Puntos clave
- El modelo tradicional de canalizar toda la capacitación a través de un equipo de Capacitación crea un cuello de botella que desacelera el negocio
- La creación de autoservicio—donde los expertos usan herramientas y plantillas accesibles—aumenta dramáticamente la velocidad y el volumen
- Capacitación pasa de producción a aseguramiento de calidad y estrategia
- Los estándares pueden incorporarse en herramientas; la calidad no requiere que Capacitación construya todo
Hay una ineficiencia peculiar en el corazón de cómo la mayoría de las organizaciones crean capacitación.
Las personas que conocen el contenido—gerentes de producto, expertos en la materia, practicantes experimentados—no crean la capacitación. Explican lo que saben a los diseñadores instruccionales, quienes lo interpretan y construyen algo, que luego se revisa y modifica en un ida y vuelta que puede tomar semanas o meses.
Los diseñadores instruccionales hacen trabajo valioso. Traen estructura, principios de aprendizaje, y habilidades de producción. Pero el proceso crea un cuello de botella. Todo fluye a través de un equipo pequeño. Cada nueva necesidad de capacitación se une a una cola.
¿Qué pasaría si los expertos pudieran crear la capacitación ellos mismos?
El argumento para el autoservicio
Esta idea pone nerviosos a los profesionales de Capacitación, y comprensiblemente. Han visto lo que pasa cuando personas sin entrenamiento crean capacitación. Muros de texto. Muerte por PowerPoint. Contenido que es comprehensivo pero incomprensible.
La preocupación es legítima. El diseño instruccional es una disciplina real. Pero aquí está la cosa: la calidad ya está sufriendo, solo de una manera diferente. El cuello de botella de Capacitación significa que la capacitación a menudo llega tarde o no llega en absoluto. Los equipos esperan meses por contenido que está desactualizado para cuando se lanza.
Un curso perfecto entregado seis meses tarde vale menos que un curso suficientemente bueno disponible ahora.
Diferenciando necesidades
El argumento para la creación de capacitación de autoservicio no es que los diseñadores instruccionales son innecesarios. Es que su participación no debería requerirse para todo.
Algunas necesidades son complejas y de alto riesgo. Desarrollo de liderazgo. Programas importantes de desarrollo de habilidades. Capacitación de cumplimiento con implicaciones legales. Estas merecen—y requieren—diseño instruccional profesional.
Algunas son simples y urgentes. Se lanzó una nueva característica, y el equipo de ventas necesita entenderla para el lunes. Un cambio de proceso, y el equipo que hace el trabajo necesita saberlo. Una pregunta sigue surgiendo, y sería más rápido crear una capacitación rápida que seguir respondiéndola.
Para esta segunda categoría, el modelo tradicional se rompe. La necesidad es inmediata. El contenido es sencillo.
El autoservicio no significa cada quien por su cuenta. Significa dar a las personas las herramientas, plantillas, y barreras para crear capacitación más simple ellas mismas—mientras se reserva la experiencia de Capacitación para trabajo que genuinamente la necesita.
¿Qué hace viable el autoservicio ahora?
Las herramientas han cambiado. La autoría solía requerir software especializado y habilidades técnicas. Las herramientas modernas son más accesibles—interfaces de arrastrar y soltar, plantillas que imponen buena estructura, y flujos de trabajo intuitivos que guían a las personas a través de la creación.
La IA ha cambiado las cosas aún más. Un experto puede subir un documento, responder algunas preguntas, y tener IA que genere un primer borrador de contenido de capacitación—preguntas de quiz incluidas. Están editando y refinando en lugar de crear desde cero.
Y las expectativas han cambiado. La capacitación elaborada y altamente producida del pasado no siempre es lo que los aprendices quieren o necesitan. A veces, un video de cinco minutos de la persona que realmente sabe la cosa es más valioso que un módulo pulido que tomó meses producir. La autenticidad y la oportunidad pueden importar más que el valor de producción.
Para que esto funcione bien, el rol de Capacitación tiene que evolucionar
En lugar de crear toda la capacitación, Capacitación crea la infraestructura que habilita a otros para crear capacitación bien. Las plantillas. Los estándares. Las barreras que previenen los peores errores sin bloquear la creación legítima.
En lugar de ser el cuello de botella, Capacitación se convierte en la capa de calidad. Pueden revisar lo que se crea, ofrecer coaching, y asegurar que la capacitación crítica cumple el estándar. Son curadores y habilitadores, no los únicos productores.
Esto requiere que los equipos de Capacitación suelten algo de control. Requiere confiar en que otros pueden crear capacitación suficientemente buena con el soporte adecuado. Pero la alternativa—mantener el control mientras la cola crece—no está realmente protegiendo la calidad. Solo está controlando lo que se crea mientras falla en satisfacer las necesidades reales de capacitación de la organización.
Las preocupaciones sobre calidad son abordables
Los estándares pueden incorporarse en herramientas. Plantillas que requieren objetivos de aprendizaje antes de la creación de contenido. Estructuras que imponen buena organización. Generadores de evaluación que crean preguntas alineadas a objetivos. La herramienta misma puede guiar a las personas hacia mejores prácticas.
Los procesos de revisión pueden existir sin crear cuellos de botella. Un experto crea algo, y obtiene una revisión ligera antes de salir. No un ciclo de desarrollo de un mes, sino una verificación de cordura. El contenido de alto riesgo obtiene más escrutinio; el contenido simple obtiene menos.
Los ciclos de retroalimentación pueden impulsar mejoras. Cuando los aprendices pueden calificar y comentar sobre la capacitación, los problemas de calidad salen a la superficie rápidamente. La mala capacitación se señala. La buena capacitación se reconoce. El sistema se autocorrige con el tiempo.
Lo que las organizaciones encuentran cuando adoptan el autoservicio
Se crea capacitación que de otro modo no hubiera existido. Las explicaciones rápidas, las guías justo a tiempo, las respuestas a preguntas que no justificaban un proyecto formal de capacitación pero seguían surgiendo. El volumen total de contenido útil aumenta.
Los expertos en la materia se involucran en la capacitación. Cuando pueden ver su conocimiento ayudando directamente a colegas, les importa más.
Capacitación tiene más tiempo para trabajo estratégico. Cuando no están enterrados en creación de contenido rutinario, pueden enfocarse en los programas complejos que realmente necesitan su experiencia. Desarrollo de liderazgo. Construcción de capacidades organizacionales. El trabajo que mueve la aguja.
El caso para el autoservicio es finalmente práctico. Las organizaciones necesitan más capacitación de la que sus equipos de Capacitación pueden crear. Las personas que tienen el conocimiento a menudo no pueden esperar un ciclo de desarrollo. Y las herramientas ahora existen para ayudar a no-especialistas a crear capacitación útil.
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