: después de esta capacitación, ¿qué deberían las personas poder hacer que no podían hacer antes?
No lo que deberían saber. Lo que deberían poder hacer.
"Entender el nuevo proceso de gastos" es demasiado vago. "Enviar un reporte de gastos correctamente usando el nuevo sistema" es accionable.
"Aprender sobre objeciones de clientes" es demasiado vago. "Responder efectivamente a las tres objeciones más comunes de clientes" es accionable.
Esto se convierte en tu objetivo. Todo en tu capacitación debería servir este objetivo. Cualquier cosa que no les ayude a hacer la cosa probablemente puede eliminarse.
Descubre lo que es realmente esencial
Sabes mucho sobre tu tema. La tentación es compartir todo. No lo hagas.
Las personas solo pueden absorber cierta cantidad a la vez. Si les lanzas todo, no recordarán nada. Si te enfocas en lo esencial, recordarán lo que importa.
Pregúntate:
- ¿Qué deben saber para hacer la cosa? (Esencial—incluye esto.)
- ¿Qué sería bueno que supieran? (Secundario—quizás incluir, quizás guardar para después.)
- ¿Qué es contexto interesante? (Elimínalo. Guárdalo para un seguimiento o un documento de referencia.)
Elige el formato más simple que funcione
La capacitación no tiene que ser elaborada. El formato correcto depende de lo que estás enseñando.
Un documento o guía funciona para procesos e información de referencia. Instrucciones paso a paso. Políticas con ejemplos.
Un video corto funciona cuando mostrar es mejor que contar. Grabaciones de pantalla para software. Demostraciones de tareas físicas.
Una sesión en vivo funciona cuando la interacción importa. Temas complejos con muchas preguntas. Habilidades que requieren práctica y retroalimentación.
Un quiz o evaluación funciona cuando necesitas verificar comprensión. Temas de cumplimiento. Cualquier cosa donde equivocarse tenga consecuencias. Las herramientas impulsadas por IA pueden ayudarle a crear todos estos formatos rápidamente.
Función sobre forma: No necesitas un módulo de e-learning elegante con animaciones e interacciones. Necesitas algo que transfiera efectivamente conocimiento a tu equipo. A menudo, el enfoque más simple—una grabación de pantalla o un PDF de una página—es el mejor porque es fácil de crear y fácil de consumir.
Estructura el contenido en un flujo lógico
Incluso la capacitación simple se beneficia de la estructura.
- Contexto: ¿Por qué esto importa? ¿Qué problema resuelve?
- Orden lógico: Cronológico para procesos. Simple a complejo para conceptos.
- Resumen: Recapitula lo que se cubrió. La repetición ayuda a la memoria.
Para una capacitación de diez minutos, esto podría ser: 1 minuto sobre el por qué, 7 minutos sobre el contenido, 2 minutos de recapitulación. Simple.
Usa ejemplos. Muchos ejemplos.
Los conceptos abstractos son difíciles de aprender. Los ejemplos concretos son fáciles.
Si estás enseñando una política, muestra cómo aplica en una situación específica. "Así es como se ve cuando un cliente pide un reembolso." Si estás enseñando una habilidad, demuéstrala. "Mira cómo manejo esta objeción."
Los ejemplos hacen tangibles las cosas abstractas. Cuando tengas duda, agrega más ejemplos.
Verifica la comprensión, no la asumas
El error más grande que cometen los gerentes al capacitar a sus equipos es asumir que explicar equivale a entender. No es así.
Después de cubrir algo importante, verifica si llegó el mensaje.
- Haz preguntas. "¿Qué harías si un cliente pidiera X?"
- Haz que demuestren. "Muéstrame cómo harías esto en el sistema."
- Usa un quiz. Para grupos más grandes, unas pocas preguntas al final confirman si entendieron.
Si las personas pueden responder preguntas y demostrar las habilidades, has tenido éxito. Si no pueden, la capacitación no funcionó—lo cual es información útil. Es mejor descubrir eso ahora que cuando están haciendo el trabajo de verdad.
Hazla disponible después
La capacitación es un momento en el tiempo. Las personas olvidarán. Tendrán preguntas después.
Lo que sea que crees, hazlo accesible después de la capacitación. Si hiciste una sesión en vivo, grábala o crea un documento resumen. Si hiciste un video, ponlo en algún lugar donde las personas puedan encontrarlo. Diles dónde encontrarlo. Saber que hay ayuda disponible reduce la ansiedad y anima a las personas a realmente usar lo que aprendieron.
No necesitas ser diseñador instruccional para crear capacitación efectiva para tu equipo. Necesitas conocer tu contenido, enfocarte en lo que importa, usar ejemplos y verificar la comprensión. La mejor capacitación no es necesariamente la más pulida. Es capacitación que realmente ayuda a las personas a hacer mejor su trabajo. Vea cómo los equipos de L&D usan la IA para habilitar exactamente este tipo de creación de contenido de autoservicio.
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