Puntos clave
- Los CFOs rechazan propuestas de IA que dependen del bombo publicitario — construye tu caso sobre problemas específicos, bases medibles y proyecciones realistas
- Formula las inversiones en IA en el lenguaje del CFO: evitación de costos, ganancias de eficiencia y reducción de riesgos, no "transformación" o "innovación"
- Propón un piloto limitado con criterios de éxito claros antes de solicitar la inversión completa — reduce el riesgo de la decisión y proporciona datos para el caso de negocio real
Tu CFO ha visto docenas de propuestas de inversión en tecnología. Sistemas CRM, suites de productividad, plataformas de análisis, herramientas de colaboración. La mayoría fueron financiados. Muchos entregaron valor.
Entonces, ¿por qué la IA se siente diferente?
No es que los CFOs se resistan a la tecnología. Es que la mayoría de los casos de negocio de IA no parecen casos de negocio. Parecen seguir tendencias. Empiezan con "todos lo están haciendo" y "no podemos quedarnos atrás" en lugar de problemas específicos, resultados medibles y análisis honesto de costo-beneficio.
Tu CFO no está en contra de la IA. Está en contra de propuestas vagas que no pueden demostrar valor. Aquí te explicamos cómo construir un caso que hable su idioma.
Empieza con un problema, no con una tecnología
La peor manera de empezar un caso de negocio de IA: "La IA está transformando industrias y necesitamos adoptarla."
La manera correcta de empezar: "Nuestro equipo de servicio al cliente pasa 4,200 horas al mes respondiendo las mismas 50 preguntas. Esto es lo que nos cuesta, y aquí hay una mejor manera."
Cada inversión tecnológica que tu CFO ha aprobado empezó con un problema. La IA no debería ser diferente. El problema viene primero; la tecnología es solo la solución.
Antes de escribir algo, identifica:
- ¿Qué punto de dolor específico estás abordando?
- ¿De quién es el dolor? (¿Qué departamento, qué roles?)
- ¿Cuál es el costo actual de este problema? (Horas, dólares, costo de oportunidad)
- ¿Cómo sabes que realmente es un problema? (¿Qué datos tienes?)
Si no puedes responder estas preguntas, no estás listo para un caso de negocio. Estás listo para un ejercicio de definición del problema.
Establece una línea base creíble
Tu CFO preguntará: "¿Cómo sabes que esto ahorrará dinero?" La respuesta depende de saber cuánto cuestan las cosas ahora.
Antes de poder proyectar ahorros, necesitas métricas de línea base. Esto no es opcional; es la base de todo cálculo de ROI creíble.
Si no tienes datos de línea base, consíguelos antes de continuar. Pasa dos semanas rastreando el proceso que quieres mejorar. El tiempo invertido ahora evita que tu caso de negocio sea descartado como especulación.
Métricas de línea base a recopilar:
- Tiempo invertido: ¿Cuántas horas por semana/mes consume este proceso?
- Personas involucradas: ¿Cuántos empleados tocan este proceso?
- Costo total: ¿Cuánto cuesta realmente ese tiempo incluyendo salario, beneficios y gastos generales?
- Volumen: ¿Cuántos tickets, preguntas, documentos o transacciones?
- Tasas de error: ¿Qué porcentaje requiere retrabajo o crea problemas posteriores?
- Tiempo de respuesta: ¿Cuánto tiempo esperan los clientes o empleados?
Tu caso de negocio gana credibilidad cuando hace referencia a números reales de tu organización, no a referencias de la industria o afirmaciones de proveedores.
Construye proyecciones conservadoras
Los CFOs son profesionalmente escépticos. Han visto muchas proyecciones que no se cumplieron. Tus proyecciones serán escrutadas, así que constrúyelas de manera conservadora.
Regla general: toma tu estimación optimista y divídela a la mitad. Si ese número reducido todavía hace que la inversión valga la pena, tienes un caso sólido. Si el ROI solo funciona con proyecciones optimistas, tienes un caso débil que será cuestionado.
Si piensas que la IA reducirá el tiempo invertido en un 60%, construye tu caso de negocio sobre un 30%. Si el piloto muestra 60%, eres un héroe. Si muestra 40%, aún superaste las proyecciones. Si muestra 25%, estás cerca del plan. Te has protegido de tres de cuatro resultados.
Sé explícito sobre tus supuestos:
- ¿Qué tasa de adopción estás asumiendo?
- ¿Qué tan rápido alcanzarán las personas la competencia?
- ¿Qué porcentaje del proceso puede ser realísticamente automatizado versus aumentado?
- ¿Cuál es el período de aceleración antes de ver el valor completo?
Los CFOs respetan la honestidad sobre la incertidumbre más que la falsa precisión. "Estimamos ahorros de tiempo del 30-50% basados en implementaciones comparables" es más creíble que "Ahorraremos exactamente el 47%."
Habla su idioma
Los CFOs evalúan inversiones a través de lentes específicos. Formula tu propuesta en consecuencia.
Reducción de costos: ¿Esto reducirá directamente los gastos operativos? ¿En cuánto? ¿A partir de cuándo?
Evitación de costos: ¿Esto prevendrá costos futuros? ¿Qué contrataciones no necesitarás hacer? ¿Qué problemas prevendrás?
Ganancia de productividad: ¿Esto permitirá que el personal existente haga más? ¿Cómo se traducirá eso en resultados de negocio?
Habilitación de ingresos: ¿Esto ayudará a cerrar más ventas, atender a más clientes o acelerar el tiempo de comercialización?
Reducción de riesgos: ¿Esto reducirá la exposición al cumplimiento, las tasas de error o el riesgo operativo?
Evita palabras de moda que no significan nada específico: "transformación digital", "innovación impulsada por IA", "preparación para el futuro" o "ventaja competitiva". Estas señalan que no tienes valor concreto que señalar.
Aborda los riesgos directamente
Tu CFO identificará riesgos ya sea que los plantees o no. Es mejor reconocerlos de entrada y mostrar que has pensado en la mitigación.
Riesgos comunes y cómo abordarlos:
Riesgo de adopción: "¿Qué pasa si la gente no lo usa?"
Mitigación: Propón un piloto con usuarios que tengan necesidad real y disposición. Incluye soporte de gestión del cambio. Establece hitos de adopción.
Riesgo de seguridad: "¿Qué pasa con nuestros datos?"
Mitigación: Presenta las credenciales de seguridad del proveedor. Explica el manejo de datos. Involucra a TI y Legal temprano para que puedan respaldar el enfoque.
Riesgo de costo: "¿Qué pasa si los costos exceden las proyecciones?"
Mitigación: Identifica los detalles del modelo de precios. Señala límites presupuestarios o controles. Propón puntos de control donde reevaluarás.
Riesgo de valor: "¿Qué pasa si no entrega?"
Mitigación: Define criterios de éxito claros para el piloto. Incluye puntos de decisión. Facilita la reducción si los resultados decepcionan.
Nunca pretendas que no hay riesgos. Los CFOs lo saben mejor. La pregunta es si has pensado en los riesgos y tienes planes razonables para gestionarlos.
Estructura la solicitud
No pidas todo de una vez. Estructura tu solicitud para minimizar el riesgo para el aprobador.
El enfoque del piloto funciona bien:
- Fase 1: Piloto limitado con un equipo definido, métricas de éxito claras y un cronograma definido (típicamente 60-90 días)
- Fase 2: Despliegue expandido basado en resultados del piloto
- Fase 3: Despliegue completo con ROI probado
Para la solicitud inicial, no estás pidiendo la inversión completa. Estás pidiendo permiso para probar el concepto con riesgo contenido. Este es un sí mucho más fácil.
Formula tu solicitud
- Inversión del piloto: $X por 90 días
- Alcance del equipo: Y empleados en el departamento Z
- Métricas de éxito: objetivos específicos y medibles
- Punto de decisión: Fecha cuando evaluamos resultados y decidimos sobre expansión
- Plan de salida: Qué sucede si los resultados decepcionan
Muestra la comparación
Cada inversión tiene alternativas. Reconócelas.
¿Qué pasa si no haces nada? ¿Cuáles son los costos del statu quo? ¿Hay otras formas de resolver este problema que son más o menos costosas?
Tu caso de negocio es más fuerte cuando no es IA o nada. Muestra que has considerado:
- No hacer nada (y lo que cuesta)
- Resolver el problema con personas en lugar de tecnología
- Soluciones tecnológicas alternativas
- Soluciones parciales o enfoques por fases
Cuando demuestras que has evaluado opciones y la IA genuinamente tiene más sentido, el caso es más creíble que si la IA parece ser una conclusión predeterminada.
Anticipa las preguntas
Antes de presentar tu caso, simula las preguntas del CFO. Las comunes incluyen:
- ¿Por qué ahora? ¿Qué ha cambiado que hace esto urgente?
- ¿Qué pasa si esperamos seis meses? ¿Un año?
- ¿Quién más ha hecho esto? ¿Cuáles fueron sus resultados?
- ¿Qué piensa TI? ¿Legal? ¿Seguridad?
- ¿Quién va a gestionar esto? ¿Esto se suma al trabajo de alguien?
- ¿Cuál es el plan de salida si no funciona?
- ¿Cómo se compara esto con otras opciones de inversión para el mismo presupuesto?
Si tu CFO preguntara "Dime por qué esto no es solo bombo publicitario" — ¿qué dirías? Ten una respuesta clara y específica lista.
Incluye el elemento humano
Los números importan más, pero las personas también importan. Tu caso de negocio debería reconocer:
Campeón: ¿Quién es dueño de esta iniciativa? Alguien con credibilidad necesita apostar su reputación en ella.
Empleados afectados: ¿Cómo cambiará esto su trabajo? ¿Has hablado con ellos?
Asociación con TI: ¿TI está a bordo? ¿Tienen capacidad?
Alineación de la gerencia: ¿Los gerentes de los equipos afectados apoyan esto?
Los CFOs saben que las iniciativas tecnológicas fallan por razones humanas tan a menudo como por razones tecnológicas. Mostrar que has abordado las dinámicas organizacionales genera confianza.
El resumen de una página
Tu caso de negocio completo puede ser detallado, pero empieza con un resumen ejecutivo de una página:
- Problema: 2-3 oraciones sobre el punto de dolor específico
- Solución: 2-3 oraciones sobre el enfoque propuesto
- Costo: Inversión requerida (especialmente para el piloto)
- Retorno: Valor esperado (proyectado conservadoramente)
- Cronograma: Cuándo sabrás si está funcionando
- Riesgo: Principales riesgos y enfoques de mitigación
- Solicitud: Lo que necesitas que se apruebe, específicamente
Si el resumen de una página es convincente, leerán los detalles. Si no lo es, más páginas no ayudarán.
Después de la reunión
Obtener aprobación no es el final; es el comienzo. Planifica lo que viene después:
- Confirma los criterios de decisión para el piloto por escrito
- Programa seguimientos para reportar progreso
- Comprométete a reportar resultados de manera transparente — buenos o malos
- Construye el caso para la Fase 2 usando datos reales del piloto
La mejor manera de obtener aprobación para futuras inversiones en IA es cumplir con esta. Documenta los resultados cuidadosamente. Supera las expectativas en comunicación. Haz de esta experiencia un precedente positivo para la próxima propuesta.
JoySuite está diseñado para facilitar el caso de negocio. Los precios basados en uso significan que solo pagas por lo que usas — sin riesgo de software abandonado. Los límites de Budget Shield aseguran que no haya sorpresas. Y con certificación SOC 2 y compromisos claros sobre datos, puedes marcar las casillas de seguridad antes de que tu CFO siquiera pregunte.
